Sicher vor dem Training: oft ja. Sie können es abschalten, und in Business-Tarifen ist es standardmäßig aus. Sicher davor, gespeichert oder gelesen zu werden: nein. Bei ChatGPT, Claude und Gemini bleibt eine hochgeladene Datei mit dem Chat auf den Servern des Anbieters, das Löschen dauert bis zu 30 Tage, manche Chats können Mitarbeiter oder Dienstleister lesen, und ein Gericht kann anordnen, Daten aufzubewahren. Laden Sie ein Dokument also erst hoch, wenn Sie entfernt haben, was darin eine Person identifiziert.
Zwei Fragen: Training und Speicherung
„Ist das sicher?“ meint meist eine von zwei Fragen.
Die erste: Wird Ihr Dokument zum Training des nächsten Modells verwendet? Das ist eine Einstellung. In privaten Tarifen können Sie sie abschalten, in den Business-Tarifen aller drei Tools ist sie standardmäßig aus.
Die zweite: Wird das Dokument gespeichert, wie lange und wer kann es lesen? Darauf gibt keine Einstellung eine vollständige Antwort. Die Datei landet in dem Moment auf den Servern des Anbieters, in dem Sie sie hochladen. Dort bleibt sie, solange der Chat existiert, und noch eine Zeit lang, nachdem Sie ihn gelöscht haben.
Bei einem Kontoauszug, einer Steuererklärung oder einer Mandantenakte ist die zweite Frage die wichtigere.
Was mit einer Datei in einem privaten Tarif passiert
So steht es auf den Hilfeseiten der Anbieter, Stand Oktober 2026. Private Tarife sind ChatGPT Free, Go, Plus und Pro; Claude Free, Pro und Max; Gemini mit einem privaten Google-Konto.
| ChatGPT | Claude | Gemini | |
|---|---|---|---|
| Für Training verwendet | Ja, außer Sie schalten „Improve the model for everyone“ aus | Nur wenn Sie es erlauben oder der Chat zur Sicherheitsprüfung markiert wird | Ja, solange Keep Activity eingeschaltet ist |
| Gespeichert, solange der Chat existiert | Bis Sie ihn löschen | Bis Sie ihn löschen | Standardmäßig 18 Monate oder der von Ihnen gewählte Zeitraum für automatisches Löschen |
| Nach dem Löschen | Innerhalb von 30 Tagen entfernt | Innerhalb von 30 Tagen entfernt | Chats, die Prüfer bereits gesehen haben, bleiben bis zu 3 Jahre |
| Wer sie lesen kann | Befugte Mitarbeiter und Dienstleister, aus aufgeführten Gründen | Standardmäßig kein Mitarbeiter, mit Ausnahmen für Feedback und Sicherheitsprüfung | Menschliche Prüfer lesen einen Teil der Chats |
ChatGPT. OpenAI schreibt, es könne je nach Ihren Einstellungen „Prompts, die Antworten des Modells und andere Inhalte wie Bilder und Dateien“ zur Verbesserung seiner Modelle verwenden. Laut seiner Seite dazu, wie es Daten in Verbraucherdiensten behandelt, dürfen befugte Mitarbeiter und Dienstleister auf Inhalte zugreifen, um Missbrauch oder einen Sicherheitsvorfall zu untersuchen, Support zu leisten, rechtliche Angelegenheiten zu bearbeiten oder Modelle zu verbessern, sofern Sie nicht widersprochen haben. Auf derselben Seite bittet OpenAI, keine sensiblen Informationen einzugeben, die man nicht geprüft oder verwendet sehen möchte. Nach seinen Regeln zur Aufbewahrung von Chats und Dateien wird ein gelöschter Chat innerhalb von 30 Tagen endgültig gelöscht, es sei denn, OpenAI muss ihn aus Sicherheits- oder Rechtsgründen behalten. Eine in der Library gespeicherte Datei wird nicht mit dem Chat gelöscht: Sie löschen sie separat.
