Als je een Outlook-e-mail wilt anonimiseren voordat je die aan ChatGPT, Claude, Gemini of Copilot geeft, sla je die op als .msg-bestand, voeg je het bestand toe aan een ClientSafe-zaak, controleer je de gevonden namen, adressen en nummers en kopieer je de veilige kopie naar de chat. De AI ziet tijdelijke aanduidingen zoals Person_1. Wanneer het antwoord terugkomt, zet ClientSafe op je pc de echte namen terug.

Een afgedrukte e-mail met een los bijlageblad en een envelop op een licht bureau.

Wat er in één Outlook-e-mail zit

Een .msg-bestand is de eigen indeling van Outlook voor één item. In de specificatie van Microsoft staat dat het bericht met alle eigenschappen wordt opgeslagen, inclusief de bijlagen. Voor anonimisering zijn dit de onderdelen die personen identificeren:

  • De kopregels. Van, Aan en Cc bevatten namen en e-mailadressen, en ook in het onderwerp staat vaak een naam.
  • De berichttekst. Namen in de aanhef en de tekst, telefoonnummers, rekeningnummers, adressen.
  • De handtekening. Volledige naam, functietitel, bedrijf, rechtstreeks telefoonnummer, kantooradres.
  • De geciteerde antwoorden. Alles onder "Op maandag schreef Maria Lopez:" herhaalt eerdere berichten, elk met een eigen kopregel en handtekening.
  • De bijlagen. Ze zitten in het bestand, en hun bestandsnamen kunnen een naam bevatten.

Als je alleen de berichttekst plakt, blijven de kopregels achter. Als je namen met de hand verwijdert, mis je de geciteerde berichten. De checklist met wat je moet verwijderen voordat je documenten naar AI stuurt behandelt de algemene situatie. Dit artikel gaat over het .msg-bestand zelf.

Haal het .msg-bestand uit Outlook

Welke stappen je nodig hebt, hangt af van de Outlook-versie die je gebruikt.

  • Klassieke Outlook voor Windows. Dubbelklik op het bericht om het te openen, selecteer Bestand en vervolgens Opslaan als, en kies een bestandstype uit de lijst "Opslaan als type". De handleiding van Microsoft beschrijft deze stappen. Kies het type Outlook-berichtindeling (.msg).
  • Klassieke Outlook, meerdere berichten. Selecteer de berichten in de berichtenlijst en sleep ze naar een map in Verkenner. Volgens antwoorden op het ondersteuningsforum van Microsoft wordt voor elk bericht een afzonderlijk .msg-bestand opgeslagen.
  • Nieuwe Outlook voor Windows en Outlook op het web. Selecteer Meer acties en vervolgens Opslaan als. Volgens de pagina van Microsoft slaat Outlook op het web het bericht op als een .eml-bestand. Voor de nieuwe Outlook geldt volgens antwoorden op het forum van Microsoft hetzelfde: er wordt een .eml-bestand opgeslagen, geen .msg-bestand.

Als je de nieuwe Outlook gebruikt en alleen .eml-bestanden kunt opslaan, hoef je niet terug te schakelen. ClientSafe leest naast .msg-bestanden ook .eml-bestanden, en de onderstaande stappen zijn hetzelfde. De handleiding voor het samenvatten van een e-mailthread behandelt de .eml-methode. De informatie van Microsoft over wat elke versie kan opslaan, verandert per release. Vertrouw daarom op het menu als dat er op jouw scherm anders uitziet.

Met twee gewoontes kun je de bestanden veiliger verwerken:

  • Geef de bestanden een andere naam voordat je ze toevoegt. Outlook stelt meestal het onderwerp van het bericht voor als bestandsnaam, en onderwerpen bevatten vaak namen: "Lopez - leendocumenten". Gebruik "Bericht_01" enzovoort.
  • Gebruik voor elke cliënt een aparte map, buiten mappen die met een gedeelde schijf worden gesynchroniseerd.

