ClientSafe-Blog: KI und Mandantendokumente

Korrespondenz und Karteikarten mit Reitern neben einer Lupe

Mehrsprachige Namen: Transliteration und Abkürzungen

Namen über verschiedene Alphabete, Akzente, Initialen und abgekürzte Firmennamen hinweg überprüfen, ohne unterschiedliche Personen zusammenzuführen.

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Geschwärzte Dokumente und eine Lupe auf einem cremefarbenen Schreibtisch

Ein anonymisiertes Dokument vor dem Senden an eine KI überprüfen

Prüfen Sie den endgültigen Text, verborgene Inhalte, Namensvarianten und den identifizierenden Kontext, bevor Sie ein Dokument mit einem KI-Dienst teilen.

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Ein gedrucktes Transkript, dessen Namen mit dunkelblauen Klebezetteln abgedeckt sind, neben einem Diktiergerät und einem Stift.

Kundengesprächsnotizen und Transkripte für KI anonymisieren

Fügen Sie Interviews, Meeting-Transkripte, die Leistungsbeschreibung und E-Mails in einem Fall zusammen, damit Person_1 durchgehend Person_1 bleibt. Senden Sie die sichere Kopie an die KI und stellen Sie anschließend die Namen wieder her.

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Ein ausgedrucktes Tabellengitter mit Zeilen, die von dunkelblauen Markierungen bedeckt sind, neben einem Notizbuch und einem Stift.

So anonymisieren Sie eine Excel- oder CSV-Datei, bevor Sie KI verwenden

Welche Tabellenspalten personenbezogene Daten enthalten, was sich in Tabellenblättern und Zellen verbirgt und wie Sie in der Antwort der KI die echten Namen wieder einsetzen.

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Eine gedruckte E-Mail mit einer angehefteten Anlagenseite und einem Umschlag auf einem hellen Schreibtisch.

Eine Outlook-E-Mail (.msg) anonymisieren, bevor Sie ChatGPT verwenden

Speichern Sie eine Outlook-E-Mail als .msg-Datei, ersetzen Sie Namen und Adressen durch Platzhalter, fragen Sie ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot und stellen Sie anschließend die Namen wieder her.

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Ein Steuerformular mit einem grauen Kästchenraster, einige Kästchen mit leeren marineblauen Abdeckungen verdeckt, daneben ein Taschenrechner, ein marineblauer Stift, ein kleiner Stapel leerer Belege und der Rand eines Laptops auf einem cremefarbenen Schreibtisch.

Mandanten, die Steuererklärungen mit KI bearbeiten: Was Sie ihnen sagen sollten

Mandanten laden Steuererklärungen bei ChatGPT hoch. Was sie dadurch offengelegt haben, ein Hinweis, den Sie ihnen schicken können, und die Regeln, die Sie prüfen sollten, bevor Sie selbst KI für Steuererklärungen einsetzen.

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Ein langes, wie eine Ziehharmonika gefaltetes Dokument mit dichten grauen Zeilen, einem marineblauen Lesezeichenband und einer kleinen Messinglupe darauf, dahinter eine Tasse und eine Pflanze, auf einem hellen cremefarbenen Schreibtisch.

Die Datenschutzrichtlinie von ChatGPT in einfachen Worten erklärt

Die Datenschutzrichtlinie von OpenAI Abschnitt für Abschnitt erklärt: welche Daten ChatGPT erfasst, das Training mit Ihren Chats, wer Ihre Daten erhält, wie lange sie gespeichert werden und welche Rechte Sie haben.

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Vier kleine Karteikartenstapel nebeneinander auf einem cremefarbenen Schreibtisch: einer mit marineblauen Abdeckungen über den Zeilen, einer mit zu grauen Balken verschwommenen Zeilen, einer mit abgeschnittenen Ecken, einer leer, daneben ein marineblauer Bleistift.

Techniken zur Datenanonymisierung anhand von Beispielen erklärt

Maskierung, Verallgemeinerung, Rauschen, Vertauschung, Tokens, Pseudonyme, Hashing und k-Anonymität anhand eines Beispieldatensatzes – und wann das Ergebnis weiterhin personenbezogene Daten sind.

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Ein bedrucktes Blatt mit grauen Zeilen, einige kurze Abschnitte mit kleinen Streifen aus marineblauem Klebeband abgedeckt, daneben eine Rolle marineblaues Abdeckband, eine kleine Schere und ein Laptop auf einem cremefarbenen Schreibtisch.

