Um eine Outlook-E-Mail zu anonymisieren, bevor Sie sie ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot geben, speichern Sie sie als .msg-Datei, fügen Sie die Datei einem Fall in ClientSafe hinzu, prüfen Sie die gefundenen Namen, Adressen und Nummern und kopieren Sie die sichere Kopie in den Chat. Die KI sieht Platzhalter wie Person_1. Kommt ihre Antwort zurück, setzt ClientSafe die echten Namen auf Ihrem PC wieder ein.

Eine ausgedruckte E-Mail mit einer angeklammerten Anlagenseite und ein Briefumschlag auf einem hellen Schreibtisch.

Was eine Outlook-E-Mail enthält

Eine .msg-Datei ist das eigene Format von Outlook für ein einzelnes Element. Die Spezifikation von Microsoft besagt, dass sie die Nachricht mit allen ihren Eigenschaften enthält, einschließlich der Anlagen. Zum Anonymisieren sind das die Teile, die Personen identifizieren:

  • Die Kopfzeilen. Von, An und Cc enthalten Namen und E-Mail-Adressen, und auch der Betreff enthält oft einen Namen.
  • Der Nachrichtentext. Namen in der Anrede und im Text, Telefonnummern, Kontonummern, Adressen.
  • Die Signatur. Vollständiger Name, Funktion, Firma, Durchwahl, Büroadresse.
  • Die zitierten Antworten. Alles unter „Am Montag schrieb Maria Lopez:“ wiederholt frühere Nachrichten, jede mit eigener Kopfzeile und eigener Signatur.
  • Die Anlagen. Sie liegen in der Datei, und ihre Dateinamen können einen Namen enthalten.

Wer nur den Nachrichtentext einfügt, lässt die Kopfzeilen zurück. Wer Namen von Hand löscht, übersieht die Zitate. Die Checkliste, was vor dem Senden von Dokumenten an eine KI entfernt werden muss, behandelt den allgemeinen Fall. In diesem Beitrag geht es um die .msg-Datei selbst.

Die .msg-Datei aus Outlook holen

Welche Schritte Sie brauchen, hängt von der Outlook-Version ab, die Sie nutzen.

  • Klassisches Outlook für Windows. Doppelklicken Sie die Nachricht, um sie zu öffnen, wählen Sie File, dann Save As, und wählen Sie in der Liste „Save as type“ einen Dateityp. Die Anleitung von Microsoft beschreibt diese Schritte. Als Typ wählen Sie Outlook Message Format (.msg).
  • Klassisches Outlook, mehrere Nachrichten. Markieren Sie in der Nachrichtenliste die Nachrichten und ziehen Sie sie in einen Ordner im Datei-Explorer. Antworten im Support-Forum von Microsoft beschreiben das als Speichern einer .msg-Datei pro Nachricht.
  • Neues Outlook für Windows und Outlook im Web. Wählen Sie More actions, dann Save as. Laut Microsoft speichert Outlook im Web die Nachricht als .eml-Datei. Für das neue Outlook sagen Antworten im Forum von Microsoft dasselbe: Es speichert .eml, nicht .msg.

Wenn Sie das neue Outlook nutzen und nur .eml erhalten, müssen Sie nicht zurückwechseln. ClientSafe liest .eml-Dateien ebenso wie .msg, und die folgenden Schritte sind dieselben. Die Anleitung zum Zusammenfassen eines E-Mail-Verlaufs behandelt den Weg über .eml. Die Aussagen von Microsoft dazu, was jede Version speichern kann, ändern sich von Release zu Release. Sieht ein Menü auf Ihrem Bildschirm anders aus, verlassen Sie sich also auf das Menü.

Zwei Gewohnheiten machen die Dateien sicherer im Umgang:

  • Benennen Sie die Dateien um, bevor Sie sie hinzufügen. Outlook schlägt meist den Betreff der Nachricht als Dateinamen vor, und Betreffzeilen enthalten Namen: „Lopez - Kreditunterlagen“. Verwenden Sie „Message_01“ und so weiter.
  • Legen Sie pro Mandant einen Ordner an, außerhalb jedes Ordners, der mit einem gemeinsamen Laufwerk synchronisiert wird.

