Den Namen des Klienten zu entfernen, ist der naheliegende Schritt. Selten reicht er aus. Dokumente identifizieren Menschen über Kontonummern, Unterschriften, Dateinamen, Kommentare und Details, die erst in Kombination wirken. Verwenden Sie diese Liste, bevor Sie ein Klientendokument in ein KI-Tool einfügen oder hochladen.
Direkte Identifikatoren
Diese Angaben verweisen für sich genommen auf eine einzelne Person oder Organisation. Entfernen oder ersetzen Sie alle davon, unabhängig davon, in welcher Form sie vorkommen.
- Namen von Personen. Berücksichtigen Sie den Klienten, die Gegenseite, Zeugen, Familienmitglieder, Kollegen und alle Personen, die in einem Signaturblock oder einer „Cc“-Zeile genannt werden. Prüfen Sie Kurzformen, Initialen und falsch geschriebene Namen.
- Namen von Unternehmen und Einrichtungen. Ein Arbeitgeber, Vermieter, eine Schule oder eine Klinik kann eine Person ebenso gut identifizieren wie ein Name.
- Adressen. Straßenanschriften, Postleitzahlen und Objektbeschreibungen.
- Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Prüfen Sie Briefköpfe, Fußzeilen und Signaturen.
- Konto- und Kartennummern. Bankkonten, IBANs, Kartennummern und Versicherungsnummern.
- Ausweisnummern. Steuernummern, nationale Personenkennzahlen, Pass- und Führerscheinnummern, Sozialversicherungsnummern.
- Geburtsdaten. Häufig ein Paar von Feldern in einem Formular, zum Beispiel „Geboren“ und „Alter“.
- Referenznummern. Fall-, Anspruchs-, Rechnungs- und Vertragsnummern, nach denen jemand suchen könnte.
Angaben, die in Kombination identifizieren
Direkte Identifikatoren sind der einfache Teil, weil Sie nach ihnen suchen können. Schwieriger ist die Beurteilung, was die Aufgabe erfordert. Für die Bitte, die Grammatik eines Schreibens zu korrigieren, sind überhaupt keine Fakten über den Klienten nötig. Für die Prüfung einer Vergleichsberechnung benötigen Sie die Beträge und Daten, aber keine Namen. Entscheiden Sie, was die KI benötigt, bevor Sie festlegen, was entfernt werden soll. Dadurch wird die Liste kürzer und sicherer.
Manche Angaben sind für sich genommen harmlos, identifizieren aber in Kombination. Eine „Plastische Chirurgin in einer Stadt mit 4.000 Einwohnern, gegen die im März geklagt wurde“ könnte eine einzelne Person sein. Fragen Sie sich beim Lesen des Dokuments, ob ein Kollege oder Nachbar herausfinden könnte, um wen es geht.
- Seltene Berufsbezeichnungen, ungewöhnliche Arbeitgeber und kleine Orte.
- Genaue Daten von Ereignissen, Geständnissen, Anhörungen oder Transaktionen.
- Ungewöhnliche Beträge, die in öffentlichen Aufzeichnungen vorkommen.
- Beschreibungen eines Gesundheitszustands, einer Familiensituation oder eines Streits, über den in den Nachrichten berichtet wurde.
Sie müssen diese Angaben nicht immer entfernen. Bei vielen Aufgaben genügt es, sie zu verallgemeinern: „ein Streit im Frühling“ statt „ein Streit am 14. März“. Behalten Sie, was die Aufgabe erfordert, und lassen Sie den Rest weg.
Was sich in der Datei verbirgt
Die sichtbare Seite ist nur ein Teil eines Dokuments. Prüfen Sie auch die leicht zu vergessenden Stellen.
Word-Dokumente
- Kommentare und nachverfolgte Änderungen, die die Namen der Prüfer enthalten.
- Kopfzeilen, Fußzeilen und Textfelder.
- Dokumenteigenschaften wie Autor und Unternehmen.
Tabellenkalkulationen
- Ausgeblendete Blätter, Zeilen und Spalten.
- Zellkommentare und benannte Bereiche.
- Formeln, in denen andere Dateinamen vorkommen.
Präsentationen
- Sprechernotizen.
- Text in Bildern und Diagrammen.
