Die Begriffe „anonymisieren“, „pseudonymisieren“ und „schwärzen“ werden so verwendet, als bedeuteten sie dasselbe. Das tun sie nicht. Der Unterschied entscheidet darüber, was Sie mit dem Ergebnis machen können und welche Regeln weiterhin gelten. Hier erfahren Sie in einfachen Worten, was die einzelnen Begriffe bedeuten und welche Methode passt, wenn Sie KI-Unterstützung für Mandantendokumente möchten.
Schwärzung
Schwärzen bedeutet, Teile eines Dokuments zu entfernen oder unkenntlich zu machen, sodass der Leser sie nicht sehen kann. Diese Teile sind weg, und nichts verweist zurück auf das Original.
Das ist das richtige Verfahren, wenn Sie ein Dokument einer anderen Partei, einem Gericht oder der Öffentlichkeit übergeben. Ordnungsgemäß durchgeführt, ist es dauerhaft. Fehlerhaft durchgeführt, ist es das nicht: Ein schwarzer Kasten über Text in einem PDF kann den darunterliegenden Text sichtbar lassen. Für Einreichungen oder Offenlegungen braucht es ein dafür vorgesehenes Werkzeug und Verfahren sowie eine zweite Person, die das Ergebnis prüft.
Für die Arbeit mit KI hat die einfache Schwärzung einen Nachteil. Wenn jeder Name durch einen schwarzen Balken oder „[GESCHWÄRZT]“ ersetzt wird, kann die KI nicht erkennen, wer wer ist. Ein Vertrag mit zwei Parteien und einer Zahlung zwischen ihnen wird zu einem Vertrag mit zwei Leerstellen. Eine Zusammenfassung ist oft noch möglich, aber die Antwort verliert die Beziehungen, die die Frage überhaupt erst sinnvoll gemacht haben.
Pseudonymisierung
Bei der Pseudonymisierung werden identifizierende Angaben durch einheitliche Ersatzangaben wie Person_1 und Company_1 ersetzt. Der Schlüssel, der sie mit den echten Angaben verknüpft, wird getrennt davon aufbewahrt.
Der Europäische Datenschutzausschuss definiert Pseudonymisierung gemäß DSGVO als Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass diese ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer bestimmten Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen getrennt aufbewahrt und durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden. In seinen Leitlinien beschreibt der Ausschuss solche zusätzlichen Informationen beispielsweise als eine Tabelle, die Pseudonyme den ersetzten Angaben zuordnet.
Wichtig ist, was dadurch nicht erreicht wird. Laut denselben Leitlinien bleiben pseudonymisierte Daten personenbezogene Daten, weil sie mithilfe der zusätzlichen Informationen einer Person zugeordnet werden könnten. Auch die britische ICO sagt dasselbe: In den Händen einer Person, die über die zusätzlichen Informationen verfügt, sind pseudonymisierte Daten personenbezogene Daten. Pseudonymisierung verringert das Risiko. Sie nimmt die Daten nicht aus dem Anwendungsbereich des Datenschutzrechts.
Für die Arbeit mit KI hat sie einen echten Vorteil: Die Platzhalter sind einheitlich, sodass die KI die Struktur des Dokuments erkennt. Und da Sie den Schlüssel besitzen, können Sie die echten Namen in ihrer Antwort wiederherstellen.
Anonymisierung
Anonymisierung geht weiter. Die Daten werden so verändert, dass weder Sie noch irgendjemand sonst Personen identifizieren kann und es keinen Schlüssel gibt, mit dem man die ursprünglichen Angaben wiederherstellen könnte. Ob Daten tatsächlich anonym sind, hängt davon ab, ob eine Identifizierung mit Mitteln möglich ist, deren Einsatz vernünftigerweise zu erwarten ist – nicht nur davon, ob Namen fehlen.