Sla eerst het nieuwste bericht in een thread op, omdat daarin eerdere berichten meestal worden geciteerd. Sla eerdere berichten afzonderlijk op als de citaten zijn afgekapt.

Voeg de e-mails toe aan een zaak

  1. Maak in ClientSafe een zaak aan voor de cliënt en voeg de .msg-bestanden toe.
  2. Controleer wat er is gevonden: namen, bedrijven, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, rekening- en ID-nummers en geboortedata. Vink de treffers uit die geen persoonsgegevens zijn. Markeer wat is gemist, zoals een bijnaam in een antwoord of een naam in de onderwerpregel.
  3. Kopieer de veilige kopie, of sla die op als een Markdown .md-bestand.

Binnen één zaak krijgt dezelfde persoon in elk bericht dezelfde tijdelijke aanduiding: in de Van-regel, de aanhef, het geciteerde antwoord en de handtekening. De AI kan volgen wie wat heeft geschreven. Meer informatie vind je in werken met een volledige zaak. Documenten worden op je pc verwerkt.

Bijlagen

Als de AI informatie uit een bijlage nodig heeft, sla die dan op vanuit Outlook en voeg die als afzonderlijk document aan dezelfde zaak toe. De bijlage krijgt dan dezelfde tijdelijke aanduidingen als de e-mails.

Een bestandsnaam kan een naam prijsgeven, zelfs als het bericht zelf schoon is: "Lopez_paspoort.pdf". Als een naam zoals deze in de veilige kopie voorkomt, markeer die dan bij het controleren.

Stel je vraag aan de AI

Plak de veilige kopie in ChatGPT, Claude, Gemini of Copilot met een prompt die aangeeft wat je nodig hebt. Bijvoorbeeld:

Below is an email from Person_1, one of our clients, to Person_2.
Names like Person_1 are placeholders: keep them exactly as written.
Draft a polite reply that answers each question and lists
what we still need from Person_1.

Behoud de tijdelijke aanduidingen in het antwoord. Als de AI "Person_1" herschrijft als een verzonnen naam, kan de stap voor het terugzetten de naam niet vinden.

Zet de namen in het antwoord terug

Plak het antwoord van de AI in dezelfde zaak in ClientSafe; de echte namen worden teruggezet. Lees het herstelde concept door voordat het ergens naartoe gaat: het is nu een document van de cliënt. In onze handleiding over echte namen terugzetten lees je wat je moet controleren.

Veelgestelde vragen

Kan ik het .msg-bestand zelf aan de AI geven?

Dat kan, maar het bestand bevat de echte namen, kopregels en bijlagen. Het doel van de veilige kopie is dat de AI alleen tijdelijke aanduidingen te zien krijgt.

Waarom kan ik de tekst niet gewoon uit Outlook kopiëren?

Als je de berichttekst kopieert, ontbreken de regels Van, Aan en Cc, waarin veel namen en adressen staan. Het opgeslagen bestand bevat ze wel, zodat ze ook kunnen worden vervangen.

Maakt het uit of de e-mail HTML of platte tekst bevat?

Voor deze werkwijze niet. Voeg het bestand toe en controleer het resultaat. Als een bericht in de veilige kopie leeg of afgekapt lijkt, open het dan in Outlook en controleer het origineel.

Wat als een naam alleen in een afbeelding in de e-mail staat?

Tekst in afbeeldingen en scans wordt ook gelezen, maar controleer de lijst met gevonden overeenkomsten. Een handtekening die als afbeelding is opgeslagen, is een veelvoorkomende plek waar een naam verborgen kan zitten.

ClientSafe vervangt namen, e-mailadressen en telefoonnummers in opgeslagen Outlook-e-mails op je pc door tijdelijke aanduidingen, en zet de echte namen terug in het antwoord van de AI. Detectie is niet perfect, dus controleer de lijst voordat je kopieert.