PII-Maskierung für KI-Eingaben: Was verborgen werden sollte und wie

Was als personenbezogene Daten gilt, welche Angaben in einer KI-Eingabeaufforderung abgedeckt und welche beibehalten werden sollten und wie Sie sie von Hand, mit Suchen und Ersetzen oder mithilfe eines Erkennungstools abdecken.

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Drei schlichte marineblaue und cremefarbene Schachteln unterschiedlicher Größe nebeneinander, daneben eine Seite mit grauen Zeilen und einigen leeren marineblauen Abdeckungen, ein marineblauer Stift, eine kleine Pflanze und eine Tasse auf einem hellen Schreibtisch.

Tools zur Pseudonymisierung: Worauf Sie vor dem Kauf achten sollten

Eine Checkliste für den Kauf von Pseudonymisierungstools, wenn Sie KI mit Dokumenten verwenden, die personenbezogene Daten enthalten, sowie eine Erläuterung, wofür sich die einzelnen Tooltypen eignen, Stand Oktober 2026.

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Lose bedruckte Seiten mit marineblauen Abdeckungen über grauen Zeilen verstreut auf einem cremefarbenen Schreibtisch, eine Seite rutscht über die Kante, daneben ein marineblauer Stift, eine Tasse und eine kleine Pflanze.

Datenlecks bei ChatGPT: Was passiert ist und was man daraus lernen kann

Was bei den bekanntesten Vorfällen mit ChatGPT nach außen gelangte – vom Samsung-Quellcode über geteilte Chats in Google bis hin zu einer gerichtlichen Anordnung zu gelöschten Chats – und welche Gewohnheit jeweils hilft.

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Ein zweiseitiger Vertrag in einer geöffneten marineblauen Mappe, ein marineblauer Stift neben einer leeren Unterschriftszeile und ein kleines leeres marineblaues Siegel, daneben der Rand eines Laptops, eine Pflanze und eine Tasse auf einem hellen Schreibtisch.

Verstößt das Einfügen eines Dokuments in ChatGPT gegen eine Geheimhaltungsvereinbarung?

Ein von einer Vertraulichkeitsvereinbarung geschütztes Dokument in ChatGPT, Claude oder Gemini einzufügen, kann gegen die Vereinbarung verstoßen. Welche Klauseln entscheidend sind und warum das Ersetzen von Namen das Problem nicht behebt.

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Marineblaue und cremefarbene Dokumentenmappen stehen in einem Schreibtisch-Organizer, eine leicht herausgezogen, daneben ein von der Seite geöffneter Laptop, ein Notizblock mit einem marineblauen Stift, eine Pflanze und eine Tasse.

Microsoft Copilot und vertrauliche Dokumente am Arbeitsplatz

Für Copilot mit einem Geschäfts- und Copilot mit einem persönlichen Konto gelten unterschiedliche Bedingungen. Wozu sich Microsoft verpflichtet und warum das Teilen zu vieler Informationen das eigentliche Risiko ist.

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Eine bedruckte Seite auf einem Stapel, deren kurze Zeilen teilweise von leeren dunkelblauen Markierungen verdeckt sind, mit zwei leeren hellgelben Haftnotizen am Rand, einem dunkelblauen Stift, dem Rand eines Laptops, einer Pflanze und einer Tasse.

Ein PDF anonymisieren: Text, Kommentare und Metadaten

Wo personenbezogene Daten in einem PDF verborgen sind – von der Textebene eines Scans bis zu Kommentarautoren und Metadaten –, wie Sie sie entfernen und was Sie senden sollten, wenn die KI das Dokument lesen soll.

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Ein mehrseitiger Vertrag wird von einer silbernen Büroklammer auf einer marineblauen Mappe gehalten, ein marineblauer Füllfederhalter liegt quer darüber, einige kurze Zeilen sind mit leeren marineblauen Abdeckungen verdeckt, dazu eine Lesebrille, eine Pflanze und eine Tasse auf einem hellen Schreibtisch.

Vertragsprüfung mit ChatGPT, ohne die Vertragsparteien offenzulegen

Erhalten Sie eine hilfreiche Vertragsprüfung von ChatGPT, Claude oder Gemini: Ersetzen Sie die Vertragsparteien, Unterzeichnenden und Adressen durch Platzhalter und verwenden Sie dann diese Eingabeaufforderungen.

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Ein kleiner Stapel Dokumente, ein Kontoauszug mit einer grauen Tabelle und ein Formular, teilweise in einer marineblauen Mappe, einige Zeilen mit leeren marineblauen Abdeckungen verdeckt, daneben ein marineblauer Stift und der Rand eines Laptops auf einem hellen cremefarbenen Schreibtisch.

