Чтобы анонимизировать письмо Outlook перед передачей в ChatGPT, Claude, Gemini или Copilot, сохраните его как файл .msg, добавьте файл в проект ClientSafe, проверьте найденные имена, адреса и номера и скопируйте безопасную копию в чат. ИИ увидит заполнители, например Person_1. Когда ответ будет готов, ClientSafe восстановит настоящие имена на вашем компьютере.

Распечатанное письмо с частично обрезанной страницей вложения и конвертом на светлом столе.

Что содержит одно письмо Outlook

Файл .msg — собственный формат Outlook для отдельного элемента. В спецификации Microsoft сказано, что он содержит сообщение со всеми его свойствами, включая вложения. При анонимизации следует обратить внимание на следующие данные, позволяющие установить личность:

  • Строки заголовка. В полях «От», «Кому» и «Копия» указаны имена и адреса электронной почты, а в теме письма тоже часто встречается имя.
  • Текст сообщения. Имена в приветствии и основном тексте, номера телефонов и счетов, адреса.
  • Подпись. Полное имя, должность, компания, прямой номер телефона, адрес офиса.
  • Цитируемые ответы. Всё после строки «В понедельник Мария Лопес написала:» повторяет предыдущие сообщения, каждое со своим заголовком и подписью.
  • Вложения. Они хранятся внутри файла, а их имена могут содержать фамилию или имя.

Если скопировать только текст письма, строки заголовка останутся за пределами копии. При ручном удалении имён легко пропустить цитаты. В списке того, что нужно удалить перед отправкой документов в ИИ, рассматривается общий случай. Эта статья посвящена самому файлу .msg.

Сохраните файл .msg из Outlook

Необходимые шаги зависят от версии Outlook.

  • Классическая версия Outlook для Windows. Дважды щёлкните сообщение, чтобы открыть его, выберите «Файл», затем «Сохранить как» и укажите тип файла в списке «Тип файла». В руководстве Microsoft описаны эти действия. Выберите тип «Формат сообщения Outlook (.msg)».
  • Классическая версия Outlook, несколько сообщений. В списке сообщений выберите нужные письма и перетащите их в папку в Проводнике. В ответах на форуме поддержки Microsoft описан этот способ сохранения каждого сообщения в отдельный файл .msg.
  • Новая версия Outlook для Windows и Outlook в Интернете. Выберите «Дополнительные действия», затем «Сохранить как». На странице Microsoft указано, что Outlook в Интернете сохраняет сообщение в файл .eml. В ответах на форуме Microsoft говорится, что новая версия Outlook делает то же самое: сохраняет файл .eml, а не .msg.

Если вы пользуетесь новой версией Outlook и можете сохранить письмо только в формате .eml, переключаться обратно не нужно. ClientSafe читает файлы .eml так же, как .msg, и дальнейшие шаги не меняются. В руководстве по составлению краткого содержания переписки по электронной почте описан способ работы с файлами .eml. Сведения Microsoft о возможностях сохранения в разных версиях меняются от выпуска к выпуску, поэтому, если меню на экране выглядит иначе, ориентируйтесь на меню.

Чтобы с файлами было безопаснее работать, соблюдайте два правила:

  • Переименуйте файлы перед добавлением. Outlook обычно предлагает в качестве имени файла тему письма, в которой может быть имя: «Лопес — документы по кредиту». Используйте названия вроде «Сообщение_01» и так далее.
  • Храните файлы каждого клиента в отдельной папке, не размещая её внутри папки, которая синхронизируется с общим диском.

Сначала сохраните последнее сообщение в переписке, поскольку в нём обычно цитируются предыдущие письма. Если цитаты обрезаны, сохраните предыдущие сообщения отдельно.

Добавьте письма в проект

  1. Создайте проект для клиента в ClientSafe и добавьте файлы .msg.
  2. Проверьте найденные данные: имена, названия компаний, адреса, номера телефонов, адреса электронной почты, номера счетов и удостоверений личности, даты рождения. Снимите отметку с совпадений, которые не являются персональными данными. Отметьте то, что программа пропустила, например прозвище, использованное в одном из ответов, или имя в теме письма.
  3. Скопируйте безопасную копию или сохраните её как файл .md в Markdown.

В одном проекте один и тот же человек получает одинаковый заполнитель во всех сообщениях: в строке «От», в приветствии, в цитируемом ответе и в подписи. ИИ сможет проследить, кто что написал. Подробнее см. в работе с полным делом. Документы обрабатываются на вашем компьютере.

Вложения

Если ИИ нужна информация из вложения, сохраните его из Outlook и добавьте в тот же проект как отдельный документ. Для него будут использоваться те же заполнители, что и для писем.

Имя файла может раскрыть личность, даже если само сообщение очищено: «Лопес_паспорт.pdf». Если такое имя появится в безопасной копии, отметьте его при проверке.

Задайте вопрос ИИ

Вставьте безопасную копию в ChatGPT, Claude, Gemini или Copilot и добавьте запрос с описанием задачи. Например:

Below is an email from Person_1, one of our clients, to Person_2.
Names like Person_1 are placeholders: keep them exactly as written.
Draft a polite reply that answers each question and lists
what we still need from Person_1.

Не удаляйте заполнители из ответа. Если ИИ заменит «Person_1» вымышленным именем, восстановить исходное имя не получится.

Восстановите имена в ответе

Вставьте ответ ИИ в ClientSafe в том же проекте, и настоящие имена восстановятся. Прочитайте восстановленный черновик, прежде чем использовать его: теперь это документ клиента. В нашем руководстве о восстановлении настоящих имён рассказано, что нужно проверить.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправить ИИ сам файл .msg?

Можно, но в нём содержатся настоящие имена, заголовки и вложения. Смысл безопасной копии в том, чтобы ИИ видел только заполнители.

Почему бы просто не скопировать текст из Outlook?

При копировании основного текста не сохраняются строки «От», «Кому» и «Копия», в которых часто указаны имена и адреса. В сохранённом файле они есть, поэтому их тоже можно заменить.

Имеет ли значение, сохранено письмо в формате HTML или обычным текстом?

Для этого процесса — нет. Добавьте файл и проверьте результат. Если в безопасной копии сообщение выглядит пустым или обрезанным, откройте его в Outlook и проверьте оригинал.

Что делать, если имя встречается только на изображении в письме?

Текст на изображениях и сканах тоже распознаётся, но проверьте его в списке результатов. Подпись в виде изображения — частое место, где может скрываться имя.

ClientSafe заменяет имена, адреса электронной почты и номера телефонов в сохранённых письмах Outlook заполнителями на вашем компьютере, а затем подставляет настоящие имена обратно в ответ ИИ. Распознавание не идеально, поэтому перед копированием проверьте список.