Copilot mit Ihrem Geschäfts- oder Schulkonto bietet Enterprise Data Protection: Der Vertrag Ihrer Kanzlei mit Microsoft gilt für Prompts und Antworten, und sie werden nicht zum Training von Basismodellen verwendet. Copilot mit einem privaten Microsoft-Konto unterliegt Verbraucherbedingungen zwischen Ihnen und Microsoft, und dort haben Mandantendokumente nichts zu suchen. Am Arbeitsplatz ist das häufigere Problem Oversharing: Copilot findet jede Datei, auf die Sie bereits Zugriff haben, auch Dateien, die zu weit freigegeben wurden.

Dunkelblaue und cremefarbene Dokumentenmappen in einem Schreibtisch-Organizer, eine leicht herausgezogen, daneben ein aufgeklappter Laptop von der Seite, ein Notizblock mit dunkelblauem Stift, eine Pflanze und eine Tasse.

Zwei Copilots mit einem Namen

Stand Oktober 2026 heißt das Arbeitsprodukt, das früher Microsoft 365 Copilot hieß, Microsoft Copilot, und aus Microsoft 365 Copilot Chat ist Microsoft Copilot Chat geworden. Die Verbraucher-App für private Konten heißt ebenfalls Microsoft Copilot. Der Name verrät also nicht, welchen Sie vor sich haben; das Konto, mit dem Sie angemeldet sind, schon.

Geschäfts- oder Schulkonto (Microsoft Entra ID)Privates Microsoft-Konto
BedingungenDas Data Protection Addendum und die Product Terms Ihrer Organisation; Microsoft handelt als AuftragsverarbeiterMicrosoft-Servicevertrag, Copilot-Nutzungsbedingungen und Microsoft-Datenschutzerklärung
Training mit Ihren PromptsNicht zum Training von Basismodellen verwendetHängt von der App-Version und Ihren Einstellungen ab (siehe unten)
Wer den Verlauf sehen kannProtokolliert im Microsoft 365 Ihrer Organisation; die IT kann ihn durchsuchen und prüfenIhr privates Konto; Ihre Kanzlei hat keinen Zugriff
Labels, Aufbewahrung und DLP der KanzleiGeltenGelten nicht

Für die private App unterscheiden sich Microsofts Seiten je nach Version. Für die ältere App sagt die Datenschutz-FAQ, dass Unterhaltungen einschließlich hochgeladener Dateien zum Modelltraining verwendet werden können, sofern Sie nicht widersprechen, und standardmäßig 18 Monate gespeichert werden. Für die am 18. August 2026 veröffentlichte App-Version sagt Microsofts Seite zum Aktivitätsverlauf, dass Prompts, Antworten und Dateiinhalte nicht zum Training von Basismodellen verwendet werden. So oder so besteht der Vertrag zwischen Ihnen und Microsoft, nicht zwischen Ihrer Kanzlei und Microsoft. Die Verschwiegenheitspflichten Ihrer Kanzlei gegenüber ihren Mandanten sind nicht Teil davon.

Woran Sie erkennen, welchen Sie nutzen

Was Microsoft für Geschäftskonten zusagt

Microsofts Dokumentation zu Enterprise Data Protection und zu Daten, Datenschutz und Sicherheit in Microsoft Copilot besagt:

  • Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten werden nicht zum Training von Basismodellen verwendet.
  • Prompts und Antworten werden innerhalb der Dienstgrenze von Microsoft 365 verarbeitet und fallen unter dieselben Bedingungen wie die E-Mails der Kanzlei in Exchange und ihre Dateien in SharePoint.
  • Copilot zeigt einem Nutzer nur Daten, die dieser Nutzer ohnehin öffnen kann. Mit einer Vertraulichkeitsbezeichnung verschlüsselte Dateien kann Copilot nur nutzen, wenn der Nutzer die Rechte VIEW und EXTRACT hat, und neue Inhalte aus bezeichneten Dateien übernehmen die Bezeichnung, wo dies unterstützt wird, so die Seite zur Datenschutzarchitektur.
  • Prompts und Antworten werden protokolliert. Administratoren finden sie mit Audit- und eDiscovery-Tools und können Aufbewahrungsrichtlinien dafür festlegen. Dateien, die Sie in Copilot Chat hochladen, werden in Ihrem OneDrive gespeichert.