Speichern Sie zuerst die neueste Nachricht eines Verlaufs, da sie meist die früheren zitiert. Speichern Sie frühere Nachrichten gesondert, wenn die Zitate gekürzt sind.

E-Mails einem Fall hinzufügen

  1. Legen Sie in ClientSafe einen Fall für den Mandanten an und fügen Sie die .msg-Dateien hinzu.
  2. Prüfen Sie, was gefunden wurde: Namen, Firmen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Konto- und Ausweisnummern, Geburtsdaten. Entfernen Sie das Häkchen bei Treffern, die keine personenbezogenen Daten sind. Markieren Sie, was übersehen wurde, etwa einen Spitznamen in einer Antwort oder einen Namen in der Betreffzeile.
  3. Kopieren Sie die sichere Kopie oder speichern Sie sie als Markdown-Datei (.md).

Innerhalb eines Falls erhält dieselbe Person in jeder Nachricht denselben Platzhalter: in der Von-Zeile, in der Anrede, in der zitierten Antwort und in der Signatur. So kann die KI nachvollziehen, wer was geschrieben hat. Die Einzelheiten stehen unter Arbeiten mit einem ganzen Fall. Die Dokumente werden auf Ihrem PC verarbeitet.

Anlagen

Braucht die KI den Inhalt einer Anlage, speichern Sie die Anlage aus Outlook und fügen Sie sie demselben Fall als eigenes Dokument hinzu. Dort erhält sie dieselben Platzhalter wie die E-Mails.

Ein Dateiname kann einen Namen verraten, auch wenn die Nachricht sauber ist: „Lopez_passport.pdf“. Taucht ein solcher Name in der sicheren Kopie auf, markieren Sie ihn bei der Prüfung.

Die KI fragen

Fügen Sie die sichere Kopie in ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot ein, mit einem Prompt, der sagt, was Sie brauchen. Zum Beispiel:

Below is an email from Person_1, one of our clients, to Person_2.
Names like Person_1 are placeholders: keep them exactly as written.
Draft a polite reply that answers each question and lists
what we still need from Person_1.

Behalten Sie die Platzhalter in der Antwort bei. Schreibt die KI „Person_1“ in einen erfundenen Namen um, kann der Schritt zum Wiederherstellen ihn nicht zuordnen.

Die Namen in der Antwort wiederherstellen

Fügen Sie die Antwort der KI im selben Fall in ClientSafe ein, und die echten Namen kommen zurück. Lesen Sie den wiederhergestellten Entwurf, bevor er irgendwohin geht: Er ist jetzt ein Mandantendokument. Unsere Anleitung zum Wiederherstellen echter Namen beschreibt, was Sie prüfen sollten.

Häufige Fragen

Kann ich der KI die .msg-Datei selbst geben?

Sie können, aber es ist eine Datei mit den echten Namen, Kopfzeilen und Anlagen. Der Sinn der sicheren Kopie ist, dass die KI nur Platzhalter zu sehen bekommt.

Warum nicht den Text aus Outlook kopieren?

Beim Kopieren des Nachrichtentexts fehlen die Zeilen Von, An und Cc, und sie enthalten viele der Namen und Adressen. Die gespeicherte Datei enthält sie, sodass auch sie ersetzt werden können.

Spielt es eine Rolle, ob die E-Mail im HTML- oder im Nur-Text-Format vorliegt?

Für diesen Ablauf nicht. Fügen Sie die Datei hinzu und prüfen Sie das Ergebnis. Wirkt eine Nachricht in der sicheren Kopie leer oder abgeschnitten, öffnen Sie sie in Outlook und prüfen Sie das Original.

Was ist, wenn ein Name nur in einem Bild in der E-Mail steht?

Text in Bildern und Scans wird ebenfalls gelesen, prüfen Sie dafür aber die Trefferliste. Eine als Bild gespeicherte Signatur ist ein häufiges Versteck für einen Namen.

ClientSafe ersetzt auf Ihrem PC Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern in gespeicherten Outlook-E-Mails durch Platzhalter und setzt die echten Namen wieder in die Antwort der KI ein. Die Erkennung ist nicht perfekt, prüfen Sie die Liste also, bevor Sie kopieren.