Ist es sicher, Dokumente bei ChatGPT oder Claude hochzuladen?

Was mit einer Datei geschieht, die Sie bei ChatGPT, Claude oder Gemini hochladen, wer sie lesen kann, wie lange sie gespeichert wird und welche Angaben Sie aus Kontoauszügen, Steuerformularen und Ausweisen entfernen sollten.

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Ein Fächer bedruckter Briefe mit marineblauen Abdeckungen über kurzen Zeilen, daneben ein weißer Umschlag, ein marineblauer Stift und ein Laptop auf einem hellen Schreibtisch.

Einen E-Mail-Verlauf mit einem Mandanten zusammenfassen lassen, ohne ihn offenzulegen

Speichern Sie einen E-Mail-Verlauf mit einem Mandanten aus Outlook oder Gmail, ersetzen Sie Namen, Adressen und Telefonnummern durch Platzhalter und bitten Sie die KI anschließend um eine Zusammenfassung.

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Zwei weiße Seiten mit identischen grauen Zeilen und marineblauen Abdeckungen an denselben Stellen, daneben ein marineblaues Notizbuch und ein Stift auf einem hellen Schreibtisch.

Ein vertrauliches Dokument mit ChatGPT oder DeepL übersetzen

Übersetzen Sie ein Mandantendokument mit ChatGPT oder DeepL, ohne personenbezogene Daten zu übermitteln: Übersetzen Sie eine sichere Kopie, prüfen Sie die Platzhalter und setzen Sie die Namen wieder ein.

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Ein Stapel weißer Seiten mit marineblauen Abdeckungen über kurzen Zeilen, daneben eine marineblaue Mappe, ein marineblauer Stift und ein geöffneter Laptop auf einem hellen Schreibtisch.

Mandantendokumente für KI-Agenten: sichere Kopien in Markdown

Lassen Sie einen KI-Agenten Mandantenakten ohne deren Namen bearbeiten: Erstellen Sie mit Markdown sichere Kopien mit Platzhaltern und halten Sie die Originale aus seinem Ordner heraus.

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Ein in Leder gebundenes Buch, ein Schreibblock und eine marineblaue Mappe auf einem Schreibtisch aus Holz.

ChatGPT, Claude oder Gemini als Anwalt nutzen, ohne die Verschwiegenheitspflicht gegenüber Mandanten zu verletzen

Was die Verschwiegenheitspflicht umfasst, wenn Sie Mandantenmaterial in ein KI-Tool einfügen, was ABA Formal Opinion 512 besagt und wie Sie arbeiten können, ohne die Identität Ihrer Mandanten offenzulegen.

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Ein Buchungsblatt auf einem marineblauen Ordner neben einem Taschenrechner und einem Stift.

KI für Buchhalter: mit Finanzberichten und Kontoauszügen von Kunden arbeiten, ohne Kundendaten preiszugeben

Was ein Kontoauszug und ein Satz Finanzberichte über einen Kunden verraten, bei welchen Aufgaben ein KI-Tool helfen kann und wie du die Datei vorher vorbereitest.

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Personalakten stehen in einer marineblauen Schreibtischablage, daneben ein leeres Blatt und ein Stift.

KI im Personalwesen: Leistungsbeurteilungen, Beschwerden und Verträge – und was zuerst entfernt werden sollte

Welche Angaben Mitarbeitende in HR-Dokumenten identifizieren, was Sie vor einer Anfrage an ein KI-Tool besser entfernen sollten und warum Beschwerden besondere Sorgfalt erfordern.

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Ein Messingvorhängeschloss liegt auf einer geschlossenen marineblauen Mappe.

DSGVO und KI-Chatbots: Sind pseudonymisierte Daten weiterhin personenbezogene Daten?

Was Artikel 4 Absatz 5 und Erwägungsgrund 26 der DSGVO zu pseudonymisierten Daten sagen, was der Gerichtshof der Europäischen Union 2025 ergänzt hat und was das bedeutet, bevor Sie eine sichere Kopie in ein KI-Tool einfügen.

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Zwei Blätter mit blauen und marineblauen Markierungen, verbunden durch ein blaues Band.

Die Antwort der KI mit den echten Namen zurückerhalten: der Rückweg im Arbeitsablauf

Platzhalter werden übermittelt, die Antwort kommt zurück, die echten Namen werden wieder eingesetzt. So führen Sie den gesamten Ablauf Schritt für Schritt durch und prüfen, worauf Sie beim Wiederherstellen der Antwort achten sollten.

