Để ẩn danh email Outlook trước khi gửi cho ChatGPT, Claude, Gemini hoặc Copilot, hãy lưu email dưới dạng tệp .msg, thêm tệp vào hồ sơ vụ việc trong ClientSafe, xem lại tên, địa chỉ và số mà công cụ tìm thấy, rồi sao chép bản an toàn vào cuộc trò chuyện. AI sẽ chỉ thấy các placeholder như Person_1. Khi nhận được câu trả lời, ClientSafe sẽ khôi phục tên thật trên PC của bạn.
Một email Outlook chứa những gì
Tệp .msg là định dạng riêng của Outlook dành cho một mục. Đặc tả của Microsoft cho biết tệp này chứa thư cùng mọi thuộc tính của thư, bao gồm cả tệp đính kèm. Khi ẩn danh, đây là những phần có thể nhận diện người:
- Các dòng tiêu đề. From, To và Cc chứa tên và địa chỉ email; dòng chủ đề cũng thường có tên.
- Phần nội dung. Tên trong lời chào và văn bản, số điện thoại, số tài khoản, địa chỉ.
- Chữ ký. Họ tên đầy đủ, chức danh, công ty, số điện thoại trực tiếp, địa chỉ văn phòng.
- Các thư được trích dẫn. Mọi nội dung dưới dòng "Vào thứ Hai, Maria Lopez đã viết:" lặp lại các thư trước đó, mỗi thư có tiêu đề và chữ ký riêng.
- Tệp đính kèm. Chúng nằm bên trong tệp và tên tệp của chúng có thể chứa tên người.
Chỉ dán phần nội dung sẽ bỏ lại các dòng tiêu đề. Xóa tên thủ công sẽ khiến bạn bỏ sót các đoạn trích dẫn. Bài hướng dẫn kiểm tra những gì cần xóa trước khi gửi tài liệu cho AI bao quát trường hợp chung. Bài viết này nói về chính tệp .msg.
Xuất tệp .msg khỏi Outlook
Các bước cần thực hiện tùy thuộc vào phiên bản Outlook bạn dùng.
- Outlook cổ điển cho Windows. Bấm đúp vào thư để mở, chọn File, rồi chọn Save As và chọn loại tệp trong danh sách "Save as type". Hướng dẫn của Microsoft mô tả các bước này. Hãy chọn Outlook Message Format (.msg) làm loại tệp.
- Outlook cổ điển, nhiều thư. Trong danh sách thư, chọn các thư rồi kéo chúng vào một thư mục trong File Explorer. Các câu trả lời trên diễn đàn hỗ trợ của Microsoft cho biết thao tác này sẽ lưu một tệp .msg cho mỗi thư.
- New Outlook cho Windows và Outlook trên web. Chọn More actions, rồi chọn Save as. Trang của Microsoft cho biết Outlook trên web lưu thư dưới dạng tệp .eml. Với new Outlook cũng vậy: các câu trả lời trên diễn đàn của Microsoft cho biết ứng dụng lưu tệp .eml chứ không phải .msg.
Nếu bạn dùng new Outlook và chỉ xuất được tệp .eml, không cần chuyển về phiên bản cũ. ClientSafe đọc được cả tệp .eml lẫn .msg, và các bước bên dưới vẫn giống nhau. Bài hướng dẫn tóm tắt chuỗi email trình bày cách xử lý tệp .eml. Thông tin Microsoft đưa ra về những gì mỗi phiên bản có thể lưu thay đổi theo từng bản phát hành, vì vậy nếu menu trên màn hình của bạn trông khác, hãy làm theo menu bạn thấy.
Hai thói quen giúp xử lý các tệp an toàn hơn:
- Đổi tên tệp trước khi thêm chúng. Outlook thường đề xuất chủ đề thư làm tên tệp, mà chủ đề lại có thể chứa tên người: "Lopez - loan documents". Hãy dùng "Message_01" và tiếp tục đánh số như vậy.
- Dùng một thư mục riêng cho mỗi khách hàng, bên ngoài mọi thư mục được đồng bộ với ổ đĩa dùng chung.
