Wenn ein Mandant seine Steuererklärung durch ChatGPT oder Gemini laufen lässt, sagen Sie ihm klar, was er geteilt hat und wie er KI beim nächsten Mal mit weniger Risiko nutzt, und beantworten Sie jede „Korrektur“ mit einer Quelle, die er öffnen kann. Wenn Sie selbst KI für Steuererklärungen von Mandanten nutzen, gelten die Vertraulichkeitsregeln für Sie, nicht für den Mandanten: in den USA Section 7216 und die Leitlinien des IRS zu KI, im Vereinigten Königreich und in der EU die DSGVO.

Ein Steuerformular mit einem grauen Kästchenraster, einige Kästchen mit leeren dunkelblauen Streifen abgedeckt, daneben ein Taschenrechner, ein dunkelblauer Stift, ein kleiner Stapel leerer Belege und die Kante eines Laptops auf einem cremefarbenen Schreibtisch.

Was ein Mandant mit dem Hochladen einer Erklärung teilt

Eine fertige Steuererklärung enthält mehr personenbezogene Daten als fast jedes andere Dokument eines Mandanten. Ein US-Formular 1040 enthält die Social Security Numbers des Steuerpflichtigen, des Ehepartners und jedes Angehörigen sowie Bankleitzahl und Kontonummer für eine Erstattung per Überweisung. Eine britische Self-Assessment-Erklärung (SA100) enthält die Unique Taxpayer Reference, die National Insurance Number und das Geburtsdatum. In der EU enthalten Erklärungen die nationale Steuer-ID.

Ein Mandant, der „meine Erklärung“ hochlädt, lädt meist das ganze Paket hoch:

  • Kennnummern: SSN oder ITIN, National Insurance Number und UTR, eine nationale Steuer-ID.
  • Andere Personen: Ehepartner, Kinder und weitere Angehörige, oft mit Geburtsdaten.
  • Einkünfte: Löhne und Arbeitgeber, Kapital- und Mieteinkünfte, die Erstattung oder die Nachzahlung.
  • Bankdaten: Kontonummern für Erstattungen und Zahlungen.
  • Anlagen: W-2, 1099, P60 und manchmal ein Foto des Reisepasses oder Führerscheins.

Das meiste davon sind die eigenen Daten des Mandanten. Ehepartner und Kinder haben nicht entschieden, ihre zu teilen.

Was Sie einem Mandanten sagen, der es schon getan hat

Verzichten Sie auf die Belehrung. Der Mandant wollte seine eigene Erklärung verstehen. Geben Sie ihm drei Schritte:

  1. Chat löschen. In ChatGPT verschwindet ein gelöschter Chat sofort aus dem Konto und wird innerhalb von 30 Tagen endgültig gelöscht, sofern OpenAI ihn nicht aus Sicherheits- oder Rechtsgründen länger aufbewahren muss (Stand Oktober 2026). Das Löschen macht den Upload nicht rückgängig. Es verkürzt, wie lange die Daten aufbewahrt werden.
  2. Training für künftige Chats abschalten. In privaten ChatGPT-Tarifen ist „Improve the model for everyone“ standardmäßig eingeschaltet und lässt sich unter Settings, Data controls abschalten. Unser Beitrag dazu, ob es sicher ist, Dokumente in ChatGPT hochzuladen, erklärt, was mit einer Datei in privaten und Business-Tarifen passiert.
  3. In den USA eine Identity Protection PIN beantragen. Eine IP PIN verhindert, dass jemand anderes mit der SSN oder ITIN des Mandanten eine Bundessteuererklärung einreicht. Jeder, der seine Identität nachweisen kann, kann eine erhalten, und Eltern können eine für Angehörige beantragen. Steuerberater können sie nicht für einen Mandanten beantragen; der Mandant muss das selbst tun.

