Echte Fälle bestehen nicht aus einem einzigen Dokument. Dazu gehören ein Vertrag, ein Dutzend E-Mails, zwei Rechnungen und die Notizen einer Person. Wenn ein KI-Tool sie gemeinsam lesen soll, muss dieselbe Person in allen Dokumenten denselben Platzhalter haben.
Was beim Verarbeiten einer Datei nach der anderen schiefgeht
Wenn Sie jede Datei einzeln anonymisieren, erhalten Sie Folgendes: Im Vertrag ist Maria Lopez Person_1 und ihr Vermieter Person_2. In den E-Mails beginnt das Tool erneut zu zählen; der Vermieter ist also Person_1 und Maria Person_2. Fügen Sie beides in denselben Chat ein, sieht die KI zwei verschiedene Personen namens Person_1 und bringt die Geschichte durcheinander.
Auch die Wiederherstellung funktioniert dann nicht: Auf wen bezieht sich die KI, wenn sie Person_1 erwähnt? Die Schlüssel für den Vertrag und die E-Mails stimmen nicht überein.
Ein Fall, ein Schlüssel
Die Lösung lässt sich einfach beschreiben. Verwenden Sie für einen Mandanten oder Fall eine einzige Tabelle mit Platzhaltern. Jedes Dokument des Falls verwendet sie. Dann gilt:
- Person_1 ist in jeder Datei Maria Lopez, auch in Dateien, die Sie nächsten Monat hinzufügen.
- Die KI kann sie im Vertrag, in der E-Mail und auf der Rechnung wiedererkennen.
- Ein einziger Wiederherstellungsschritt reicht für alle Antworten zum Fall.
Der Artikel über Platzhalter und schwarze Balken erklärt, warum gleichbleibende Bezeichnungen für die Schlussfolgerungen der KI wichtig sind.
Manuell
Sie können das mit einer Tabelle erledigen: eine Zeile pro Person oder Unternehmen, eine Spalte für den Platzhalter, eine für den echten Wert und eine für Schreibvarianten. Gehen Sie jedes Dokument durch und lassen Sie dabei dieselbe Tabelle geöffnet. Bei drei oder vier kurzen Dateien ist das zuverlässig, darüber hinaus scheitert es: Neue Schreibweisen tauchen auf, ein Name in einer Fußzeile wird in Datei sieben übersehen und niemand weiß mehr, ob Company_4 die Bank oder der Versicherer war.
Wenn Sie manuell vorgehen, fügen Sie jede neue Person sofort nach ihrem Auftauchen der Tabelle hinzu und durchsuchen Sie jede fertige Datei anschließend noch einmal nach allen Namen in der Tabelle.
So verarbeitet ClientSafe einen Fall
- Ein Kunde, ein Fall. Dokumente gehören zu Fällen. Fügen Sie Dateien oder einen ganzen Ordner einschließlich Unterordnern hinzu. Eine Datei, die Sie zweimal hinzufügen, wird nicht dupliziert.
- Derselbe Name, derselbe Platzhalter. Die Zuordnung gilt für alle Dokumente des Falls, auch bei verschiedenen Schreibweisen desselben Namens.
- Einmal überprüfen. Wenn Sie eine Fundstelle abwählen, wird sie aus allen Dokumenten des Falls entfernt. Markieren Sie etwas, das übersehen wurde, wird es in allen Dokumenten ersetzt, auch in später hinzugefügten.
- Zusammenführen und trennen. Wenn zwei Schreibweisen als zwei Personen behandelt wurden, führen Sie sie zusammen. Wenn zwei Personen als eine behandelt wurden, trennen Sie sie. Platzhalternummern werden nicht wiederverwendet.
- Wiederherstellen. Fügen Sie die Antwort der KI ein, und die echten Namen werden anhand der Tabelle für diesen Fall wieder eingesetzt.
- Löschen Sie den Fall nach Abschluss der Angelegenheit. Dadurch werden die Tabelle und die sicheren Kopien entfernt. Die Originaldateien auf Ihrem Laufwerk werden nicht verändert.
