Personalakten enthalten einige der sensibelsten Informationen, die ein Unternehmen über eine Person aufbewahrt. KI-Tools können trotzdem beim Verfassen helfen: bei einer klareren Beurteilung, einer neutralen Antwort auf eine Beschwerde oder einem Vergleich zweier Vertragsfassungen. Die Regel ist immer dieselbe: Entfernen Sie zuerst die Angaben zur Person.
Wobei KI im Personalwesen helfen kann
- Leistungsbeurteilungen. Aus groben Notizen ausgewogene, konkrete Formulierungen machen und prüfen, ob der Ton den Belegen entspricht.
- Beschwerden und Beanstandungen. Aus langen E-Mail-Verläufen einen Zeitablauf erstellen, Widersprüche erkennen und eine Eingangsbestätigung oder Antwort entwerfen.
- Verträge und Richtlinien. Fassungen vergleichen, Verpflichtungen auflisten und Klauseln in einfacher Sprache umformulieren.
- Stellenbeschreibungen und Angebotsschreiben. Einen Entwurf auf Grundlage einer Vorlage erstellen.
Entscheidungen über Menschen, etwa Einstellung, Disziplinarmaßnahmen und Kündigung, trifft ein Mensch. Nutzen Sie das Tool zur Vorbereitung, nicht zur Entscheidungsfindung.
Was je nach Dokumenttyp zu entfernen ist
| Dokument | Angaben, die die Person identifizieren |
|---|---|
| Leistungsbeurteilung | Namen der beschäftigten Person und der Führungskraft, Personalnummer, Team und Stellenbezeichnung, wenn das Team klein ist, Urlaubsdaten, einem Namen zugeordnete Vergütung |
| Beschwerde oder Beanstandung | Beschwerdeführende Person, beschuldigte Person, erwähnte Zeugen und Kollegen, E-Mail-Adressen und Unterschriften in weitergeleiteten E-Mail-Verläufen |
| Arbeitsvertrag | Name der beschäftigten Person, Wohnanschrift, Geburtsdatum, nationale Identifikations- oder Steuernummer, Bankverbindung, Name des Arbeitgebers |
| Krankmeldungen und Anpassungen am Arbeitsplatz | Name, Diagnose, Arzt und Klinik sowie alle Daten, die auf eine Erkrankung schließen lassen |
| Notizen zu Untersuchungen | Alle Namen, auch die von Personen, die nur beiläufig erwähnt werden |
Stellenbezeichnungen sollten Sie genau prüfen. „Finanzleitung“ ist in einem Unternehmen mit fünfhundert Beschäftigten anonym, in einem mit zehn Beschäftigten aber eine eindeutige Zuordnung zu einer Person. Ersetzen Sie die Stellenbezeichnung oder den ganzen Satz, wenn er auf eine bestimmte Person hindeutet.
Bei Beschwerden ist besondere Vorsicht geboten
An einer Beschwerde sind mehrere Personen beteiligt, die nicht zugestimmt haben, in einer Eingabe an die KI zu erscheinen: die beschwerdeführende Person, die beschuldigte Person und oft mehrere Zeugen. Jede Person benötigt einen eigenen, konsistenten Platzhalter, damit die KI nachvollziehen kann, wer wem was gesagt hat. Wenn alle zu „[GESCHWÄRZT]“ werden, lässt sich der zeitliche Ablauf des Konflikts nicht mehr erstellen. Der Artikel über Platzhalter im Vergleich zu schwarzen Balken zeigt den Unterschied.
Gesundheitsdaten, Gewerkschaftszugehörigkeit, Religion und ähnliche Angaben gelten in vielen Datenschutzgesetzen als besonders sensibel. Behandeln Sie die Teile einer Akte, in denen sie vorkommen, mit besonderer Vorsicht und prüfen Sie die bereinigte Fassung zweimal.
Verträge
Vergütungsbedingungen sind oft genau das, worauf die KI schauen soll. Behalten Sie also die Zahlen bei und entfernen Sie, wem sie zuzuordnen sind. Die beschäftigte Person, das Unternehmen, die Unterzeichnenden und alle namentlich genannten Personen werden durch Platzhalter ersetzt. Wenn Sie zwei Fassungen desselben Vertrags vergleichen, verwenden Sie in beiden dieselben Platzhalter. Andernfalls meldet die KI Unterschiede, die lediglich auf abweichenden Namen beruhen.