Wenn der Mandant mit „Korrekturen“ der KI kommt

Der Thread auf r/Accounting zu diesem Thema beginnt mit einem Mandanten, der einen Entwurf seiner Erklärung durch ChatGPT und Gemini laufen ließ und mit Änderungswünschen zurückkam, die der Steuerberater „schlicht falsch“ nennt. In einer Antwort fragte ein Mandant, warum der neue Abzug für Zinsen auf Autokredite fehle. Das Auto war 2024 gekauft worden, und der Abzug gilt nur für Kredite, die nach dem 31. Dezember 2024 aufgenommen wurden.

Ein Chatbot kann eine Steuerregel selbstsicher darlegen und trotzdem falschliegen, veraltet sein oder für die Fakten eines anderen recht haben. Das IRS Office of Professional Responsibility zählt erfundene Ausgaben, sogenannte „Halluzinationen“, in seinen Leitlinien für Steuerpraktiker vom Juni 2026 zu den Grenzen generativer KI. Das Modell weiß außerdem nicht, was nicht auf der Seite steht: das Kaufdatum, einen Umzug ins Ausland, ein in einem früheren Jahr ausgeübtes Wahlrecht.

Eine Antwort, die funktioniert:

  • Bitten Sie um die genaue Frage, die der Mandant eingetippt hat, und die vollständige Antwort, keine Zusammenfassung.
  • Beantworten Sie jeden Punkt mit einer Quelle, die der Mandant öffnen kann: einer Seite des IRS oder von HMRC, den Ausfüllhinweisen, dem Gesetz selbst. „Hier ist die Seite des IRS“ klärt mehr als „ChatGPT liegt falsch“.
  • Hat die KI etwas Richtiges gefunden, sagen Sie es und korrigieren Sie es.
  • Bewahren Sie den Austausch in der Mandantenakte auf. Besteht der Mandant auf einer Position, von der Sie abgeraten haben, zeigt die Akte, was Sie gesagt haben.
  • Kosten diese Prüfungen echte Zeit, regeln Sie sie im Mandatsschreiben fürs nächste Jahr.

Eine Notiz, die Sie Mandanten schicken können

Halten Sie sie kurz und verbieten Sie KI nicht: Mandanten nutzen sie ohnehin. Sagen Sie ihnen, wie sie sie mit weniger Risiko nutzen, und laden Sie sie ein, Ihnen zu schicken, was dabei herauskommt. Passen Sie den Wortlaut an Ihre Kanzlei an.

Betreff: KI-Tools und Ihre Steuerunterlagen

Viele Mandanten fragen inzwischen ChatGPT, Gemini oder andere KI-Tools
zu ihrer Steuererklärung. Das ist in Ordnung, und wir sehen uns gern an,
was dabei herauskommt. Ein paar Hinweise:

1. Fragen Sie nach der Regel, nicht nach Ihrer Erklärung. „Kann ich Zinsen
   für einen 2025 aufgenommenen Autokredit absetzen?“ bringt Ihnen eine
   Antwort ohne Ihre Angaben.
2. Wenn Sie Zahlen einfügen, entfernen Sie vorher Ihre Steuer- und
   Sozialversicherungsnummer, Namen und Geburtsdaten von Ehepartner und
   Kindern, Kontonummern, Ihre Adresse und den Namen Ihres Arbeitgebers.
3. Laden Sie keine Fotos von Reisepass, Führerschein oder Personalausweis hoch.
4. Prüfen Sie vorher die Datenschutzeinstellungen des Tools, zum Beispiel,
   ob Ihre Chats zum Training seiner Modelle verwendet werden.
5. KI-Tools können bei Steuerregeln falschliegen oder veraltet sein, und
   sie kennen die Fakten nicht, die Sie uns mitgeteilt haben. Schicken Sie
   uns Frage und Antwort, und wir prüfen sie anhand offizieller Quellen,
   bevor sich an Ihrer Erklärung etwas ändert.

Wenn Sie Ihre Erklärung bereits hochgeladen haben, löschen Sie den Chat
und geben Sie uns Bescheid. Wir erklären Ihnen, wie Sie Ihr Steuerkonto
schützen können.

