Eine Mandantenliste, ein Kundenexport oder eine Buchungstabelle kann an ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot gehen, sobald die Personen darin durch Platzhalter ersetzt sind. Dazu genügt es nicht, eine Spalte zu leeren: Namen stehen auch in Notizen, Blattnamen, Kommentaren und ausgeblendeten Blättern.
In diesem Beitrag geht es um Tabellen, unabhängig von Ihrem Beruf. Eine allgemeine Liste dessen, was in jedem Text zu maskieren ist, finden Sie unter PII in KI-Prompts maskieren. Zu Buchhaltungsdateien im Besonderen siehe KI für Steuerberater und Buchhalter.
Welche Spalten personenbezogene Daten enthalten
Die offensichtliche Spalte ist der Name. Diese Spalten bleiben oft stehen:
| Spalte | Warum sie jemanden identifiziert |
|---|---|
| Name, Vorname, Nachname | Direkt. Prüfen Sie auch, ob es eine eigene Spalte „Ansprechpartner“ gibt. |
| Firma | Nennt den Mandanten und oft die Person hinter einem kleinen Betrieb. |
| E-Mail, Telefon | Direkt. Eine E-Mail-Adresse enthält meist den Namen. |
| Adresse, Postleitzahl, Ort | Eine vollständige Adresse verweist auf einen Haushalt. Eine Postleitzahl plus ein seltener Beruf kann das auch. |
| Konto-, IBAN-, Steuer- und Ausweisnummern | Einmalig für eine Person oder eine Firma. |
| Geburtsdatum | Für sich allein eine Kennung. |
| Notizen, Kommentare, „Referenz“ und „Beschreibung“ | Freitext. Vornamen, Wohnungsnummern und „die Dame von der Bäckerei“ landen hier. |
| Kunden- oder Aktennummer | Für die KI bedeutungslos, aber sie verknüpft die Zeile mit Ihrem eigenen System. Ersetzen Sie sie, wenn die Datei Ihr Team verlässt. |
Spalten, die nur die Arbeit beschreiben, etwa Kategorie, Status oder Region, können meist bleiben. Der Test ist derselbe wie bei einem Dokument: Könnte jemand, der nur die Tabelle sieht, herausfinden, wer diese Personen sind? Kombinationen zählen. Eine Zeile mit einem seltenen Beruf, einer kleinen Stadt und einem Datum kann eine Person auch ohne Namen identifizieren.
Was sich in einer Arbeitsmappe versteckt
- Ausgeblendete Blätter. Ein Blatt kann in der Registerleiste ausgeblendet sein und trotzdem die vollständige Mandantenliste enthalten. Excel kennt außerdem den Zustand „very hidden“, den der Dialog Unhide nicht anbietet: Die Referenz von Microsoft besagt, dass der Benutzer ein solches Blatt über die Oberfläche nicht wieder sichtbar machen kann.
- Ausgeblendete Zeilen und Spalten. Sie sind weiterhin in der Datei. Der Document Inspector von Microsoft führt „hidden rows“ und „hidden columns that contain data“ als Inhalte auf, die er findet.
- Kommentare und Notizen. Sie enthalten die Namen der Prüfer und zitieren oft die Zelle.
- Blattnamen und der Dateiname. „Familie Schmidt 2025“ ist ebenfalls ein Name.
- Kopf- und Fußzeilen, Dokumenteigenschaften, benutzerdefinierte XML-Daten. All das steht ebenfalls auf der Liste des Document Inspector .
- Formeln. Eine Formel kann einen Namen im Klartext enthalten, etwa in einer Suchfunktion.
- Bilder. Ein eingefügter Screenshot oder ein gescanntes Formular ist kein Text, und Find liest ihn nicht. Siehe personenbezogene Daten in Scans und Screenshots.
Document Inspector entfernt solche Inhalte, ersetzt aber keine Namen in Zellen. Microsoft empfiehlt, ihn an einer Kopie auszuführen, weil entfernte Daten womöglich nicht zurückkommen und Undo sie womöglich nicht wiederherstellt.
Von Hand in Excel
- Arbeiten Sie an einer Kopie mit neutralem Dateinamen.
- Blenden Sie zuerst alles ein. Zeigen Sie alle Blätter, Zeilen und Spalten an, damit Sie sehen, was Sie bereinigen.
- Legen Sie den Schlüssel an. Schreiben Sie in einer separaten Datei jeden echten Wert neben seinen Platzhalter: Person_1, Company_1 und so weiter. Halten Sie ihn aus dem Chat heraus.
- Ersetzen Sie mit Ctrl+H. Stellen Sie unter Options „Within“ auf Workbook, damit alle Blätter erfasst werden. Suchen Sie zuerst die längste Form eines Namens, dann die kürzeren. „Match case“ aus, damit auch „SMITH“ gefunden wird.
- Prüfen Sie die Freitextspalten mit dem Auge. Sortieren oder filtern Sie die Notizspalte und lesen Sie sie. Replace findet nur, was Sie eingetippt haben.