Claude. Anthropic verwendet Chats aus Verbrauchertarifen nur dann für das Training, wenn Sie es erlauben, wenn ein Chat zur Sicherheitsprüfung markiert wird oder wenn Sie Feedback senden. Erlauben Sie es, können Chats in de-identifizierter Form bis zu fünf Jahre aufbewahrt werden. Ein gelöschter Chat verschwindet innerhalb von 30 Tagen aus Anthropics Backend-Speicher und wird nicht zum Training künftiger Modelle verwendet. Chats, die als Verstoß gegen die Nutzungsrichtlinie markiert sind, werden bis zu zwei Jahre aufbewahrt. Feedback über die Daumen-Schaltflächen wird fünf Jahre lang gespeichert, zusammen mit der gesamten Unterhaltung. Diese Fristen stehen auf der Seite How long do you store my data. Anthropic sagt außerdem, dass seine Mitarbeiter standardmäßig keinen Zugriff auf Ihre Unterhaltungen haben, außer wenn Sie sie als Feedback teilen oder das Trust-and-Safety-Team sie nach der Nutzungsrichtlinie prüft.
Gemini. Laut Googles Gemini Apps Privacy Hub werden Ihre Chats und Uploads bei eingeschaltetem Keep Activity gespeichert und zur Verbesserung von Googles Diensten verwendet, einschließlich des Trainings generativer KI-Modelle. Einen Teil der Chats lesen menschliche Prüfer, auch Dienstleister von Google. Geprüfte Chats werden von Ihrem Konto getrennt und bis zu drei Jahre aufbewahrt; wenn Sie Ihre Aktivitäten löschen, werden sie nicht mitgelöscht. Mit ausgeschaltetem Keep Activity oder in einem temporären Chat werden Chats 72 Stunden gespeichert. Googles Rat ist deutlich: Ist Keep Activity eingeschaltet, geben Sie keine vertraulichen Daten ein und nichts, was ein Prüfer nicht sehen soll.
Die Schalter, mit denen Sie diese Voreinstellungen ändern, erklärt Schritt für Schritt der Beitrag Datenschutzeinstellungen von KI-Tools erklärt.
Was sich in einem Business-Tarif ändert
Business-Tarife ändern die Voreinstellung beim Training. Alle drei Anbieter erklären, dass Geschäftsinhalte standardmäßig nicht zum Training verwendet werden: ChatGPT Business, Enterprise und Edu, Claude for Work und die Anthropic API sowie Gemini in Google Workspace, wo Inhalte zudem ohne Erlaubnis nicht von Menschen außerhalb Ihrer Organisation geprüft werden.
Die Datei verschwindet in Business-Tarifen trotzdem nicht. Chats in Claude for Work bleiben, bis ein Nutzer sie löscht, und verlassen dann innerhalb von 30 Tagen das Backend. In ChatGPT Enterprise und Gemini for Workspace legt ein Administrator fest, wie lange Chats aufbewahrt werden; Googles Admin-Optionen reichen von 3 Monaten bis unbegrenzt.
Außerdem kommt ein Leser hinzu: Ihr Arbeitgeber. OpenAIs Service Terms sagen, dass Administratoren von ChatGPT Enterprise auf Inhalte zugreifen können. Bei Claude Team und Enterprise kann der Primary Owner die Daten der Organisation exportieren, einschließlich Unterhaltungen und hochgeladener Dateien. Für eine Kanzlei ist das meist gewollt. Für die eigene Steuererklärung, hochgeladen über ein Arbeitskonto, vielleicht nicht.
Gelöschte Chats und Gerichtsbeschlüsse
Jede oben zitierte Anbieterseite enthält dieselbe Ausnahme: Daten können länger aufbewahrt werden, wenn das Gesetz es verlangt. 2025 traf diese Ausnahme ChatGPT.