E-Mails
- Die Felder „Von“, „An“ und „Cc“ sowie die Signatur des Absenders.
- Weiter unten im Thread zitierte ältere Nachrichten.
- Namen von Anhängen.
PDFs und Scans
- Eingescannte Seiten mit Namen in einem Stempel, einer handschriftlichen Notiz oder einer Unterschrift.
- Lesezeichen, Formularfelder und Dokumenteigenschaften.
Alle Dateien
- Der Dateiname. „Lopez_Mietvertrag_final.docx“ verrät den Namen, bevor jemand die Datei öffnet.
- Bilder und Fotos. Ein Foto eines Ausweises oder einer Unterschrift enthält personenbezogene Daten, selbst wenn der umgebende Text bereinigt wurde.
Eine sichere Kopie, die aus dem Text des Dokuments erstellt wird, statt das Original zu bearbeiten, vermeidet viele dieser Verstecke, weil Kommentare, Metadaten und eingebettete Objekte nicht Teil des eingefügten Textes sind. Bilder sind die Ausnahme: Lassen Sie sie weg, sofern Sie nicht sicher sind, dass sie nichts Identifizierendes enthalten.
Ein Beispiel
Nehmen Sie eine kurze E-Mail von einer Klientin an ihre Buchhalterin:
„Hallo Tom, anbei mein Kontoauszug für Konto 4471-2290 bei Harbor Credit Union. Ich bin am 3. März in die Elm Street 12 gezogen. Bitte aktualisieren Sie daher meine Adresse. Mein Mann Daniel ist ebenfalls im Kreditvertrag aufgeführt. Danke, Maria Lopez, 555-0142.“
Bei einer gründlichen Prüfung werden der Vorname der Buchhaltungskraft, die Kontonummer, der Name der Bank, die Straßenanschrift, der Name des Ehemanns, der Name des Klienten und die Telefonnummer ersetzt. Das Umzugsdatum erfordert eine Abwägung: Wenn es um den Kredit geht, können Sie es zu „im März“ verallgemeinern oder weglassen. Der Dateiname des Anhangs, die Absenderzeile der E-Mail und die Signatur müssen ebenfalls entsprechend behandelt werden.
Nach der Prüfung könnte der Text etwa so lauten: „Hallo Person_1, anbei mein Kontoauszug für Konto Account_1 bei Company_1. Ich bin im März nach Address_1 gezogen. Bitte aktualisieren Sie daher meine Adresse. Mein Mann Person_3 ist ebenfalls im Kreditvertrag aufgeführt. Danke, Person_2, Phone_1.“ Der Text enthält weniger Details und ist für eine Frage zum Kredit genauso nützlich.
Lassen Sie im Zweifelsfall Angaben weg. Sie können sie in der nächsten Nachricht jederzeit ergänzen, falls die KI sie benötigt. Eine Nachricht, die bereits gesendet wurde, können Sie nicht zurücknehmen.
Eine abschließende Prüfung
- Suchen Sie nach dem Nachnamen des Klienten und nach allen Varianten davon. Suchen Sie auch nur nach dem Vornamen.
- Suchen Sie nach Ziffern. Achten Sie auf lange Zahlen und alles, was wie ein Datum aussieht.
- Lesen Sie die erste und die letzte Seite. In Briefköpfen, Signaturblöcken und Fußzeilen häufen sich identifizierende Angaben.
- Dateinamen prüfen und jeden Titel oder jede Überschrift, die Sie in den Chat eingegeben haben.
- Fragen Sie sich, ob ein Fremder den Klienten identifizieren könnte anhand der verbliebenen Angaben.
Automatische Tools helfen bei großen Datenmengen, übersehen aber auch Dinge. Unabhängig davon, was Sie verwenden: Prüfen Sie das Ergebnis selbst, bevor etwas gesendet wird.
ClientSafe, eine Windows-App von GagarinSoft, findet Namen, Unternehmen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Konto- und Ausweisnummern sowie Geburtsdaten in den Dokumenten eines Falls und zeigt Ihnen die Treffer zur Prüfung an. Bilder werden in der sicheren Kopie weggelassen. Mehr über ClientSafe erfahren.
Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Prüfen Sie die für Sie geltenden Regeln.