Namen zu ersetzen, bevor Sie ein KI-Tool befragen, ist nur die halbe Arbeit. Die andere Hälfte besteht darin, die echten Namen wieder in die Antwort einzusetzen, damit Sie sie verwenden können. Hier wird der gesamte Rundlauf Schritt für Schritt erklärt – einschließlich der Stellen, an denen Fehler auftreten.

Zwei Blätter mit blauen und marineblauen Markierungen, verbunden durch ein blaues Band.

Der Rundlauf in fünf Schritten

  1. Erstellen Sie die sichere Kopie. Ersetzen Sie jeden Namen, jedes Unternehmen, jede Adresse, Nummer und jedes Geburtsdatum durch einen Platzhalter wie Person_1 oder Company_1. Dieselbe Person erhält überall denselben Platzhalter.
  2. Bewahren Sie den Schlüssel auf. Die Tabelle, in der steht, dass Person_1 Maria Lopez ist, bleibt auf Ihrem Computer. Sie wird niemals in den Chat eingefügt.
  3. Fragen Sie die KI. Fügen Sie die sichere Kopie und Ihre Frage ein.
  4. Holen Sie die Antwort zurück. Fügen Sie die Antwort der KI in das Tool ein, das den Schlüssel enthält, und ersetzen Sie die Platzhalter durch die echten Namen.
  5. Lesen Sie das Ergebnis. Vergleichen Sie es mit dem Original, bevor es in einen Brief, ein Memo oder eine E-Mail an den Mandanten übernommen wird.

Der erste Schritt wird behandelt in wie man KI-Tools mit Mandantendokumenten verwendet. In diesem Artikel geht es um die Schritte 2 bis 5.

Formulieren Sie die Anfrage so, dass sich die Antwort leicht wiederherstellen lässt

Die KI sollte Ihre Platzhalter genau so beibehalten, wie sie sind. Sagen Sie das ausdrücklich in Ihrer Anfrage:

Person_1 is the tenant, Company_1 is the landlord and Address_1 is the rented flat.
          Use these labels exactly as written in your answer. Do not invent new ones.

Ohne diesen Hinweis kürzt die KI manchmal eine Bezeichnung ab, fügt einen Artikel hinzu oder beginnt eine neue. Sie kann auch „Person 1“ mit Leerzeichen, „person_1“ in Kleinbuchstaben oder „**Person_1**“ in Fettdruck schreiben. Ein Wiederherstellungsschritt, der die exakte Bezeichnung erwartet, erkennt solche Varianten nicht. Lesen Sie daher das Ergebnis und suchen Sie nach Platzhaltern, die noch darin stehen.

Was ein Schritt zum Wiederherstellen leisten sollte

Manuelles Suchen und Ersetzen funktioniert bei zwei oder drei Platzhaltern. Bei mehr wird es langsam, und ein einziger Fehler lässt einen Platzhalter im Text zurück. Unabhängig davon, was Sie verwenden, sollte die Wiederherstellung:

  • den Schlüssel für den richtigen Fall verwenden, damit Person_1 in der Datei eines Mandanten niemals durch den Namen eines anderen Mandanten ersetzt wird.
  • die Varianten akzeptieren, die die KI schreibt: andere Groß- und Kleinschreibung, fett oder kursiv gesetzte Formatierung oder ein Leerzeichen statt eines Unterstrichs.
  • auf Platzhalter hinweisen, die nicht im Schlüssel enthalten sind, statt zu raten. Wenn die KI „Person_4“ erfindet und Ihr Fall nur drei Personen enthält, möchten Sie darüber informiert werden.
  • die Originaldateien unverändert lassen und den wiederhergestellten Text nicht speichern, außer Sie speichern ihn ausdrücklich.

In ClientSafe fügen Sie die Antwort in ClientSafe ein und wählen „Namen wiederherstellen“. Sie lesen den wiederhergestellten Text neben der Liste der ersetzten Platzhalter. Platzhalter, die nicht zum Fall gehören, bleiben unverändert und werden gekennzeichnet.

ClientSafe-Fenster mit einer Antwort der KI, in der Platzhalter verwendet werden, und derselben Antwort mit wiederhergestellten echten Namen
Die Antwort der KI mit Platzhaltern und dieselbe Antwort mit den wieder eingesetzten echten Namen.