- Behandeln Sie Kommentare gesondert. Auf der Registerkarte Replace bietet „Look in“ nur Formulas an, sodass Kommentare und Notizen einzeln gelöscht oder bearbeitet werden müssen. Die Seite von Microsoft zu Find and Replace beschreibt diese Optionen.
- Suchen Sie erneut nach jedem Originalnamen. Die Trefferzahl sollte null sein. Suchen Sie dann nach „@“.
- Entfernen Sie die versteckten Inhalte mit dem Document Inspector, an der Kopie.
Pro Mandant ist das machbar. Bei einer Liste von zweihundert Personen mit unterschiedlichen Schreibweisen funktioniert es nicht mehr, denn jedes Replace betrifft nur einen Namen, und die Schlüsseltabelle wächst von Hand. Siehe Platzhalter über mehrere Dokumente hinweg wenn derselbe Mandant in mehreren Dateien vorkommt.
CSV und ODS
CSV ist Nur-Text. Es kann keine ausgeblendeten Blätter oder Kommentare enthalten, also bleibt weniger zu übersehen. Ein Freitextfeld kann in Anführungszeichen dennoch Kommas und Zeilenumbrüche enthalten, und die Namen darin sind so echt wie in jeder anderen Spalte. Öffnen Sie die Datei einmal in einem Texteditor und lesen Sie die ersten Zeilen, bevor Sie etwas einfügen.
ODS, das Tabellenformat von LibreOffice, hat Blätter und kann sie ausblenden, genau wie XLSX. Prüfen Sie dieselben Stellen: Notizen, Blattnamen und ausgeblendete Blätter.
Die echten Namen in der Antwort zurückbekommen
Die KI antwortet in Platzhaltern: „Person_14 hat seit März nicht geantwortet, und Company_3 ist die einzige mit zwei offenen Fällen.“ Um daraus etwas zu machen, womit Sie arbeiten können, brauchen Sie den Schlüssel. Von Hand heißt das, jeden Platzhalter in Ihrer Tabelle nachzuschlagen oder Replace umgekehrt auf die Antwort anzuwenden.
Zwei Regeln sorgen dafür, dass das funktioniert. Dieselbe Person muss in jeder Zeile und auf jedem Blatt denselben Platzhalter haben, sonst behandelt die Antwort eine Person als zwei. Und der Schlüssel bleibt bei Ihnen: Laden Sie ihn nicht mit der Datei hoch. Der Ablauf zum Wiederherstellen beschreibt den Hin- und Rückweg.
Brauchen Sie nur eine Methode und keine Antwort zu Ihren eigenen Zeilen, schicken Sie ein Beispiel. Zehn Zeilen mit Platzhaltern genügen, um nach einer Formel oder einem Pivot-Layout zu fragen, und Sie wenden sie selbst auf die echte Datei an.
Mit ClientSafe
ClientSafe liest Excel-Dateien (.xlsx), LibreOffice-Dateien (.ods) und CSV-Dateien, und ausgeblendete Blätter in XLSX-Dateien werden ebenfalls gelesen. Sie fügen die Datei dem Fall eines Mandanten hinzu. Namen, Firmen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Konto- und Ausweisnummern und Geburtsdaten werden zu Platzhaltern, und derselbe Wert erhält im ganzen Fall denselben Platzhalter. Sie prüfen die Treffer, entfernen das Häkchen bei falschen und markieren, was übersehen wurde. Die sichere Kopie wird zum Einfügen in den Chat kopiert oder als Markdown-Datei (.md) gespeichert. Die Dokumente werden auf Ihrem PC verarbeitet.
Kommt die Antwort zurück, fügen Sie sie in ClientSafe ein, und die echten Namen werden wiederhergestellt.
Häufige Fragen
Kann ich einfach die Namensspalte löschen?
Nur wenn keine andere Spalte die Person identifiziert. E-Mail-Adressen, Notizen und der Dateiname tun das oft trotzdem.
Ist CSV sicherer als XLSX?
Es hat weniger versteckte Stellen, aber die Zellen selbst sind gleich. Die Namen darin müssen weiterhin ersetzt werden.
Anonymisiert der Document Inspector die Daten?
Nein. Er entfernt versteckte Inhalte und Eigenschaften. Er ersetzt keine Namen in Zellen.
Sieht die KI ausgeblendete Blätter in einer hochgeladenen Datei?
Gehen Sie davon aus, dass sie es kann. Ersetzen oder entfernen Sie versteckte Inhalte, bevor die Datei Ihren Rechner verlässt.
Soll ich die Datei hochladen oder die Daten einfügen?
Wofür Sie sich auch entscheiden, senden Sie die sichere Kopie. Eine hochgeladene Datei bringt ihren Dateinamen, ihre Blattnamen und ihre Eigenschaften mit.
ClientSafe liest Tabellen zusammen mit Word-Dokumenten, PDFs, Präsentationen und E-Mails und führt einen einzigen Satz Platzhalter für den ganzen Mandanten.