Zwei Ausnahmen sollten Sie kennen. Websuchen gehen als einige aus Ihrem Prompt erzeugte Wörter an Bing, ohne Nutzer- oder Mandantenkennungen, und Bing verarbeitet sie nach eigenen Bedingungen, mit Microsoft als eigenständigem Verantwortlichem. Und für Kanzleien in der EU: Die EU-Datengrenze umfasst keine Websuchanfragen, und Stand Oktober 2026 sagt Microsoft, dass auch die in Copilot verfügbaren Anthropic-Modelle davon ausgenommen sind.

Diese Zusagen beschreiben, wie Microsoft mit den Daten umgeht. Sie entscheiden nicht, ob Sie die Dokumente eines bestimmten Mandanten überhaupt an einen KI-Dienst senden dürfen. Das regeln die Mandatsvereinbarung, Ihr Berufsrecht und die Richtlinien Ihrer Kanzlei.

Das eigentliche Risiko am Arbeitsplatz: Oversharing

Copilot erhält keine neuen Zugriffsrechte. Er läuft im Sicherheitskontext des Nutzers, der fragt. Das Problem sind Zugriffe, die Nutzer bereits haben und nie bemerkt haben.

Denken Sie an einen Ordner mit Due-Diligence-Unterlagen eines Mandanten, der vor Jahren für „Everyone except external users“ freigegeben wurde, an eine HR-Website, die jeder mit dem Link öffnen kann, oder an eine Datei aus dem OneDrive eines Partners, die an das ganze Team ging. Vor Copilot kostete es Mühe, solche Dateien zu finden. Jetzt fragt ein Kollege „Was wissen wir über die Acme-Übernahme?“, und Copilot kann aus einem Dokument zitieren, von dem er nichts wusste und das er nicht hätte öffnen können sollen.

Dasselbe gilt für E-Mails. Mit einer Microsoft-Copilot-Lizenz kann Copilot mit Ihrem Postfach, Kalender, Ihren Chats und Dateien arbeiten. Eine Zusammenfassung von „allem zu diesem Mandanten“ zieht alles heran, was Ihr Konto erreichen kann.

Was die IT dagegen tun kann

Microsoft dokumentiert dafür mehrere Steuerungsmöglichkeiten. Welche Ihre Kanzlei hat, hängt von ihren Lizenzen ab.

SteuerungWas sie bewirkt
Data access governance reports (SharePoint Advanced Management)Findet Websites, die breit freigegeben sind oder sensible Inhalte enthalten
Restricted Content DiscoveryHält eine SharePoint-Website aus der organisationsweiten Suche und aus Copilot-Antworten heraus, während ihre Berechtigungen geprüft werden. Berechtigungen ändert es nicht: Wer Zugriff hat, kann die Dateien weiterhin öffnen.
Restricted Access ControlBeschränkt eine SharePoint-Website oder ein OneDrive auf Mitglieder ausgewählter Gruppen. Andere können die Dateien nicht öffnen, auch nicht mit einem älteren Freigabelink, und Copilot zeigt sie ihnen nicht.
VertraulichkeitsbezeichnungenKennzeichnen und verschlüsseln vertrauliche Dateien; Copilot beachtet die Nutzungsrechte
Purview DLP für CopilotHindert Copilot daran, Dateien und E-Mails mit ausgewählten Bezeichnungen zu nutzen, weist Prompts mit ausgewählten Arten sensibler Daten ab und kann Websuchen für solche Prompts blockieren

Eine Grenze aus Microsofts DLP-Dokumentation: DLP prüft den in einen Prompt getippten Text, kann aber Dateien, die direkt in den Prompt hochgeladen werden, nicht scannen. Eine Mandantendatei, die Sie anhängen, wird nicht geprüft.