Wenn Sie KI für Steuererklärungen nutzen: Regeln in den USA

Ein Mandant darf seine eigene Erklärung mit jedem teilen. Ein Steuerberater darf das nicht. Section 7216 des Internal Revenue Code macht es zu einem Vergehen, wenn jemand, der gewerblich Steuererklärungen erstellt, Informationen, die für eine Erklärung bereitgestellt wurden, wissentlich oder leichtfertig offenlegt oder für einen anderen Zweck verwendet. Die Strafe ist eine Geldstrafe von bis zu 1.000 $ (100.000 $, wenn Section 6713(b) anwendbar ist), bis zu einem Jahr Haft oder beides. Section 6713 ergänzt eine zivilrechtliche Strafe.

Die Durchführungsbestimmungen definieren die Begriffe weit. „Tax return information“ umfasst Namen, Adresse und Kennnummer des Steuerpflichtigen sowie alle für die Erklärung bereitgestellten Informationen, und „Offenlegung“ heißt, sie „gegenüber jeder Person auf jede erdenkliche Weise“ bekannt zu machen (§301.7216-1). Offenlegungen, die die Bestimmungen nicht ausdrücklich erlauben (§301.7216-2), brauchen vorher die schriftliche Einwilligung des Steuerpflichtigen in der Form, die §301.7216-3 vorschreibt.

Weder das Gesetz noch die Bestimmungen erwähnen KI. Das IRS Office of Professional Responsibility tut es, in seinen Leitlinien vom Juni 2026. Es nennt Section 6713 und 7216 unter den anwendbaren Regeln, warnt, dass KI-Plattformen „Risiken einer unbefugten Offenlegung sensibler Steuerpflichtigendaten bergen können“, und sagt, Praktiker müssten Mandantendaten „ausschließlich mit sicherer, unternehmensseitig freigegebener KI“ verarbeiten. Es sagt auch: „Praktiker können sich nicht allein auf KI verlassen“, und KI-Ausgaben müssen geprüft werden, bevor sie einen Mandanten oder den IRS erreichen.

Ob die Übermittlung von Steuererklärungsdaten an einen bestimmten KI-Anbieter eine einwilligungspflichtige Offenlegung ist, hängt vom Tool und den Umständen ab. Vom AICPA veröffentlichte Leitlinien empfehlen, genau das anhand von §301.7216-2 und §301.7216-3 zu prüfen. Holen Sie Rat bei einem Steuerrechtsanwalt oder Ihrem Berufsverband ein, bevor Sie KI in Ihren Ablauf für Steuererklärungen einbauen.

Unabhängig davon gelten Steuer- und Buchhaltungsfachleute nach der FTC Safeguards Rule als Finanzinstitute und müssen einen schriftlichen Informationssicherheitsplan führen, den WISP. Der IRS veröffentlicht eine Vorlage in Publication 5708 und Sicherheitshinweise in Publication 4557, Safeguarding Taxpayer Data. Die OPR-Leitlinien fordern Kanzleien auf, Verfahren für KI festzulegen: Schulung der Mitarbeiter, sicherer Umgang mit Daten und Prüfung externer KI-Tools. Im WISP halten Sie fest, welche Tools Mitarbeiter nutzen dürfen und was in sie eingegeben werden darf.

Vereinigtes Königreich und EU: die DSGVO

Steuerdaten über einen einzelnen Mandanten sind personenbezogene Daten nach der DSGVO und der UK GDPR. Ein Name und eine Kennnummer sind beide als Identifikatoren aufgeführt. Verarbeitet ein KI-Anbieter diese Daten im Auftrag Ihrer Kanzlei, ist er in der Regel Auftragsverarbeiter, und Artikel 28 verlangt einen Vertrag mit bestimmten Inhalten. Prüfen Sie, ob der KI-Tarif, den Sie nutzen, einen Auftragsverarbeitungsvertrag enthält, bevor Mandantendaten hineingehen. Namen durch Platzhalter zu ersetzen senkt das Risiko, aber pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogene Daten.