Bei Dokumenten über einzelne Mandanten ist diese Hürde hoch. Ein Schreiben, das eine einzigartige Situation beschreibt, kann seine betroffene Person selbst dann identifizieren, wenn alle Namen entfernt wurden, denn die Geschichte selbst dient als Erkennungsmerkmal. Eine vollständige Anonymisierung bedeutet üblicherweise, Angaben zu entfernen oder zu verallgemeinern, bis das Dokument für den konkreten Fall nicht mehr nützlich ist. Das ist selten das, was Sie möchten, wenn Sie Hilfe zu einer konkreten Angelegenheit eines Mandanten benötigen.
Viele Tools und Artikel sagen „anonymisieren“, wenn sie „Namen ersetzen“ meinen. Wenn das Tool einen Schlüssel aufbewahrt, mit dem sich die Namen wiederherstellen lassen, handelt es sich um Pseudonymisierung – ganz gleich, was auf der Schaltfläche steht.
Derselbe Satz, auf drei Arten
Ausgangssatz: „Maria Lopez, geboren am 4. Mai 1980, schuldet Northwind Ltd gemäß dem Mietvertrag 12.000.“
- Geschwärzt: „[GESCHWÄRZT], geboren am [GESCHWÄRZT], schuldet [GESCHWÄRZT] gemäß dem Mietvertrag 12.000.“ Nichts verknüpft die Leerstellen mit irgendjemandem, und die KI kann nicht erkennen, dass die erste und dritte Leerstelle unterschiedliche Parteien bezeichnen.
- Pseudonymisiert: „Person_1, geboren am Date_1, schuldet Company_1 gemäß dem Mietvertrag 12.000.“ Die Struktur ist erhalten, und ein von Ihnen aufbewahrter Schlüssel besagt, dass Person_1 Maria Lopez ist.
- Anonymisiert: „Ein Mieter schuldet einem Vermieter im Rahmen eines Mietvertrags einen Betrag.“ Niemand kann identifiziert werden, und die meisten Details sind verschwunden.
Der mittlere Satz ist derjenige, zu dem Sie der KI nützliche Fragen stellen und die Antwort anschließend dennoch den richtigen Personen zuordnen können.
Was für die Arbeit mit KI passt
| Ziel | Was passt |
|---|---|
| Ein Dokument einer anderen Partei, einem Gericht oder der Öffentlichkeit übergeben | Schwärzung mit einem dafür vorgesehenen Werkzeug und Verfahren |
| KI-Unterstützung für eine konkrete Angelegenheit eines Mandanten erhalten und die Antwort den tatsächlichen Personen zuordnen können | Pseudonymisierung mit dem Schlüssel auf Ihrer Seite |
| Daten veröffentlichen oder weitergeben, sodass niemand identifiziert werden kann | Anonymisierung, die eine sorgfältige Prüfung erfordert und oft zu Detailverlust führt |
Für die meisten professionellen Anwendungen von KI ist Pseudonymisierung die praktische Wahl. Einheitliche Platzhalter halten das Dokument für die KI lesbar, der Schlüssel ermöglicht es Ihnen, die Antwort wiederherzustellen, und Ihre Pflichten bleiben im Blick. Da pseudonymisierte Daten weiterhin personenbezogene Daten sind, behandeln Sie die sichere Kopie als sensibel, halten Sie den Schlüssel aus dem Chat heraus und prüfen Sie, was die Regeln Ihres Berufsstands verlangen, wenn ein Drittanbieterdienst die sichere Kopie erhält.
Was keine dieser Methoden verspricht
Keine Methode kann versprechen, dass keine identifizierenden Angaben übrig bleiben. Automatische Erkennung übersieht Dinge: einen Spitznamen, einen falsch geschriebenen Nachnamen oder ein Detail, das erst in Kombination zur Identifizierung beiträgt. Unabhängig davon, was Sie verwenden, muss eine Person das Ergebnis prüfen. Die sinnvolle Frage lautet nicht: „Ist das vollkommen sicher?“, sondern: „Habe ich das, was meinen Computer verlässt, auf das für die Aufgabe Notwendige beschränkt und es überprüft?“
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Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Prüfen Sie die für Sie geltenden Regeln.