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Ein Blatt mit schwarzen Balken neben einem Blatt mit kleinen blauen Beschriftungen.

Warum einheitliche Platzhalter besser als schwarze Balken sind, wenn Sie einer KI Fragen zu einem Dokument stellen

Schwarze Balken und [REDACTED] verbergen Angaben, die die KI benötigt, um ein Dokument zu analysieren. Einheitliche Platzhalter verbergen die Identität und erhalten die Zusammenhänge.

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Ein bedrucktes Dokument mit einer blauen Markierung, einem Stift und einer Schere neben einem geschlossenen Laptop.

Ein Word-Dokument anonymisieren, bevor Sie es in ChatGPT einfügen

Die manuelle Vorgehensweise in Word, Schritt für Schritt, was dabei übersehen wird und was sich ändert, wenn ein Tool die Ersetzungen vornimmt.

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Ein Flachbettscanner mit einem leeren Blatt auf der Glasplatte und daneben ausgedruckte Fotos.

Scans und Screenshots: In Dokumentbildern verborgene personenbezogene Daten

Namen und Nummern in Scans, Dokumentfotos und eingefügten Screenshots erscheinen nicht bei einer Textsuche. Wo Sie danach suchen sollten und wie Sie damit umgehen.

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Drei Papierkarten mit blauen Kippschaltern neben einem dunkelblauen Ordner.

Dateneinstellungen von KI-Tools erklärt: Chatverlauf, Widerspruch gegen das Training und Geschäftstarife

Was die Hilfeseiten von ChatGPT, Claude und Gemini über Training mit Ihren Chats, den Verlauf, Feedback und Geschäftstarife sagen – Stand Oktober 2026.

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Ein Klemmbrett mit einer Checkliste aus Kästchen, einige abgehakt, daneben eine marineblaue Mappe.

Checkliste zur Verschwiegenheitspflicht gegenüber Mandanten für kleine Kanzleien, die KI nutzen

Eine praktische Checkliste für ein Unternehmen mit einer bis zwanzig Personen: welche Tools, welche Konten, was zu entfernen und zu prüfen ist und was bei einem Problem zu tun ist.

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Eine geschlossene marineblaue Schachtel mit Vorhängeschloss auf einem Schreibtisch, gegenüber ein geöffneter Umschlag mit Papieren.

Lokale und Online-Schwärzungstools: Was mit Ihrer Datei geschieht, wenn Sie sie hochladen

Was ein Onlinetool nach dem Hochladen mit einer Mandantendatei macht, welche Fragen Sie stellen sollten und woran Sie erkennen, ob ein Tool wirklich auf Ihrem eigenen Computer arbeitet.

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Eine marineblaue Aktenmappe mit Dokumenten, die von einem blauen Band zusammengehalten werden.

Mit einem gesamten Fall arbeiten: viele Dokumente, ein Satz Platzhalter

Warum dieselbe Person in allen Dokumenten eines Vorgangs denselben Platzhalter braucht, was schiefgeht, wenn die Nummerierung neu beginnt, und wie Sie die Einheitlichkeit einer Akte wahren.

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Drei Papierblätter: eines mit dunklen Balken über Zeilen, eines mit blauen Markierungen, eines mit herausgeschnittenen Zeilen.

Anonymisierung, Pseudonymisierung, Schwärzung: Was brauchen Sie für KI?

Drei Begriffe, die oft austauschbar verwendet werden. Was jeder davon bewirkt, was nicht und welcher passt, wenn Sie KI-Unterstützung für Mandantendokumente möchten.

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Ein Blatt Papier mit kleinen blauen Abdeckungen und marineblauen Markierungen an einigen Zeilen.

Was Sie aus einem Dokument entfernen sollten, bevor Sie es an ein KI-Tool senden

Eine Checkliste dazu, was eine Mandantin oder einen Mandanten in einem Dokument identifiziert, einschließlich der oft vergessenen Stellen: Unterschriften, Dateinamen, Kommentare, ausgeblendete Tabellenblätter und E-Mail-Kopfzeilen.

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Ein geschlossener Laptop, ein Stapel Mappen mit einer marineblauen Mappe obenauf und ein Stift auf einem leeren Blatt.

ChatGPT, Claude oder Gemini mit Mandantendokumenten nutzen, ohne personenbezogene Daten weiterzugeben

Eine praktische Routine, um mit einem KI-Tool Hilfe bei Mandantenakten zu erhalten: Prüfen Sie die Dateneinstellungen des Tools, ersetzen Sie identifizierende Angaben zuerst und setzen Sie sie danach wieder ein.

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