ChatGPT, Claude oder Gemini können Ihnen bei einem Vertrag, einer Buchführung oder einer Reihe von Sitzungsnotizen wirklich helfen. Die Frage ist, was Ihren Computer dabei verlässt. Mit dieser Routine bleibt die Identität des Klienten außen vor.

Ein geschlossener Laptop, ein Stapel Mappen mit einer marineblauen Mappe obenauf und ein Stift auf einem leeren Blatt.

Informieren Sie sich, was Ihr KI-Tool mit Ihren Daten macht

Beginnen Sie mit den Bedingungen des Kontos, das Sie tatsächlich verwenden. Sie unterscheiden sich je nach Tarif, und die Standardeinstellungen sind bei Privat- und Geschäftskonten nicht dieselben.

Für ChatGPT heißt es im Hilfecenter von OpenAI: Wenn „Modell für alle verbessern“ deaktiviert ist, werden neue Unterhaltungen nicht zum Trainieren der Modelle verwendet und können weiterhin im Chatverlauf erscheinen. Außerdem werden Inhalte aus den Arbeitsbereichen ChatGPT Business, Enterprise und Edu standardmäßig nicht zum Trainieren verwendet. Ein Haken: Wenn Sie eine Antwort mit „Daumen hoch“ oder „Daumen runter“ bewerten, kann die gesamte Unterhaltung zum Trainieren verwendet werden.

Für Claude erklärt Anthropic, dass Chats von Privatkunden (Free, Pro, Max) nur dann zur Verbesserung von Claude verwendet werden, wenn Sie dies in Ihren Datenschutzeinstellungen erlauben. Für kommerzielle Produkte wie die API und Claude for Work gelten separate Bedingungen.

Für Gemini erklärt Googles Gemini Apps Privacy Hub, dass bei aktiviertem „Keep Activity“ manche Chats von menschlichen Prüfern gelesen und zur Verbesserung der Google-Modelle verwendet werden. Außerdem werden Sie gebeten, keine vertraulichen Informationen einzugeben, die Sie nicht von einem Prüfer gesehen haben möchten. Bei deaktiviertem „Keep Activity“ werden künftige Chats nicht zum Trainieren der Modelle verwendet, es sei denn, Sie senden Feedback. Sie werden jedoch bis zu 72 Stunden lang in Ihrem Konto gespeichert. Für Gemini, das mit einem Google Workspace-Konto für Arbeit oder Schule verwendet wird, gelten die Workspace-Bedingungen. Gemäß diesen Bedingungen werden Prompts ohne Genehmigung der Organisation nicht zum Trainieren von Modellen verwendet.

Unabhängig von der Einstellung bleiben Unterhaltungen Daten, die von einem Dritten verwahrt werden. Wenn Sie Anwalt sind, ist das für die Vertraulichkeit relevant. Die ABA Formal Opinion 512 zu generativen KI-Tools besagt, dass die informierte Einwilligung eines Klienten erforderlich ist, bevor Sie Informationen zur Vertretung in ein selbstlernendes Tool eingeben. In derselben Stellungnahme wird darauf hingewiesen, dass keine Einwilligung erforderlich ist, wenn Sie ein Tool verwenden, ohne Informationen zur Vertretung einzugeben. Buchhalter, Therapeuten und Berater haben eigene Regeln und Verträge, aber die Frage lautet immer gleich: Was genau geben Sie ein?

Übermitteln Sie weniger als das gesamte Dokument

Bevor Sie sich Gedanken über Namen machen, fragen Sie sich, ob die KI die gesamte Datei benötigt. Für viele Aufgaben genügen eine Klausel, eine Tabelle oder eine Seite. Fügen Sie nur diesen Teil ein.

Ein kurzer Test: Wenn Sie diesen Abschnitt einem Fremden im Zug nicht laut vorlesen würden, fügen Sie ihn nicht unverändert ein. Kürzen oder ändern Sie ihn.

Ersetzen Sie zuerst identifizierende Angaben

Am nützlichsten ist es, identifizierende Angaben vor dem Senden durch Platzhalter zu ersetzen. Aus „Maria Lopez hat einen Mietvertrag mit Northwind Ltd unterzeichnet“ wird „Person_1 hat einen Mietvertrag mit Company_1 unterzeichnet“. Die KI kann den Mietvertrag trotzdem zusammenfassen, eine widersprüchliche Klausel finden oder eine Antwort entwerfen. Sie muss nicht wissen, wer Maria ist.

