Ein KI-Agent liest jede Datei in dem Ordner, den Sie ihm geben. Stellen Sie ihm einen Ordner mit sicheren Kopien bereit: Markdown-Dateien, in denen Namen, Adressen und Ausweisnummern durch Platzhalter wie Person_1 ersetzt wurden. Bewahren Sie die Originale an einem anderen Ort auf und setzen Sie die echten Namen erst in der Antwort des Agenten wieder ein.
Warum bei einem Agenten mehr Vorsicht nötig ist als bei einem Chat
In einem Chat sehen Sie jede Zeile, die Sie einfügen. Ein Agent öffnet Dateien selbst: Er durchsucht den Ordner, liest, was relevant erscheint, und zitiert daraus. Sie entscheiden nicht, welche Passagen er liest.
Wenn der Agent mit einem Cloud-Modell arbeitet, wird der gelesene Text an den Anbieter dieses Modells übermittelt und unterliegt dessen Bedingungen. Deshalb sollte der Ordner nichts enthalten, was Sie nicht selbst in einen Chat einfügen würden. Unser Leitfaden zu KI-Dateneinstellungen erläutert, welche Daten die wichtigsten Dienste aufbewahren.
Sichere Kopien der Kundendokumente speichern
- Erstellen Sie einen Vorgang für den Kunden und fügen Sie dessen Dokumente hinzu. ClientSafe liest PDFs, auch Scans, Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien, E-Mails und mehr.
- Prüfen Sie die gefundenen Angaben: Namen, Unternehmen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Konto- und Ausweisnummern sowie Geburtsdaten. Entfernen Sie die Häkchen bei Treffern, die keine personenbezogenen Daten sind, und markieren Sie alles, was übersehen wurde.
- Speichern Sie jede sichere Kopie als Markdown-Datei. Agenten lesen Markdown als Klartext, wobei Überschriften und Tabellen erhalten bleiben.
Innerhalb eines Vorgangs erhält derselbe Name in allen Dokumenten denselben Platzhalter. Der Agent kann Person_1 vom Vertrag bis zu den Briefen verfolgen, ohne zu wissen, um wen es sich handelt. Siehe die Arbeit mit einem gesamten Fall.
Ein Platzhalter ersetzt zwar den Namen, doch der übrige Text kann die Person weiterhin identifizieren: etwa durch eine seltene Berufsbezeichnung, einen kleinen Ort oder ein bekanntes Ereignis. Prüfen Sie die sicheren Kopien anhand unserer Liste der Inhalte, die vor der Weitergabe eines Dokuments an eine KI entfernt werden sollten.
Bilder in den Dokumenten werden nicht in die sichere Kopie übernommen. Wenn der Agent ein Diagramm oder Foto benötigt, beschreiben Sie es mit eigenen Worten.
Den Ordner des Agenten einrichten
Erstellen Sie einen neuen Ordner für den Agenten und kopieren Sie ausschließlich die sicheren Kopien hinein. Dokumente ohne Kundendaten, etwa Vorlagen, Handbücher oder öffentlich zugängliche Vorschriften, können ebenfalls dort abgelegt werden.
Die Originale bleiben außerhalb dieses Ordners und seiner Unterordner. Dasselbe gilt für alle anderen Kopien von Kundendokumenten, die noch die echten Namen enthalten.
Wenn der Ordner mit einem Cloud-Dienst synchronisiert wird, gelangen auch die sicheren Kopien dorthin. Für eine sichere Kopie ist das gewöhnlich in Ordnung, aber entscheiden Sie bewusst darüber.
Den Agenten über die Platzhalter informieren
Fügen Sie der Anweisungsdatei des Agenten eine kurze Notiz hinzu, zum Beispiel:
Names like Person_1 and Company_1 are placeholders.
Use them exactly as written. Do not guess the real names.Ohne diese Notiz könnte ein Agent versuchen, einen Platzhalter durch einen erfundenen Namen zu „korrigieren“. Dieser Name lässt sich dann nicht wiederherstellen.
Die echten Namen in der Antwort wieder einsetzen
Die Antwort des Agenten enthält die Platzhalter. Fügen Sie sie im selben Vorgang in ClientSafe ein; die echten Namen werden wieder eingesetzt. Der wiederhergestellte Text ist wieder ein Kundendokument: Bewahren Sie ihn bei den Kundenunterlagen auf, nicht im Ordner des Agenten. Unser Leitfaden zu Wiederherstellen echter Namen erläutert die Einzelheiten.
Vor dem Start des Agenten prüfen
- Durchsuchen Sie den Ordner des Agenten nach dem Nachnamen des Kunden, seiner E-Mail-Domain oder Kontonummer. Es sollte kein Treffer erscheinen.
- Prüfen Sie, dass sich weder eine Original-PDF- noch eine Word- oder Excel-Datei im Ordner oder seinen Unterordnern befindet.
- Öffnen Sie eine sichere Kopie und lesen Sie die erste Seite so, als wären Sie eine außenstehende Person.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich dieselben sicheren Kopien mit mehreren Agenten verwenden?
Ja. Eine sichere Kopie ist eine gewöhnliche Markdown-Datei. Jeder Agent oder jedes lokale Modell, das Textdateien lesen kann, kann sie verwenden.
Was passiert, wenn ich später Dokumente zum Vorgang hinzufüge?
Personen, die bereits im Fall erfasst sind, behalten ihre Platzhalter; neue Personen erhalten die nächste freie Nummer. Speichern Sie sichere Kopien der neuen Dokumente und fügen Sie sie dem Ordner des Agenten hinzu.
Ist ein lokales Modell ohne sichere Kopie sicher genug?
Ein Modell, das auf Ihrem PC läuft, lässt den Text auf Ihrem PC. Eine sichere Kopie ist trotzdem hilfreich, wenn der Ordner mit der Cloud synchronisiert wird, der Agent im Internet suchen kann oder Sie später zu einem Cloud-Modell wechseln.
ClientSafe ersetzt personenbezogene Daten in Mandantendokumenten auf Ihrem PC durch Platzhalter und speichert die sichere Kopie als Markdown für Ihren KI-Agenten. Wenn die Antwort zurückkommt, setzt es die echten Namen wieder ein. Die Erkennung ist nicht perfekt. Prüfen Sie daher die Liste, bevor Sie speichern.