Trước tiên, hãy lưu thư mới nhất trong chuỗi vì thư đó thường trích dẫn các thư cũ. Lưu riêng những thư cũ hơn nếu phần trích dẫn bị cắt bớt.
Thêm email vào hồ sơ vụ việc
- Tạo hồ sơ vụ việc cho khách hàng trong ClientSafe rồi thêm các tệp .msg.
- Xem lại những gì công cụ tìm thấy: tên người, công ty, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, số tài khoản và số ID, ngày sinh. Bỏ chọn các kết quả khớp không phải dữ liệu cá nhân. Đánh dấu bất kỳ mục nào bị bỏ sót, chẳng hạn biệt danh được dùng trong một thư trả lời hoặc tên trong dòng chủ đề.
- Sao chép bản an toàn hoặc lưu thành tệp .md của Markdown.
Trong cùng một hồ sơ vụ việc, cùng một người sẽ nhận cùng một placeholder trong mọi thư: ở dòng From, trong lời chào, trong phần trích dẫn và trong chữ ký. AI có thể theo dõi ai đã viết gì. Thông tin chi tiết có trong làm việc với toàn bộ hồ sơ. Tài liệu được xử lý trên PC của bạn.
Tệp đính kèm
Nếu AI cần nội dung bên trong tệp đính kèm, hãy lưu tệp đính kèm từ Outlook rồi thêm vào cùng hồ sơ vụ việc dưới dạng tài liệu riêng; tệp đó sẽ dùng cùng placeholder với các email.
Tên tệp có thể tiết lộ tên người ngay cả khi nội dung thư đã sạch: "Lopez_passport.pdf". Nếu thấy tên như vậy trong bản an toàn, hãy đánh dấu trong bước xem lại.
Hỏi AI
Dán bản an toàn vào ChatGPT, Claude, Gemini hoặc Copilot cùng với prompt nêu rõ điều bạn cần. Ví dụ:
Below is an email from Person_1, one of our clients, to Person_2.
Names like Person_1 are placeholders: keep them exactly as written.
Draft a polite reply that answers each question and lists
what we still need from Person_1.Yêu cầu AI giữ nguyên các placeholder trong câu trả lời. Nếu AI viết lại "Person_1" thành một tên bịa, bước khôi phục sẽ không thể tìm thấy placeholder đó.
Khôi phục tên trong câu trả lời
Dán câu trả lời của AI vào ClientSafe trong cùng hồ sơ vụ việc để khôi phục tên thật. Đọc lại bản nháp đã khôi phục trước khi gửi đi đâu: giờ đây đó là tài liệu của khách hàng. Hướng dẫn của chúng tôi về khôi phục tên thật giải thích những gì cần kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể đưa thẳng tệp .msg cho AI không?
Bạn có thể, nhưng trong tệp có tên thật, tiêu đề thư và tệp đính kèm. Mục đích của bản an toàn là để AI chỉ nhìn thấy placeholder.
Sao không sao chép văn bản từ Outlook?
Sao chép phần nội dung sẽ bỏ sót các dòng From, To và Cc; những dòng này chứa nhiều tên và địa chỉ. Tệp đã lưu có các thông tin đó nên chúng cũng có thể được thay thế.
Email ở dạng HTML hay văn bản thuần có quan trọng không?
Không, đối với quy trình này. Hãy thêm tệp và xem lại kết quả. Nếu thư trông như trống hoặc bị cắt ngắn trong bản an toàn, hãy mở thư trong Outlook và kiểm tra bản gốc.
Nếu tên chỉ xuất hiện trong hình ảnh của email thì sao?
Văn bản trong ảnh và bản quét cũng được đọc, nhưng hãy kiểm tra danh sách kết quả xem có tên đó không. Chữ ký dưới dạng hình ảnh là nơi tên thường bị ẩn.
ClientSafe thay tên, địa chỉ email và số điện thoại trong email Outlook đã lưu bằng placeholder trên PC của bạn, rồi đưa tên thật trở lại câu trả lời của AI. Khả năng nhận diện không hoàn hảo, vì vậy hãy xem lại danh sách trước khi sao chép.