ChatGPT、Claude、Gemini、またはCopilotに渡す前にOutlookメールを匿名化するには、メールを.msgファイルとして保存し、ClientSafeケースにファイルを追加します。検出された氏名、住所、番号を確認し、安全なコピーをチャットに貼り付けます。AIに見えるのはPerson_1などのプレースホルダーです。回答が戻ったら、ClientSafeがPC上で実名に戻します。

添付ページの一部が切り取られた印刷メールと封筒が、明るい色の机の上に置かれている。

Outlookメール1通に含まれる情報

.msgファイルは、Outlookで1つのアイテムを保存するための独自形式です。 Microsoftの仕様書 によると、このファイルには添付ファイルを含め、すべてのプロパティとともにメッセージが保存されます。匿名化する際、個人を特定する情報が含まれる箇所は次のとおりです。

  • ヘッダー行。差出人、宛先、CCには名前とメールアドレスが含まれ、件名にも名前が含まれることがよくあります。
  • 本文。挨拶文や本文中の名前、電話番号、口座番号、住所。
  • 署名。氏名、役職、会社名、直通電話番号、勤務先住所。
  • 引用返信。「月曜日にMaria Lopezが書きました：」より下には以前のメッセージがすべて繰り返され、それぞれに独自のヘッダーと署名があります。
  • 添付ファイル。ファイル内に含まれており、ファイル名に名前が入っている場合もあります。

本文だけを貼り付けると、ヘッダー行が抜け落ちます。名前を手作業で削除しても、引用部分を見落とすことがあります。 AIに文書を送信する前に削除すべき情報のチェックリスト は一般的なケースを扱っています。この記事では.msgファイルそのものを取り上げます。

Outlookから.msgファイルを取り出す

必要な手順は、使用しているOutlookによって異なります。

  • Windows版クラシックOutlook。メッセージをダブルクリックして開き、［ファイル］を選択してから［名前を付けて保存］を選び、［ファイルの種類］の一覧からファイル形式を選択します。 Microsoftのガイド では、この手順が説明されています。選ぶ形式はOutlookメッセージ形式（.msg）です。
  • クラシックOutlookで複数のメッセージを保存する場合。メッセージ一覧で対象のメッセージを選択し、エクスプローラーのフォルダーにドラッグします。Microsoftのサポートフォーラムの回答によると、メッセージごとに1つの.msgファイルとして保存されます。
  • Windows版新しいOutlookおよびOutlook on the web。［その他のアクション］を選択してから［名前を付けて保存］を選びます。Microsoftのページによると、Outlook on the webではメッセージが.emlファイルとして保存されます。新しいOutlookについても、Microsoftのフォーラムの回答では、.msgではなく.emlとして保存されると説明されています。

新しいOutlookを使っていて.emlしか保存できない場合も、以前のバージョンに戻す必要はありません。ClientSafeは.msgだけでなく.emlファイルも読み込めるため、以下の手順は同じです。 メールのスレッドを要約するガイド では.emlを使う方法を説明しています。各バージョンで保存できる形式に関するMicrosoftの説明はリリースごとに変わることがあるため、画面上のメニューが異なる場合は、実際に表示されるメニューに従ってください。

ファイルをより安全に扱うために、次の2つの習慣を身につけましょう。

  • 追加する前にファイル名を変更します。Outlookは通常、メッセージの件名をファイル名として提案しますが、件名には名前が含まれています。「Lopez - loan documents」の代わりに、「Message_01」などを使ってください。
  • クライアントごとにフォルダーを1つ作り、共有ドライブと同期するフォルダーの外に保管します。

スレッドの最新メッセージを先に保存します。通常、以前のメッセージが引用されているためです。引用部分が途中で切れている場合は、古いメッセージも個別に保存してください。

メールをケースに追加する

  1. ClientSafeでクライアント用のケースを作成し、.msgファイルを追加します。
  2. 検出された内容を確認します。氏名、会社名、住所、電話番号、メールアドレス、口座番号、ID番号、生年月日などです。個人データではない一致項目のチェックを外します。返信の一箇所で使われている愛称や件名中の名前など、見落とされた項目があればマークします。
  3. 安全なコピーをクリップボードにコピーするか、Markdown .mdファイルとして保存します。

1つのケース内では、同じ人物にはすべてのメッセージで同じプレースホルダーが割り当てられます。差出人欄、挨拶文、引用返信、署名のいずれでも同じです。AIは誰が何を書いたかを追うことができます。詳しくは 案件全体を通して作業するをご覧ください。文書はPC上で処理されます。

添付ファイル

AIに添付ファイルの内容を確認させる必要がある場合は、Outlookから添付ファイルを保存し、独立した文書として同じケースに追加します。メールと同じプレースホルダーが使われます。

メッセージがきれいに匿名化されていても、ファイル名から名前が漏れることがあります。「Lopez_passport.pdf」のような名前が安全なコピーに表示されたら、確認時にマークしてください。

AIに質問する

安全なコピーをChatGPT、Claude、Gemini、またはCopilotに貼り付け、必要な内容を説明するプロンプトを入力します。たとえば、次のようにします。

Below is an email from Person_1, one of our clients, to Person_2.
Names like Person_1 are placeholders: keep them exactly as written.
Draft a polite reply that answers each question and lists
what we still need from Person_1.

回答内ではプレースホルダーをそのまま使うよう指示してください。AIが「Person_1」を別の架空の名前に書き換えると、復元時に照合できません。

回答内の名前を元に戻す

同じケース内のClientSafeにAIの回答を貼り付けると、実名が戻ります。復元した下書きは、送付する前に読み直してください。これはもうクライアント文書です。詳しくは、 実名を復元する方法 のガイドをご覧ください。

よくある質問

AIに.msgファイルそのものを渡してもよいですか？

渡すことはできますが、そのファイルには実名、ヘッダー、添付ファイルが含まれています。安全なコピーを使うのは、AIにプレースホルダーだけを見せるためです。

Outlookからテキストをコピーするだけではだめですか？

本文をコピーしても、差出人、宛先、CCの各行は含まれません。そこには多くの名前や住所が含まれています。保存したファイルにはこれらも含まれるため、置き換えることができます。

メールがHTML形式かプレーンテキスト形式かは関係しますか？

この手順では関係ありません。ファイルを追加して結果を確認してください。安全なコピーでメッセージが空に見えたり、途中で切れていたりする場合は、Outlookで開いて元のメッセージを確認してください。

メール内の画像にだけ名前がある場合はどうなりますか？

画像やスキャン内のテキストも読み取られますが、確認一覧に表示されているか確認してください。画像として保存された署名は、名前が隠れていることの多い場所です。

ClientSafe 保存済みのOutlookメールに含まれる氏名、メールアドレス、電話番号をPC上でプレースホルダーに置き換え、AIの回答では実名に戻します。検出は完全ではないため、コピーする前に一覧を確認してください。