Ein kurzes Beispiel
Auszug aus einer Beurteilungsnotiz:
Priya Raman missed the Harbor Bank migration deadline twice in Q2 and was off sick from 3 to 21 June.
Die Version, die Sie senden:
Person_1 missed the Project_1 deadline twice in Q2 and was absent from Date_1 to Date_2.
Die KI kann Ihnen helfen, dies fair zu formulieren und zu fragen, ob die Abwesenheit die Verzögerung erklärt. Sie erfährt dann nicht mehr, um welche Mitarbeiterin es geht, welches Kundenprojekt gemeint ist oder warum sie abwesend war. Die Gesundheitsangabe wurde zusammen mit den Daten entfernt. Wenn Sie sie für die Frage benötigen, schreiben Sie „aus gesundheitlichen Gründen abwesend“, statt eine Diagnose zu übermitteln.
Ein kurzer Arbeitsablauf
- Prüfen Sie, welches KI-Konto Sie verwenden und was in dessen Dateneinstellungen steht. Siehe was die Einstellungen bedeuten.
- Nehmen Sie nur den Teil des Dokuments, den die Aufgabe erfordert.
- Ersetzen Sie alle Personen, Unternehmen, Adressen, Nummern und Geburtsdaten durch einheitliche Platzhalter.
- Prüfen Sie die sichere Version auf Rollen, Spitznamen und ungewöhnliche Einzelheiten, durch die sich eine Person dennoch identifizieren lässt.
- Stellen Sie die Frage und geben Sie allgemein an, wofür die Platzhalter stehen, zum Beispiel: „Person_1 ist die Mitarbeiterin und Person_2 die Führungskraft“.
- Stellen Sie die Namen auf Ihrem eigenen Computer wieder her und prüfen Sie die Antwort, bevor sie in ein Schreiben oder eine Akte übernommen wird.
Die Datenschutzrichtlinie Ihres Arbeitgebers und das örtliche Arbeitsrecht haben Vorrang. Wenn Ihr Unternehmen eine Liste zugelassener KI-Tools hat, verwenden Sie diese.
Häufige Fehler
- Den Namen entfernen und die Geschichte beibehalten. Eine Beschwerde über „die einzige Nachtschichtleitung im Depot Leeds“ bezeichnet eine bestimmte Person.
- Die Personen am Rand vergessen. Auch Zeugen, die vorherige Führungskraft und die Person, die das Referenzschreiben verfasst hat, sind Menschen.
- Einen ganzen E-Mail-Verlauf einfügen. Jede weitergeleitete Nachricht fügt Adressen, Signaturen und Telefonnummern hinzu.
- Die Personalnummer stehen lassen. Das ist ein Name in einer anderen Schreibweise.
- Die Zusammenfassung der KI als Aktenbestand behandeln. Bewahren Sie das Originaldokument als Quelle auf und verwenden Sie die Zusammenfassung nur als Arbeitshilfe.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine Beurteilung in ChatGPT einfügen, wenn ich den Namen entferne?
Oft reicht das nicht. Teamnamen, Daten, Projektnamen und konkrete Vorfälle können die Person für alle identifizierbar machen, die das Unternehmen kennen. Entfernen Sie auch diese Angaben oder kürzen Sie die Passage auf das für die Aufgabe Erforderliche.
Ist es problematisch, die KI einen Kündigungsbrief entwerfen zu lassen?
Ein Entwurf auf Grundlage einer Version mit Platzhaltern ist weniger riskant, als die echte Akte einzufügen. Die Entscheidung selbst und die rechtliche Prüfung des Schreibens sollten Sie nicht dem Tool überlassen.
Was ist mit dem Recht der Mitarbeiterin, zu erfahren, was mit ihren Daten gemacht wurde?
Das hängt von Ihrer Rechtsordnung ab. In manchen Ländern kann eine Mitarbeiterin ihre personenbezogenen Daten anfordern, wozu auch Informationen über deren Verarbeitung gehören können. Notieren Sie, was Sie wann übermittelt haben.
ClientSafe ersetzt Namen, Unternehmen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Ausweisnummern auf Ihrem PC durch einheitliche Platzhalter, sodass dieselbe Mitarbeiterin in jedem Dokument eines Falls durch denselben Platzhalter bezeichnet wird. Sie prüfen das Ergebnis, bevor Sie es kopieren, denn kein Tool findet alles.
Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Arbeits- und Datenschutzvorschriften unterscheiden sich von Land zu Land.