Kleine Unternehmen haben keine IT-Abteilung und kein Compliance-Team. Trotzdem brauchen sie einige schriftliche Regeln für KI-Tools. Diese Checkliste passt auf eine Seite einer Richtlinie. Passen Sie sie an Ihren Beruf, Ihre Kunden und die für Sie geltenden Regeln an.

Ein Klemmbrett mit einer Checkliste aus Kästchen, einige abgehakt, daneben eine marineblaue Mappe.

Bevor jemand ein KI-Tool verwendet

  • Tools auswählen. Legen Sie schriftlich fest, welche KI-Tools das Unternehmen zulässt. Alle anderen sind für die Arbeit für Kunden nicht erlaubt.
  • Tarife auswählen. Persönliche Konten und Geschäftskonten funktionieren unterschiedlich. Legen Sie fest, welche akzeptabel sind. Siehe was die Dateneinstellungen bedeuten.
  • Einstellungen festlegen. Schalten Sie das Training aus, sofern diese Option vorhanden ist, und sorgen Sie dafür, dass die Einstellung für alle gleich ist.
  • Integrierte KI finden. E-Mail-Programme, Textverarbeitungs- und Besprechungstools bieten inzwischen KI-Funktionen. Legen Sie fest, ob diese aktiviert sein dürfen.
  • Kunden informieren. Erklären Sie im Auftragsschreiben oder in den Vertragsbedingungen, wie Sie KI-Tools einsetzen. Wenn Ihre Regeln für bestimmte Verwendungszwecke eine Einwilligung verlangen, holen Sie diese ein.
  • Eine verantwortliche Person benennen. Eine Person beantwortet Fragen und hält die Richtlinie aktuell.

Für jede Aufgabe

  • Benötigt die Aufgabe überhaupt Kundendaten? Vorlagen, Erklärungen und Strukturen kommen oft ohne sie aus.
  • Nur den relevanten Ausschnitt senden, nicht die ganze Datei. Nur das weitergeben, was für die Aufgabe nötig ist.
  • Alle identifizierenden Angaben ersetzen. Personen, Unternehmen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Kontonummern, Ausweisnummern und Geburtsdaten. Verwenden Sie für dieselbe Person immer denselben Platzhalter. Die Checkliste der zu entfernenden Angaben führt auf, worauf Sie achten sollten.
  • Dateinamen prüfen sowie verborgene Inhalte: Kommentare, nachverfolgte Änderungen, ausgeblendete Tabellenblätter und Dokumenteigenschaften.
  • Bilder und Scans prüfen. Text in Bildern ist ebenfalls Text. Siehe personenbezogene Daten in Scans und Screenshots.
  • Die sichere Fassung lesen. Bei risikoreichen Angelegenheiten liest eine weitere Person sie ebenfalls.
  • Ein Kunde pro Unterhaltung. Niemals mehrere Kunden in einem Chat vermischen.
  • Den Schlüssel, der Platzhalter den echten Namen zuordnet, nicht einfügen.

Nachdem die Antwort vorliegt

  • Die Namen auf dem eigenen Computer wieder einsetzen. Siehe dem Hin-und-zurück-Arbeitsablauf.
  • Inhalt überprüfen. Die KI kann sich irren: erfundene Quellenangaben, falsche Zahlen oder eine einer falschen Person zugeordnete Tatsache. Eine Fachperson liest das Ergebnis und übernimmt dafür die Verantwortung.
  • Keine positive oder negative Bewertung abgeben bei einem Chat, der Kundendaten berührt hat.
  • Das Arbeitsergebnis in der Kundenakte speichern, nicht im Verlauf des KI-Tools.
  • Den Chat löschen sobald Sie ihn nicht mehr benötigen, sofern das Tool dies ermöglicht.
  • Den Zuordnungsschlüssel löschen wenn der Vorgang abgeschlossen ist, ebenso wie alle Arbeitskopien.

Typische Versäumnisse kleiner Unternehmen

  • Mitarbeitende verwenden ein persönliches KI-Konto, weil es bereits auf ihrem Telefon eingerichtet ist.
  • Ein gut gemeinter Anhang: Das ganze PDF wird hochgeladen, obwohl ein Absatz genügt hätte.
  • Die KI-Antwort wird in eine Kunden-E-Mail kopiert, ohne sie vorher zu lesen.
  • Der Zuordnungsschlüssel liegt in einem freigegebenen Ordner, der mit einem Cloud-Assistenten synchronisiert wird.
  • Niemand denkt daran, die Arbeit nach Abschluss des Vorgangs zu löschen.

