Um ein Dokument eines Mandanten mit ChatGPT oder DeepL zu übersetzen, ohne dessen personenbezogene Daten zu übermitteln, übersetzen Sie eine sichere Kopie. Ersetzen Sie Namen, Adressen und Identifikationsnummern durch Platzhalter wie Person_1, übersetzen Sie den Text, prüfen Sie, ob alle Platzhalter unverändert übernommen wurden, und setzen Sie anschließend die echten Namen wieder in die Übersetzung ein.
Wie Übersetzungsdienste mit Ihrem Text umgehen
Ein Übersetzungsdienst liest das gesamte Dokument. Daher wird alles darin an den Dienst übermittelt. Was anschließend geschieht, hängt vom Tarif ab. Stand: Oktober 2026: Datenschutzerklärung von DeepL heißt es:
- Der kostenlose DeepL Translator verarbeitet Texte für begrenzte Zeit, um DeepLs Modelle zu trainieren und zu verbessern. Seine Nutzungsbedingungen erlauben keine Texte, die personenbezogene Daten jeglicher Art enthalten.
- Bei DeepL Pro werden Texte nur so lange gespeichert, wie die Übersetzung dauert, und danach gelöscht. Sie werden nicht zur Verbesserung des Dienstes verwendet.
Bei ChatGPT, Claude und Gemini hängt es vom Tarif und den Einstellungen ab, was gespeichert und zum Trainieren verwendet wird. Unser Leitfaden zu KI-Dateneinstellungen behandelt jeden dieser Dienste.
Eine sichere Kopie hält die Identität des Mandanten bei all diesen Diensten geheim – unabhängig vom Tarif.
Eine sichere Kopie erstellen
- Erstellen Sie für den Mandanten in ClientSafe einen Fall und fügen Sie das Dokument hinzu. ClientSafe liest PDFs einschließlich Scans, Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien, E-Mails und mehr.
- Prüfen Sie die gefundenen Angaben: Namen, Unternehmen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Konto- und Ausweisnummern sowie Geburtsdaten. Entfernen Sie die Häkchen bei Treffern, die keine personenbezogenen Daten sind, und markieren Sie alles, was übersehen wurde.
- Kopieren Sie die sichere Kopie oder speichern Sie sie als Markdown-Datei, wenn das Dokument lang ist.
Ein Platzhalter ersetzt den Namen, doch andere Angaben können eine Person weiterhin identifizierbar machen: eine Berufsbezeichnung, eine kleine Stadt oder ein ungewöhnliches Ereignis. Unsere Liste zu Inhalte, die vor der Weitergabe eines Dokuments an eine KI entfernt werden sollten deckt solche Angaben ab.
Den Text übersetzen
Fügen Sie die sichere Kopie in ChatGPT, Claude oder Gemini ein und verwenden Sie eine Anweisung wie diese:
Translate this text into German.
Keep every placeholder such as Person_1 or Company_2 exactly as written:
do not translate, inflect or rename it.Ein Chatmodell kann Passagen in einem langen Dokument kürzen oder auslassen. Übersetzen Sie ein langes Dokument Abschnitt für Abschnitt und vergleichen Sie die Länge jedes übersetzten Abschnitts mit dem Original.
Fügen Sie die sichere Kopie in DeepL in das Übersetzungsfeld ein. DeepL kann keine Anweisungen wie diese entgegennehmen. Daher ist die unten beschriebene Platzhalterprüfung umso wichtiger.
Die Platzhalter prüfen
Suchen Sie vor dem Wiederherstellen in der Übersetzung nach jedem Platzhalter aus der sicheren Kopie. Typische Probleme:
- Ein Platzhalter wurde übersetzt oder aufgeteilt: Aus „Person_1“ wurde „Persona_1“ oder „Person 1“.
- Es wurde eine grammatikalische Endung hinzugefügt, etwa das deutsche Genitiv-s in „Person_1s“.
- Ein Platzhalter fehlt, weil der Satz umformuliert wurde.
Korrigieren Sie diese Stellen in der Übersetzung, sodass jeder Platzhalter genau so erscheint wie in der sicheren Kopie. Ein geänderter Platzhalter kann nicht wiederhergestellt werden.
Die echten Namen wieder einsetzen
Fügen Sie die Übersetzung im selben Fall in ClientSafe ein, und die echten Namen werden wieder eingesetzt. Die wiederhergestellte Übersetzung ist wieder ein Dokument für den Mandanten: Bewahren Sie sie bei dessen Dateien auf. Unser Leitfaden zu Wiederherstellen echter Namen erläutert die Einzelheiten.
Die Grammatik rund um die Namen korrigieren
Die Übersetzung wurde um die Platzhalter herum formuliert und konnte sich daher nicht an die echten Namen anpassen. Lesen Sie in Sprachen mit grammatikalischem Geschlecht oder Fällen, etwa Deutsch, Französisch, Spanisch oder Arabisch, jeden Satz mit wiederhergestelltem Namen:
- Pronomen und Endungen, die mit dem Geschlecht der Person übereinstimmen.
- Namen, die in der Zielsprache eine Fallendung oder einen Artikel benötigen.
- Unternehmensnamen, die in ihrer ursprünglichen Form bleiben sollten.
Lassen Sie bei einem Vertrag, einem Gerichtsdokument oder allem, was unterzeichnet werden soll, das Ergebnis von einem professionellen Übersetzer prüfen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich stattdessen die Originaldatei mit DeepL Pro übersetzen?
Die Richtlinie von DeepL erlaubt personenbezogene Daten in DeepL Pro nur, wenn das Datenschutzrecht dafür eine Rechtsgrundlage bietet. Eine sichere Kopie vermeidet diese Frage bei Namen, Adressen und Identifikationsnummern.
Bleibt das Layout des Dokuments erhalten?
Eine sichere Kopie besteht aus Text. Überschriften, Listen und Tabellen bleiben in Markdown erhalten, Schriftarten, Seitenlayout und Bilder jedoch nicht. Wenn Sie das ursprüngliche Layout benötigen, erstellen Sie es anhand der wiederhergestellten Übersetzung neu.
Kann ich mehrere Dokumente aus einem Fall gemeinsam übersetzen?
Ja. Innerhalb eines Falls hat dieselbe Person in jedem Dokument denselben Platzhalter, sodass die Übersetzungen einheitlich bleiben.
ClientSafe ersetzt personenbezogene Daten in Dokumenten von Mandanten auf Ihrem PC durch Platzhalter und setzt die echten Namen wieder in die Übersetzung ein, wenn Sie diese einfügen. Die Erkennung ist nicht perfekt. Prüfen Sie daher die Liste, bevor Sie sie kopieren.