Im Mai 2025 ordnete ein US-Bundesgericht im Urheberrechtsverfahren der New York Times gegen OpenAI an, ChatGPT-Ausgabeprotokolle aufzubewahren, die sonst gelöscht würden, einschließlich der Chats, die Nutzer gelöscht hatten. Laut OpenAI betraf die Anordnung Nutzer von Free, Plus, Pro und Team sowie die API, nicht aber ChatGPT Enterprise oder Edu. Die Pflicht endete am 26. September 2025. In seinem Update vom 22. Oktober 2025 erklärte OpenAI, es lösche Chats wieder innerhalb von 30 Tagen, bewahre aber begrenzte Nutzerdaten aus dem Zeitraum April bis September 2025 weiterhin im Rahmen eines Legal Hold auf.
Das kann bei jedem Anbieter passieren. Eine hochgeladene Datei liegt bei einem Unternehmen, das dort, wo es tätig ist, Gerichtsbeschlüsse erhalten kann, und ein Versprechen, binnen 30 Tagen zu löschen, gilt nur, solange kein solcher Beschluss in Kraft ist.
Was zuerst raus muss, nach Dokumenttyp
Für die meisten Fragen braucht die KI die Struktur und die Zahlen, nicht die Identität der Person. Die Tabelle zeigt, was Sie aus den häufigsten Uploads herausnehmen sollten.
| Dokument | Entfernen oder ersetzen | Kann meist bleiben |
|---|---|---|
| Kontoauszug | Name und Adresse des Kontoinhabers, Kontonummer oder IBAN, Kartennummern, Namen von Personen im Verwendungszweck | Daten, Beträge, Händlerkategorien, große bekannte Händler |
| Steuererklärung | Name, Adresse, Steuernummer (Social Security Number in den USA, National Insurance Number im Vereinigten Königreich, Steuer-Identifikationsnummer in der EU), Namen und Nummern von Ehepartner und Angehörigen, Kennnummer des Arbeitgebers, Bankverbindung für Erstattungen | Einkommenszeilen, Abzüge, das Jahr |
| Personalausweis, Reisepass, Führerschein | Nicht hochladen. Wenn Sie Hilfe bei einem Formular brauchen, tippen Sie stattdessen die Feldnamen ab | Nichts |
| Gehaltsabrechnung | Name, Personalnummer, Steuer- und Sozialversicherungsnummern, Bankkonto, Wohnadresse | Bruttolohn, Abzüge, Steuerklasse, Abrechnungszeitraum |
| Mandantenakte | Namen von Mandant und Gegenseite, Firmen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Aktenzeichen und Kontonummern, Geburtsdaten | Der Sachverhalt und die Bedingungen, mit Platzhaltern anstelle der Parteien |
| Lebenslauf | Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Wohnadresse, Geburtsdatum, Foto, Links zu persönlichen Profilen | Stellen, Fähigkeiten, Beschäftigungszeiten, Ausbildung |
Zwei Stellen übersieht man leicht. Der Dateiname: „Garcia_Steuer_2025.pdf“ verrät, wessen Erklärung es ist, bevor jemand die Datei öffnet. Und gescannte Seiten: Ein Name in einem Scan taucht bei einer Textsuche nicht auf. Siehe personenbezogene Daten in Scans und Screenshots und die vollständige Liste dessen, was vor dem Senden an eine KI aus einem Dokument raus muss.
Ein Lebenslauf ist ein Sonderfall. Er landet ohnehin oft bei einem Recruiter, deshalb laden ihn viele unverändert hoch. Trotzdem braucht eine KI die Kontaktdaten nur, wenn Sie sie bitten, den Kopfbereich zu gestalten. Nehmen Sie sie heraus und fügen Sie sie am Ende wieder ein.
Ein Ablauf, der in jedem Tarif funktioniert
- Senden Sie nur, was die Frage braucht. Geht es um eine Klausel oder einen Monat, kopieren Sie diese Seite, nicht die ganze Datei.