Was Sie in der wiederhergestellten Antwort prüfen sollten

  • Übrig gebliebene Platzhalter. Suchen Sie nach Mustern wie „Person_“, „Company_“ und „_1“. Alles, was übrig bleibt, wurde nicht wiederhergestellt.
  • Erfundene Tatsachen. Die KI kann ein Detail der falschen Person zuordnen oder eine Tatsache hinzufügen, die nicht im Dokument steht. Prüfen Sie jede Aussage anhand des Originals.
  • Grammatik nach dem Wiederherstellen. „Mietvertrag von Person_1“ wird problemlos zu „Mietvertrag von Maria Lopez“. In Sprachen mit Fällen braucht der wiederhergestellte Name möglicherweise die richtige Endung. Lesen Sie den Satz daher erneut.
  • Zusammengeführte Personen. Wenn zwei Personen denselben Platzhalter erhalten haben, kann die Antwort der KI sie nicht auseinanderhalten. Sehen Sie sich Ihre Prüfnotizen an, korrigieren Sie die Ausgangsdaten und fragen Sie dann erneut.
  • Alles Neue, was eine Person identifizierbar macht. Wenn die KI eine Vermutung darüber ergänzt hat, wer eine Person ist, löschen Sie diese.

Ein durchgearbeitetes Beispiel

Sie senden der KI eine sichere Kopie eines Mietvertrags und fragen, welche Risiken der Mieter hat. Die Antwort lautet:

Person_1 risks termination if two payments are missed. Company_1 must give written
          notice to Person_1 at Address_1 before ending the lease.

Nach dem Wiederherstellen auf Ihrem Computer:

Maria Lopez risks termination if two payments are missed. Northwind Ltd must give written
          notice to Maria Lopez at 14 Harbor Street before ending the lease.

Jetzt können Sie die Antwort in eine E-Mail an den Mandanten übernehmen, sobald Sie den juristischen Aspekt selbst geprüft haben. Im Chat standen zu keinem Zeitpunkt die echten Namen.

Rückfragen

Die meiste Arbeit besteht aus einem Gespräch. Sie fragen, lesen und fragen erneut. Verwenden Sie bei jeder Rückfrage dieselbe sichere Kopie und dieselben Platzhalter. Wenn Sie die Quelle geändert haben – etwa indem Sie einen Namen markiert haben, der bei der Prüfung übersehen wurde –, erstellen Sie eine neue sichere Kopie und beginnen Sie einen neuen Chat. So arbeitet die KI nicht mit zwei verschiedenen Versionen. Stellen Sie jede Antwort mithilfe des Schlüssels für den jeweiligen Fall wieder her.

Halten Sie das KI-Gespräch und den Schlüssel getrennt. Der Chat enthält Platzhalter. Der Schlüssel enthält die Namen. Wer nur auf eines von beiden zugreifen kann, erfährt nur wenig.

Wo der Rundlauf scheitern kann

  • Der Schlüssel und der Text landen im selben Chat. Fügen Sie den Schlüssel niemals ein, um der KI zu helfen – auch wenn das nützlich erscheint.
  • Die Platzhalter ändern sich zwischen den Durchläufen. Wenn Sie nächste Woche eine Rückfrage mit einer neu erstellten sicheren Kopie stellen, kann Person_1 nun für jemand anderen stehen. Verwenden Sie für denselben Fall wieder denselben Schlüssel. Siehe ein einheitlicher Satz Platzhalter für einen ganzen Fall.
  • Eine neue Person taucht auf. Wenn Sie ein Dokument hinzufügen, in dem ein neuer Name vorkommt, erhält dieser einen neuen Platzhalter. Stellen Sie die Namen mithilfe des aktualisierten Schlüssels wieder her.
  • Die Antwort wird direkt in ein Dokument für den Mandanten übernommen. Betrachten Sie den wiederhergestellten Text als Entwurf, bis Sie ihn gelesen haben.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine Antwort einen Monat später wiederherstellen?

Ja, solange Sie den Schlüssel für diesen Fall noch haben. In ClientSafe bleibt der Schlüssel auf Ihrem PC, bis Sie den Fall löschen.

Was ist, wenn die KI einen Platzhalter geändert hat?

Er wird gekennzeichnet, nicht erraten. Korrigieren Sie ihn von Hand oder bitten Sie die KI, die Antwort mit unveränderten Bezeichnungen erneut auszugeben.

Werden beim Wiederherstellen Daten an die KI gesendet?

Nein. Das ist ein Schritt auf Ihrem Computer, nachdem Sie die Antwort kopiert haben.

Warum nicht die KI bitten, echte Namen zu verwenden?

Weil das bedeutet, sie zu übermitteln. Beim Rundlauf geht es darum, dass die echten Namen Ihren PC niemals verlassen.

ClientSafe führt für jeden Fall auf Ihrem PC eine Zuordnungstabelle und setzt die echten Namen wieder in die Antwort der KI ein, wenn Sie sie einfügen. Platzhalter, die nicht zum Fall gehören, werden gekennzeichnet statt erraten. Lesen Sie das Ergebnis, bevor Sie es verwenden.