Bei den meisten dieser Punkte geht es um Gewohnheiten, nicht um Technologie. Beugen Sie ihnen mit der obigen Routine und einer Erinnerung zu Beginn jedes Vorgangs vor.

Eine einfache Aufzeichnung führen

Eine kurze Aufzeichnung reicht aus: Datum, Vorgang, Tool, allgemein beschrieben, was gesendet wurde (nicht der Inhalt selbst), und wer es geprüft hat. Wenn ein Kunde oder eine Aufsichtsbehörde fragt, wie Sie mit KI umgehen, können Sie anhand der Aufzeichnung antworten. ClientSafe führt selbst ein Aktivitätsprotokoll darüber, wann Dokumente anonymisiert wurden und wie viele Elemente jedes Typs ersetzt wurden, ohne die personenbezogenen Daten selbst zu speichern. Es lässt sich als CSV-Bericht exportieren.

Wenn etwas schiefgeht

  1. Halten Sie genau fest, was wann, an welches Tool und von welchem Konto gesendet wurde.
  2. Löschen Sie die Unterhaltung und prüfen Sie die Dateneinstellungen des Kontos.
  3. Informieren Sie noch am selben Tag die verantwortliche Person im Unternehmen.
  4. Prüfen Sie, ob Ihre Regeln oder Verträge eine Mitteilung an den Kunden oder eine Aufsichtsbehörde verlangen und innerhalb welcher Frist. Manche sehen dafür Fristen vor.
  5. Ändern Sie die Routine, damit sich der Vorfall nicht wiederholt.

Warten Sie nicht, bis Sie sicher sind, dass der Vorfall schwerwiegend ist. Fristen können beginnen, sobald Sie von dem Problem erfahren.

Eine Vorlage für eine Richtlinie in einem Absatz

Client work and AI tools. We use only the tools on the approved list, on business
          accounts with training turned off. Before anything goes into an AI tool, identifying
          details are replaced with placeholders and the result is read by the person doing the
          work. The key that links placeholders to names stays on the firm's computers and is
          never pasted into a chat. One client per conversation. A professional checks every
          answer before it is used. Problems are reported to the owner the same day.

Fügen Sie den Text in Ihr Mitarbeiterhandbuch ein, ändern Sie unpassende Formulierungen und ergänzen Sie Ihre eigenen Regeln zu Einwilligung und Aufbewahrung.

Mitarbeitende und Gewohnheiten

  • Zehn Minuten in einer Teambesprechung sind besser als ein Dokument, das niemand liest. Zeigen Sie ein echtes Beispiel vorher und nachher.
  • Machen Sie den sicheren Weg zum einfachen Weg. Wenn Mitarbeitende zwanzig Minuten lang manuell Angaben ersetzen müssen, lassen sie es bleiben.
  • Überprüfen Sie die Richtlinie zweimal im Jahr. Tools und Bedingungen ändern sich.

Häufig gestellte Fragen

Ist das ein Compliance-Programm?

Nein. Es handelt sich um eine Reihe von Gewohnheiten. Ihre Berufsregeln, Verträge und das Gesetz bestimmen, was Sie tun müssen.

Brauchen wir das alles bei einem Unternehmen mit zwei Personen?

Die Liste „Für jede Aufgabe“ ist bei jeder Unternehmensgröße wichtig. Der Rest kann in einem Absatz in einer gemeinsam genutzten Notiz stehen.

Können wir KI einfach verbieten?

Das können Sie, aber Mitarbeitende verwenden möglicherweise trotzdem persönliche Konten. Eine klare, praktikable Routine wird eher eingehalten als ein Verbot.

ClientSafe hilft bei den Schritten „Ersetzen“ und „Wiederherstellen“. Es ersetzt die identifizierenden Angaben auf Ihrem PC durch einheitliche Platzhalter und zeigt Ihnen die gefundenen Angaben zur Überprüfung an. Anschließend setzt es die Namen wieder in die Antwort ein.

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Passen Sie sie an die für Sie geltenden Regeln an.