- Erstellen Sie eine sichere Kopie. Arbeiten Sie mit einer Kopie, nie mit dem Original. Ersetzen Sie jeden Namen, jede Nummer und jede Adresse durch einen Platzhalter wie Person_1 oder Account_1, und verwenden Sie denselben Platzhalter jedes Mal, wenn dieselbe Person vorkommt. In Word erledigt „Suchen und Ersetzen“ das Begriff für Begriff.
- Fügen Sie den Text ein, statt die Originaldatei hochzuladen. Der Dateiname und alles, was Sie sich nicht angesehen haben, bleiben auf Ihrem PC.
- Nutzen Sie einen temporären oder Inkognito-Chat und drücken Sie nicht auf Daumen hoch oder runter: Feedback kann die gesamte Unterhaltung an den Anbieter senden und dort jahrelang speichern.
- Löschen Sie den Chat, sobald Sie die Antwort haben, und jede Kopie in der Dateibibliothek des Tools.
Gehört das Dokument einem Mandanten und unterliegen Sie einer beruflichen Schweigepflicht, klären Sie mit Ihrer Compliance-Abteilung, Ihrem Datenschutzbeauftragten oder anhand Ihres Berufsrechts, ob ein bestimmtes KI-Tool überhaupt genutzt werden darf. Eine Einstellungsseite ersetzt weder einen Vertrag noch die Einwilligung des Mandanten.
ClientSafe übernimmt Schritt 2 auf Ihrem PC. Es findet Namen, Firmen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Kontonummern, Ausweisnummern und Geburtsdaten, ersetzt sie durch Platzhalter und lässt Sie die Liste prüfen, bevor Sie die sichere Kopie in den Chat kopieren.
Häufige Fragen
Ist es sicher, Kontoauszüge in ChatGPT oder Claude hochzuladen?
Nicht unverändert. Entfernen Sie zuerst Namen, Adresse und Kontonummer des Kontoinhabers. Ausgaben kategorisieren und ungewöhnliche Zahlungen erkennen kann die KI allein anhand von Daten und Beträgen. Zur Buchhaltung von Mandanten siehe KI für Steuerberater und Buchhalter.
Ist Claude für Dokumente sicherer als ChatGPT?
Die Voreinstellungen unterscheiden sich: Claude verwendet Chats aus Verbrauchertarifen nur mit Ihrer Erlaubnis für das Training, und Anthropic sagt, seine Mitarbeiter hätten standardmäßig keinen Zugriff auf Unterhaltungen. Beide behalten die Datei, bis Sie den Chat löschen, und beide entfernen einen gelöschten Chat innerhalb von 30 Tagen. In beiden Fällen hat die Datei Ihren Computer verlassen.
Schützt ein bezahlter privater Tarif meine Dateien?
Nein. ChatGPT Plus und Pro sowie Claude Pro und Max folgen denselben Verbraucherregeln wie die kostenlosen Tarife. Die Business-Voreinstellungen gelten für Business-Tarife.
Darf ich das Dokument eines Mandanten hochladen, wenn ich das Training abschalte?
Wenn Sie das Training abschalten, entfällt eine Verwendung der Datei. Sie wird trotzdem gespeichert, kann in den vom Anbieter genannten Fällen gelesen werden und kann aufgrund eines Gerichtsbeschlusses aufbewahrt werden. Ersetzen Sie zuerst die Angaben des Mandanten.
ClientSafe erstellt auf Ihrem PC eine sichere Kopie eines Dokuments, mit Platzhaltern anstelle von Namen, Kontonummern und Ausweisnummern, und setzt die echten Namen wieder in die Antwort der KI ein. Die Erkennung ist nicht perfekt, prüfen Sie die Liste also, bevor Sie kopieren.
Stand Oktober 2026, nach den Hilfe- und Datenschutzseiten der Anbieter. Anbieter ändern ihre Bedingungen; prüfen Sie die verlinkte Seite, bevor Sie sich darauf verlassen. Keine Rechtsberatung.