Bei einem Online-Tool zur Schwärzung oder Anonymisierung müssen Sie die Datei hochladen, die Sie schützen möchten. Bei manchen Dokumenten mag das in Ordnung sein, bei anderen nicht. Hier erfahren Sie, was mit der Datei geschieht, welche Fragen Sie stellen sollten und worin sich ein lokales Tool unterscheidet.
Was geschieht, wenn Sie eine Datei hochladen?
- Die Datei wird über das Internet an die Server des Anbieters übertragen.
- Ein Server verarbeitet sie. Oft wird sie durch weitere Dienste geleitet: Speicher, Warteschlangen, einen Verarbeitungsdienstleister, ein Protokollierungssystem.
- Das Ergebnis wird an Sie zurückgesendet. Ob und wann das Original und das Ergebnis anschließend gelöscht werden, legt die Richtlinie des Anbieters fest.
- Kopien können eine Zeit lang in Sicherungskopien, Protokollen, Fehlerberichten und Support-Tools verbleiben.
Nichts davon ist ungewöhnlich oder sinister. So funktionieren Webdienste. Es bedeutet aber, dass die Datei, bevor sie geschützt ist, vollständig und mit jedem darin enthaltenen Namen an ein Unternehmen gesendet wurde, über das Sie möglicherweise wenig wissen.
Zwei Stationen statt einer
Wenn Sie ein KI-Tool zum Dokument befragen möchten, fügt ein Online-Anonymisierer eine zusätzliche Station hinzu. Ihre Datei geht zuerst an den Anonymisierer, anschließend wird der bereinigte Text an die KI gesendet. Wenn Sie das Original nicht in die KI einfügen würden, fragen Sie sich, warum es akzeptabel sein sollte, es an einen Dritten hochzuladen, der lediglich verspricht, es zu bereinigen. Der Anonymisierer kann hervorragende Bedingungen haben. Trotzdem hat er das Original erhalten.
Fragen an jeden Online-Anbieter
- Wo wird die Datei verarbeitet und gespeichert, und in welchem Land?
- Wie lange wird sie aufbewahrt, einschließlich Sicherungskopien und Protokollen, und können Sie sie selbst löschen?
- Wer kann darauf zugreifen: Mitarbeiter, Auftragnehmer, Unterauftragsverarbeiter? Wird eine Liste veröffentlicht?
- Wird sie zum Trainieren oder Verbessern eines Modells verwendet, des eigenen oder eines Partnermodells?
- Gibt es eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, die Sie unterzeichnen können, falls Ihre Vorschriften das erfordern?
- Was geschieht im Falle einer Datenschutzverletzung, und wie schnell würden Sie benachrichtigt?
- Welche Inhalte haben die Protokolle? Dateinamen, Text, IP-Adressen?
- Welche Daten enthält das Konto? Ein Verlauf aller hochgeladenen Dateien ist für sich genommen bereits eine Dokumentation.
Wenn die Antworten unklar sind oder fehlen, ist das Ihre Antwort.
Was „lokal“ bedeutet und wie Sie es testen
Ein lokales Tool erledigt die Arbeit auf Ihrem eigenen Computer. Die Datei wird von Ihrem Laufwerk eingelesen, und das Ergebnis bleibt dort. Der einfachste Test ist praktisch: Trennen Sie die Internetverbindung und verwenden Sie das Tool. Funktioniert es, findet die Verarbeitung auf Ihrem Computer statt. Bricht es ab, werden Daten gesendet.
Sehen Sie sich auch die Angaben des Anbieters zur Netzwerkverwendung an. ClientSafe beispielsweise stellt keine Netzwerkanfragen, außer für die Microsoft Store-Lizenzierung, und hat keine Telemetrie. Bitten Sie jeden Anbieter um eine ebenso klare Aussage.
Lokal bedeutet nicht sorglos. Prüfen Sie, was das Tool auf Ihrem Laufwerk speichert, wie es diese Daten schützt und wie Sie sie löschen. Bei ClientSafe wird die Tabelle, die Platzhalter mit echten Namen verknüpft, verschlüsselt auf Ihrem PC gespeichert, bis Sie den Fall löschen.
Direkter Vergleich
| Frage | Online-Tool | Lokales Tool |
|---|---|---|
| Verlässt das Original Ihren Computer? | Ja, vollständig | Nein |
| Wer kann die Datei außerdem verarbeiten? | Der Anbieter und seine Dienstleister | Niemand sonst |
| Worauf verlassen Sie sich? | Auf die Richtlinien und Zusicherungen des Anbieters | Auf das, was Sie auf Ihrem eigenen Computer überprüfen können |
| Funktioniert die App offline? | Nein | Das sollte es |
| Müssen Sie das Ergebnis trotzdem überprüfen? | Ja | Ja |
Wann Online-Tools in Ordnung sind
Online-Tools sind eine vernünftige Wahl für Dokumente mit geringem Risiko: einen öffentlichen Bericht, Ihren eigenen Entwurf, eine Vorlage. Sie sind außerdem einfacher einzurichten. Es geht nicht darum, ob Online-Tools schlecht sind. Es geht darum, ob gerade diese Datei Ihren Computer verlassen sollte.
Kostenlose Upload-Tools
Ein kostenloses Tool, das Sie zum Hochladen einer Mandantendatei auffordert, verdient besondere Aufmerksamkeit. Fragen Sie, wie es sich finanziert. Wenn die Antwort unklar ist und die Richtlinie nur einen Absatz umfasst, behandeln Sie den Upload so, als würden Sie die Datei einem Fremden schicken. Ein kostenpflichtiges oder kostenloses Tool mit klaren Richtlinien, einer angegebenen Aufbewahrungsdauer und einer Möglichkeit, Ihre Dateien zu löschen, ist etwas anderes. Wofür Sie sich auch entscheiden: Halten Sie fest, warum Sie diese Wahl getroffen haben, falls ein Mandant danach fragt.
Schwärzen und sichere Kopien sind zwei verschiedene Aufgaben
Durch Schwärzen entsteht ein Dokument, das Sie jemand anderem, etwa einem Gericht oder einer Gegenpartei, aushändigen können; die sensiblen Inhalte werden dauerhaft entfernt. Eine sichere Kopie für KI ist eine Textversion, in der Identitäten durch Platzhalter ersetzt wurden und die Sie selbst verwenden. Tools sind jeweils für die eine oder die andere Aufgabe konzipiert. ClientSafe erstellt sichere Kopien für KI-Tools. Es ist nicht zum Schwärzen von Dokumenten gedacht, die Sie einer anderen Partei oder einem Gericht übermitteln. Siehe Platzhalter im Vergleich zu schwarzen Balken.
Häufig gestellte Fragen
Reicht es aus, wenn ein Anbieter sagt, dass Dateien sofort gelöscht werden?
Das ist ein gutes Zeichen. Fragen Sie auch nach Sicherungskopien, Protokollen und Unterauftragsverarbeitern und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.
Ist eine Desktop-App immer lokal?
Nein. Manche Desktop-Apps senden Dateien zur Verarbeitung an einen Server. Testen Sie die App ohne Netzwerkverbindung.
Muss auch ein lokales Tool überprüft werden?
Ja. Bei keinem Tool ist die Erkennung perfekt. Ein lokales Tool bedeutet, dass die Datei Ihren PC nicht verlässt. Es bedeutet nicht, dass alles gefunden wurde.
ClientSafe läuft auf Ihrem PC und zeigt Ihnen, was es gefunden hat, damit Sie es vor dem Kopieren korrigieren können. Die Originaldatei wird nicht verändert; an das KI-Tool wird die sichere Kopie gesendet.