Ein kleines Beispiel
Ein Mietstreit umfasst drei Dokumente: den Mietvertrag, einen E-Mail-Verlauf und eine Mietaufstellung.
| Original | Platzhalter | Kommt vor in |
|---|---|---|
| Maria Lopez | Person_1 | Mietvertrag, E-Mails, Mietaufstellung |
| Northwind Ltd | Company_1 | Mietvertrag, E-Mails |
| 14 Harbor Street | Adresse_1 | Mietvertrag, Mietaufstellung |
| j.alvarez@example.com | E-Mail_1 | E-Mails |
Fragen Sie: „Hat Person_1 laut Mietaufstellung an den im Mietvertrag festgelegten Tagen Miete gezahlt?“ Die KI kann die Vertragsbedingungen mit den Zeilen der Mietaufstellung verknüpfen, weil Person_1 und Adresse_1 in beiden Dokumenten dasselbe bedeuten.
Fragen zu mehreren Dokumenten
Wenn die Dokumente dieselben Platzhalter verwenden, können Sie Fragen stellen, die ein einzelnes Dokument nicht beantworten kann:
- „Erstelle anhand dieser Dokumente einen Zeitstrahl.“
- „Widerspricht die E-Mail dem Vertrag hinsichtlich des Zahlungstermins?“
- „Führe alle Verpflichtungen von Company_1 aus den Dokumenten auf.“
- „Welche Rechnungen beziehen sich auf die im Vertrag beschriebenen Arbeiten?“
Kennzeichnen Sie jedes Dokument in Ihrem Prompt, zum Beispiel: „Dokument A: Mietvertrag. Dokument B: E-Mail-Verlauf.“ So kann die KI angeben, aus welchem Dokument eine Aussage stammt. Wenn der Fall umfangreich ist, senden Sie die für die Frage relevanten Dokumente und nicht den gesamten Ordner. KI-Tools können nur eine begrenzte Textmenge auf einmal lesen.
Wenn der Fall umfangreicher wird
Hundert Dokumente passen nicht in einen Chat und sollten ohnehin nicht alle darin enthalten sein. Bewahren Sie den vollständigen Fall in dem Tool auf, das den Schlüssel enthält, und wählen Sie für jede Frage die relevanten Passagen aus. Die Platzhalter bleiben unabhängig davon gleich, welche Teilmenge Sie senden – genau deshalb verwenden Sie einen einzigen Schlüssel. Es empfiehlt sich, einen kurzen Index der Dokumente mit ihren Namen zu führen. So können Sie der KI mitteilen, aus welchem Dokument eine Passage stammt, ohne den Dateinamen selbst zu senden.
Fallstricke
- Zwei Angelegenheiten in einem Fall. Dieselbe Person kann in beiden vorkommen, aber unterschiedliche Rollen haben. Halten Sie die Angelegenheiten getrennt.
- Gleicher Name, verschiedene Personen. Zwei Mandanten namens Maria Lopez brauchen zwei Platzhalter. Ein Tool sollte sie nicht unbemerkt zusammenführen; Sie sollten das überprüfen.
- Dokumente nachträglich hinzufügen. Eine neue Datei bringt neue Namen mit sich. Erstellen Sie dafür eine neue sichere Kopie und stellen Sie etwaige Folgefragen in einem neuen Chat, wenn frühere Antworten von Informationen abhingen, die damals noch fehlten.
- Verschiedene Schreibweisen in unterschiedlichen Sprachen. Ein Name in zwei Schriftzeichen ist dieselbe Person. Prüfen Sie zusammengeführte Einträge.
- Verborgene Inhalte. Kommentare, Notizen und Tabellenblätter können Namen enthalten. Siehe Checkliste.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich einen Fall für mehrere Mandanten verwenden?
Besser nicht. Ein Fall pro Mandant oder Angelegenheit sorgt dafür, dass die Platzhalter und die Wiederherstellung eindeutig bleiben.
Was passiert mit den Nummern, wenn ich später eine Datei hinzufüge?
Personen, die bereits im Fall vorkommen, behalten ihre Platzhalter. Neue Personen erhalten die nächste freie Nummer.
Kann ich sehen, in welchen Dateien ein Name vorkommt?
Ja. Im Überprüfungsfenster werden jeder gefundene Wert, sein Platzhalter und die Anzahl der Dateien angezeigt, in denen er vorkommt.
ClientSafe bewahrt auf Ihrem PC einen Satz Platzhalter pro Fall auf, zeigt jeden gefundenen Wert und die Anzahl der Dateien an, in denen er vorkommt, und setzt die echten Namen in der Antwort der KI wieder ein. Die Erkennung ist nicht perfekt. Prüfen Sie daher die Liste, bevor Sie den Text kopieren.