Drei Regeln machen das möglich:

  • Seien Sie konsequent. Dieselbe Person erhält überall denselben Platzhalter. Wenn Maria in einem Absatz Person_1 und in einem anderen Person_4 ist, behandelt die KI sie als zwei verschiedene Personen.
  • Berücksichtigen Sie alle Namensformen. „Maria Lopez“, „Frau Lopez“, „M. Lopez“ und „Lopez“ bezeichnen dieselbe Person. Namen stehen auch in E-Mail-Adressen, Signaturen, Kopfzeilen und Dateinamen.
  • Denken Sie über Namen hinaus. Kontonummern, Ausweisnummern, Adressen, Telefonnummern und Geburtsdaten identifizieren eine Person genauso sicher wie ein Name. Die Checkliste der zu entfernenden Angaben enthält die vollständige Liste.

Bei einem einseitigen Schreiben funktioniert das manuelle Ersetzen mit „Suchen und Ersetzen“. Bei einem Ordner mit dreißig Dateien wird es unzuverlässig, denn schon eine übersehene Schreibweise kann den Klienten bloßstellen.

Behalten Sie den Schlüssel bei sich

Namen zu ersetzen ist nur die halbe Arbeit. Sie benötigen außerdem eine Aufzeichnung darüber, welcher Platzhalter für wen steht, damit Sie die echten Namen wieder in die Antwort der KI einsetzen können. Diese Aufzeichnung ist der Schlüssel. Bewahren Sie ihn auf Ihrem eigenen Rechner auf und fügen Sie ihn niemals in den Chat ein.

Behandeln Sie den Schlüssel selbst als vertraulich. Aufsichtsbehörden weisen bei pseudonymisierten Daten allgemein auf dasselbe hin: Das britische Information Commissioner's Office merkt an, dass pseudonymisierte Daten für alle, die über die zusätzlichen Informationen verfügen, weiterhin personenbezogene Daten sind. Deshalb müssen diese Informationen getrennt und sicher aufbewahrt werden.

Häufige Fehler

  • Den Text bereinigen, aber nicht den Dateinamen. Wenn Sie eine Datei hochladen, wird ihr Name mitübertragen. Benennen Sie sie vorher um oder fügen Sie stattdessen den Text ein.
  • Den Schlüssel zusammen mit dem Dokument einfügen. Eine Liste wie „Person_1 = Maria Lopez“ im selben Chat macht alles zunichte, was Sie gerade getan haben.
  • Sich auf einen einzigen Durchgang verlassen. Ein Name kann in einem Dokument auf drei verschiedene Arten geschrieben sein; einen Signaturblock oder eine Fußzeile übersieht man leicht. Lesen Sie die sichere Version immer durch, bevor Sie sie senden.
  • Eine Datenschutzeinstellung als Garantie ansehen. Eine Einstellung, die das Trainieren mit Ihren Unterhaltungen verhindert, ist nicht dasselbe wie der Schutz davor, dass deren Inhalte in die Hände eines Dritten gelangen. Am sichersten sind Inhalte, die die Identität des Klienten nie enthielten.
  • Die Personen im Umfeld des Klienten vergessen. Auch die Gegenseite, Mitarbeiter und Angehörige sind Menschen. Ihre Namen gehören auf die Liste.

Eine Routine, die Sie wiederholen können

  1. Prüfen Sie das Konto. Prüfen Sie, welchen Tarif Sie verwenden und was in dessen Dateneinstellungen steht. Deaktivieren Sie das Trainieren mit Ihren Daten, sofern diese Option verfügbar ist.
  2. Wählen Sie den Abschnitt aus. Wählen Sie nur das aus, was für die Aufgabe benötigt wird.
  3. Ersetzen Sie die Angaben. Verwenden Sie einheitliche Platzhalter für jede Person, jedes Unternehmen, jede Adresse, jede Nummer und jedes Datum.
  4. Lesen Sie den Text noch einmal durch. Überfliegen Sie die sichere Version auf Angaben, die weiterhin auf den Klienten hindeuten: eine seltene Berufsbezeichnung, ein kleiner Ort zusammen mit einem Datum, ein Spitzname.
  5. Stellen Sie Ihre Frage. Erklären Sie, wofür die Platzhalter stehen, zum Beispiel: „Person_1 ist der Mieter und Company_1 der Vermieter“.
  6. Setzen Sie die Namen lokal wieder ein. Setzen Sie die echten Namen auf Ihrem eigenen Computer wieder in die Antwort ein und prüfen Sie die Antwort, bevor sie in ein Klientendokument gelangt.

Die KI kann Fehler machen, und das Ersetzen von Namen ändert daran nichts. Sie bleiben für das Ergebnis verantwortlich, auch für die Teile, die falsch sind.

ClientSafe, eine Windows-App von GagarinSoft, übernimmt das Ersetzen, die einheitliche Verwendung der Platzhalter über mehrere Dateien hinweg und das Wiederherstellen auf Ihrem PC. Sie prüfen die gefundenen Treffer, bevor Sie etwas kopieren. Mehr über ClientSafe erfahren.

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Prüfen Sie die für Sie geltenden Regeln.

Quellen