Regeln für den Umgang mit Mandantendokumenten

  1. Achten Sie auf den Schild und Ihr Geschäftskonto, bevor Sie etwas einfügen oder hochladen. Fehlt eines davon, hören Sie auf.
  2. Geben Sie Mandantendateien nie in Copilot mit einem privaten Konto. Das gilt auch für die Copilot-App auf dem PC zu Hause und die Edge-Seitenleiste in einem privaten Profil.
  3. Stellen Sie der IT drei Fragen. Ist Copilot für Mandantendaten freigegeben? Welche Vertraulichkeitsbezeichnungen soll ich auf Mandantendateien anwenden? Sind Websuchen für Copilot eingeschaltet?
  4. Versehen Sie Mandantendateien mit Bezeichnungen. Eine Bezeichnung reist mit der Datei, und Copilot-Ausgaben, die darauf beruhen, übernehmen sie, wo dies unterstützt wird.
  5. Zeigt Ihnen Copilot eine Datei, die Sie nicht sehen sollten, melden Sie es. Informieren Sie den Eigentümer der Datei oder die IT und verwenden Sie nicht, was Sie gelesen haben. Es ist ein Zeichen für ein größeres Berechtigungsproblem.
  6. Prüfen Sie die Mandatsvereinbarung. Manche Mandatsschreiben, NDAs und Mandantenrichtlinien verbieten es, identifizierende Daten an irgendeinen KI-Dienst zu senden. Auch der Copilot am Arbeitsplatz ist ein KI-Dienst. Geben Sie ihm in diesem Fall eine sichere Kopie, in der Namen, Adressen und Kontonummern durch Platzhalter ersetzt sind.

Weitere Prüfpunkte finden Sie in unserer Checkliste zur Mandantenvertraulichkeit bei KI. Wenn Sie auch ChatGPT, Claude oder Gemini nutzen, vergleicht unser Beitrag zu den Datenschutzeinstellungen von KI-Tools deren Business-Tarife. Sind Sie unsicher, ob der Vertrag eines Mandanten das alles erlaubt, fragen Sie den Justiziar oder Datenschutzbeauftragten Ihrer Kanzlei, bevor Sie beginnen.

Häufige Fragen

Kann Copilot meine vertraulichen E-Mails lesen?

Copilot mit Ihrem Geschäftskonto kann die E-Mails in Ihrem Postfach nutzen, wenn Sie ihn etwas fragen. Postfächer, auf die Sie keinen Zugriff haben, kann er nicht öffnen. Ihre Kanzlei kann ihn über eine DLP-Richtlinie daran hindern, E-Mails mit bestimmten Vertraulichkeitsbezeichnungen oder E-Mails externer Absender zu nutzen; die Option für externe Absender ist Stand Oktober 2026 in der Vorschau.

Kann mein Arbeitgeber sehen, was ich Copilot frage?

Mit einem Geschäftskonto ja. Prompts und Antworten werden im Microsoft 365 Ihrer Organisation protokolliert, und Administratoren können sie mit Audit- und eDiscovery-Tools durchsuchen.

Gilt das auch für das kostenlose Copilot Chat am Arbeitsplatz?

Ja, wenn Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto anmelden. Microsoft sagt, dass Enterprise Data Protection in Copilot Chat ohne Aufpreis verfügbar ist. Ohne die kostenpflichtige Microsoft-Copilot-Lizenz reicht es weniger weit in Ihre Arbeitsdaten: Es arbeitet mit den Dateien, die Sie hochladen, dem Dokument, das Sie geöffnet haben, und in Outlook mit Ihren eigenen E-Mails und Ihrem Kalender.

Ist ein Dokument als sichere Kopie für den privaten Copilot geeignet?

Es legt weniger offen, aber die Richtlinien Ihrer Kanzlei können private Konten für jede Arbeit verbieten. Prüfen Sie zuerst die Richtlinie.

ClientSafe erstellt die sichere Kopie auf Ihrem PC: Es ersetzt Namen, Adressen, Konto- und Ausweisnummern von Mandanten durch Platzhalter wie Person_1 und setzt die echten Namen wieder in die Antwort von Copilot ein. Die Erkennung ist nicht perfekt, prüfen Sie die Liste also, bevor Sie kopieren.