Einen E-Mail-Verlauf mit einem Mandanten zusammenfassen lassen, ohne ihn offenzulegen

Um eine lange E-Mail-Korrespondenz mit einem Mandanten von ChatGPT, Claude oder Gemini zusammenfassen zu lassen, ohne dessen Angaben zu übermitteln, speichern Sie die E-Mails als Dateien, erstellen Sie eine sichere Kopie, in der Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern durch Platzhalter ersetzt sind, und bitten Sie um eine Zusammenfassung dieser Kopie. Setzen Sie anschließend die echten Namen auf Ihrem PC wieder in die Zusammenfassung ein.

Wo sich personenbezogene Daten in einer E-Mail-Korrespondenz verbergen

Es reicht nicht, den Namen des Mandanten aus der ersten Nachricht zu entfernen. Eine Korrespondenz enthält an leicht zu übersehenden Stellen immer wieder personenbezogene Daten:

• Kopfzeilen jeder Nachricht: Namen und Adressen in „Von“, „An“ und „Cc“.
• Zitierte Antworten. Jede Antwort enthält üblicherweise darunter die vorherigen Nachrichten, einschließlich Zeilen wie „Am Montag schrieb Maria Lopez:“.
• Signaturen: Berufsbezeichnungen, direkte Telefonnummern und Büroanschriften.
• Weitergeleitete Nachrichten mit den Angaben des ursprünglichen Absenders.
• Dateinamen von Anhängen, etwa „Lopez_passport.pdf“.

Unsere Liste zu Inhalte, die vor der Weitergabe eines Dokuments an eine KI entfernt werden sollten umfasst Angaben, die in Kombination jemanden identifizierbar machen, etwa eine Berufsbezeichnung und eine kleine Stadt.

E-Mails als Dateien speichern

Speichern Sie zuerst die neueste Nachricht der Korrespondenz: Sie enthält normalerweise die früheren Nachrichten als Zitate. Speichern Sie ältere Nachrichten separat, wenn die Zitate gekürzt sind.

• Neues Outlook für Windows und Outlook im Web. Öffnen Sie die Nachricht, wählen Sie „Weitere Aktionen“ und dann „Speichern unter“. Die Nachricht wird als .eml-Datei gespeichert.
• Klassisches Outlook. Öffnen Sie die Nachricht, wählen Sie „Datei“ und dann „Speichern unter“. Wählen Sie als Dateityp HTML. Eine HTML-Datei enthält die Zeilen „Von“, „An“, „Cc“ und „Betreff“ sowie den Nachrichtentext.
• Gmail. Öffnen Sie die Nachricht, klicken Sie auf „Mehr“ und dann auf „Nachricht herunterladen“. Gmail speichert die Nachricht als .eml-Datei.

Legen Sie die Dateien in einem Ordner für diesen Mandanten ab, der sich nicht in einem Ordner befindet, der mit einem gemeinsamen Laufwerk synchronisiert wird.

Eine sichere Kopie der Korrespondenz erstellen

1. Erstellen Sie in ClientSafe einen Fall für den Mandanten und fügen Sie die gespeicherten E-Mails hinzu. ClientSafe liest .eml- und .html-Dateien sowie Dokumente, die der Mandant geschickt hat, wenn Sie diese ebenfalls gespeichert haben.
2. Prüfen Sie die gefundenen Einträge: Namen, Unternehmen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Konto- und Ausweisnummern sowie Geburtsdaten. Deaktivieren Sie Treffer, bei denen es sich nicht um personenbezogene Daten handelt, und markieren Sie Übersehenes, etwa einen Spitznamen, der in einer Antwort verwendet wurde.
3. Kopieren Sie die sichere Kopie.

Innerhalb eines Falls erhält dieselbe Person in jeder E-Mail denselben Platzhalter – in der Kopfzeile, im zitierten Text und in der Signatur. Die KI kann nachvollziehen, wer was geschrieben hat. Siehe die Arbeit mit einem gesamten Fall.

Um eine Zusammenfassung bitten

Fügen Sie die sichere Kopie mit einer passenden Anweisung in ChatGPT, Claude oder Gemini ein. Zum Beispiel:

This is an email thread between Person_1 (our client)
and Company_1. Names like Person_1 are placeholders: keep them as written.
Summarize what was agreed, what is still open, and who owes the next step.
List every date and amount mentioned, with the email it comes from.

Wenn Sie nach der Quelle jedes Datums und Betrags fragen, können Sie diese Angaben anhand der E-Mails überprüfen. Zitierte Antworten wiederholen Text, und ein Modell kann einen Satz der falschen Nachricht zuordnen.

Die echten Namen wieder einsetzen

Fügen Sie die Zusammenfassung der KI im selben Fall in ClientSafe ein, und die echten Namen werden wieder eingesetzt. Die wiederhergestellte Zusammenfassung ist ein Dokument für den Mandanten: Bewahren Sie sie bei dessen Dateien auf, nicht im Chatverlauf. Unser Leitfaden zu Wiederherstellen echter Namen erläutert die Einzelheiten.

Häufig gestellte Fragen

Warum sollte ich E-Mails als Dateien speichern, statt den Text zu kopieren?

Beim Kopieren von Text fehlen üblicherweise die Kopfzeilen; in einer gespeicherten Datei bleiben sie erhalten. In den Kopfzeilen stehen viele Namen und Adressen, und sie zeigen der KI, wer welche Nachricht geschrieben hat.

Was ist mit den Anhängen?

Speichern Sie benötigte Anhänge separat und fügen Sie sie demselben Fall hinzu. Sie erhalten dieselben Platzhalter wie die E-Mails.

Ist eine Zusammenfassung einer sicheren Kopie genauso gut wie eine Zusammenfassung des Originals?

Bei der Frage, wer wann was vereinbart hat, in der Regel ja: Dank der Platzhalter bleiben die Personen unterscheidbar. Wenn die Bedeutung davon abhängt, wer eine Person ist – etwa bei einer bekannten Persönlichkeit –, geben Sie diesen Kontext in Ihrer Anfrage an, ohne den Namen zu nennen.

ClientSafe ersetzt Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern in gespeicherten E-Mails auf Ihrem PC durch Platzhalter und setzt die echten Namen wieder in die Zusammenfassung der KI ein. Die Erkennung ist nicht perfekt. Prüfen Sie daher die Liste, bevor Sie sie kopieren.