Die Methode der sicheren Kopie für Steuerberater

Die meisten Fragen, die ein Steuerberater einem KI-Tool stellt, brauchen die Identität des Mandanten nicht: diese K-1-Zeile erklären, einen verständlichen Brief zu Vorauszahlungen entwerfen, einen Bescheid von HMRC oder dem IRS zusammenfassen, einen Abschreibungsplan prüfen.

  1. Fragen Sie, wenn möglich, allgemein nach der Regel. Dann verlässt nichts über den Mandanten die Kanzlei.
  2. Wird das Dokument selbst gebraucht, arbeiten Sie mit einer Kopie. Ersetzen Sie Namen, SSNs, NI-Nummern und Steuer-IDs, Adressen, Kontonummern und Geburtsdaten durch Platzhalter wie Person_1, ID_1, Account_1. Behalten Sie Beträge, Jahre und Zeilennummern: Darum geht es in der Frage. Die Liste dazu, was vor dem Senden an eine KI aus einem Dokument raus muss, behandelt die indirekten Details, etwa einen Arbeitgeber in einer Kleinstadt.
  3. Verwenden Sie überall denselben Platzhalter für dieselbe Person. Der Ehepartner ist in der Erklärung, im W-2 und im Brief Person_2.
  4. Prüfen Sie die Antwort an der Quelle und setzen Sie dann die echten Namen auf Ihrem eigenen Computer wieder ein.

Eine sichere Kopie verringert, was Ihre Kanzlei verlässt. Die Frage nach Section 7216 klärt sie für sich allein nicht: Die Definition von „tax return information“ in der Bestimmung beschränkt sich nicht auf Namen und Nummern. Nehmen Sie diesen Punkt zusammen mit der Einwilligungsfrage zu Ihrem Berater mit.

ClientSafe erledigt die Schritte 2 und 3 auf Ihrem PC. Legen Sie die Dokumente des Mandanten in einen Fall, prüfen Sie, was gefunden wurde, entfernen Sie das Häkchen bei Treffern, die keine personenbezogenen Daten sind, markieren Sie, was übersehen wurde, und kopieren Sie dann die sichere Kopie oder speichern Sie sie als Markdown-Datei. Fügen Sie die Antwort der KI im selben Fall wieder ein, um die Namen wiederherzustellen. Zu Bankexporten und Jahresabschlüssen hinter einer Unternehmenssteuererklärung siehe KI für Steuerberater und Buchhalter.

Häufige Fragen

Sollte ich Mandanten sagen, dass sie KI nicht für ihre Steuern nutzen sollen?

Ein Verbot funktioniert selten, und es sind ihre Daten. Eine Notiz dazu, wie man KI mit weniger Risiko nutzt, plus das Angebot, die Antworten zu prüfen, sorgt dafür, dass die Fragen weiter bei Ihnen landen.

Kann ein Mandant seine Erklärung hochladen, wenn er seinen Namen entfernt?

Nein. Die SSN oder NI-Nummer, die Namen der Angehörigen, die Kontonummern, die Adresse und der Arbeitgeber auf einem W-2 oder P60 identifizieren den Mandanten ebenso. Entfernen Sie alles davon oder fragen Sie ohne das Dokument nach der Regel.

Brauche ich die Einwilligung des Mandanten, um KI für Steuererklärungen zu nutzen?

In den USA möglicherweise: Section 7216 verlangt eine schriftliche Einwilligung für Offenlegungen, die die Bestimmungen nicht anderweitig erlauben, und wie das greift, hängt vom Tool und davon ab, was Sie senden. Im Vereinigten Königreich und in der EU brauchen Sie eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO und einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem KI-Anbieter. Fragen Sie einen Berater nach Ihrer eigenen Kanzlei.

ClientSafe ersetzt auf Ihrem PC in einer sicheren Kopie von Steuerunterlagen Namen, Kennnummern, Adressen und Kontonummern von Mandanten und setzt die echten Namen wieder in die Antwort der KI ein. Die Erkennung ist nicht perfekt, prüfen Sie also, was gefunden wurde, bevor Sie kopieren.

Allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung.