Outlook 이메일을 ChatGPT, Claude, Gemini 또는 Copilot에 제공하기 전에 익명화하려면 .msg 파일로 저장하고, ClientSafe 사례에 파일을 추가한 뒤, 탐지된 이름·주소·번호를 검토하고 안전 사본을 채팅에 복사하세요. AI에는 Person_1 같은 플레이스홀더가 표시됩니다. 답변이 돌아오면 ClientSafe가 PC에서 실제 이름을 복원합니다.
Outlook 이메일 하나에 담긴 내용
.msg 파일은 Outlook에서 개별 항목을 저장하는 자체 형식입니다. Microsoft 사양 에 따르면 이 파일에는 첨부 파일을 포함한 모든 속성과 메시지가 들어 있습니다. 익명화할 때는 다음과 같은 부분에서 인물 정보가 드러날 수 있습니다.
- 헤더 줄. 보낸 사람, 받는 사람, 참조에는 이름과 이메일 주소가 있고, 제목에도 이름이 자주 포함됩니다.
- 본문. 인사말과 내용의 이름, 전화번호, 계좌번호, 주소.
- 서명. 전체 이름, 직함, 회사, 직통 전화번호, 사무실 주소.
- 인용된 회신. "월요일에 Maria Lopez가 작성:" 아래에는 이전 메시지가 모두 반복되며, 각 메시지마다 자체 헤더와 서명이 있습니다.
- 첨부 파일. 파일 안에 포함되며 파일 이름에 이름이 들어 있을 수도 있습니다.
본문만 붙여 넣으면 헤더 줄이 빠집니다. 이름을 손으로 삭제하면 인용된 내용을 놓치기 쉽습니다. 다음 글을 참조하세요. AI에 문서를 보내기 전에 삭제할 항목 체크리스트 에서 일반적인 경우를 다룹니다. 이 글은 .msg 파일 자체에 관한 내용입니다.
Outlook에서 .msg 파일 꺼내기
필요한 단계는 사용하는 Outlook에 따라 다릅니다.
- Windows용 클래식 Outlook. 메시지를 두 번 클릭해 연 다음 파일을 선택하고 다른 이름으로 저장을 선택한 후 "파일 형식" 목록에서 파일 형식을 고르세요. Microsoft 안내서 에서 이 단계를 설명합니다. 선택할 형식은 Outlook 메시지 형식(.msg)입니다.
- 클래식 Outlook에서 여러 메시지를 저장하는 경우. 메시지 목록에서 메시지를 선택해 파일 탐색기의 폴더로 끌어다 놓으세요. Microsoft 지원 포럼 답변에 따르면 메시지마다 .msg 파일 하나씩 저장됩니다.
- Windows용 새 Outlook과 웹용 Outlook. 기타 작업을 선택한 다음 다른 이름으로 저장을 선택하세요. Microsoft 안내 페이지에 따르면 웹용 Outlook은 메시지를 .eml 파일로 저장합니다. 새 Outlook도 .msg가 아닌 .eml로 저장한다고 Microsoft 포럼의 답변에 나와 있습니다.
새 Outlook에서 .eml만 저장할 수 있어도 이전 버전으로 돌아갈 필요는 없습니다. ClientSafe는 .msg뿐 아니라 .eml 파일도 읽으며 아래 단계는 동일합니다. 다음 안내서를 참조하세요. 이메일 대화 요약 안내서 에서 .eml 방식에 관해 설명합니다. 각 버전에서 저장할 수 있는 형식에 대한 Microsoft의 설명은 업데이트에 따라 바뀌므로 화면의 메뉴가 다르게 보인다면 실제 메뉴를 따르세요.
파일을 더 안전하게 다루려면 다음 두 가지 습관을 들이세요.
- 파일을 추가하기 전에 이름을 바꾸세요. Outlook은 보통 메시지 제목을 파일 이름으로 제안하는데, 제목에 이름이 들어갈 수 있습니다. 예: "Lopez - 대출 서류". 대신 "Message_01"처럼 지정하세요.
- 공유 드라이브와 동기화되는 폴더가 아닌 곳에 고객사별 폴더를 하나씩 두세요.
대화에서 가장 최근 메시지를 먼저 저장하세요. 보통 이전 메시지가 인용되어 있기 때문입니다. 인용 내용이 잘린 경우에는 이전 메시지도 별도로 저장하세요.
사례에 이메일 추가하기
- ClientSafe에서 고객사에 대한 사례를 만들고 .msg 파일을 추가하세요.
- 탐지된 항목을 검토하세요. 이름, 회사, 주소, 전화번호, 이메일 주소, 계좌번호와 신분증 번호, 생년월일을 확인합니다. 개인정보가 아닌 일치 항목은 선택 해제하세요. 답장에 한 번만 나온 별명이나 제목 줄에 있는 이름처럼 누락된 항목은 표시하세요.
- 안전 사본을 복사하거나 Markdown .md 파일로 저장하세요.
한 사례 안에서는 같은 사람이 모든 메시지에서 동일한 플레이스홀더로 표시됩니다. 보낸 사람 줄, 인사말, 인용된 회신, 서명에서 모두 동일합니다. 그러면 AI가 누가 무엇을 썼는지 파악할 수 있습니다. 자세한 내용은 다음을 참조하세요. 하나의 전체 사례를 다루는 방법에 관한 글. 문서는 PC에서 처리됩니다.
첨부 파일
AI가 첨부 파일의 내용을 알아야 한다면 Outlook에서 첨부 파일을 저장해 같은 사례에 별도 문서로 추가하세요. 그러면 이메일과 동일한 플레이스홀더가 적용됩니다.
메시지 자체가 깨끗해도 파일 이름에서 이름이 드러날 수 있습니다. 예: "Lopez_passport.pdf". 안전 사본에 이런 이름이 나타나면 검토 과정에서 표시하세요.
AI에 질문하기
필요한 내용을 설명하는 프롬프트와 함께 안전 사본을 ChatGPT, Claude, Gemini 또는 Copilot에 붙여 넣으세요. 예를 들면 다음과 같습니다.
Below is an email from Person_1, one of our clients, to Person_2.
Names like Person_1 are placeholders: keep them exactly as written.
Draft a polite reply that answers each question and lists
what we still need from Person_1.답변에서 플레이스홀더를 그대로 유지하도록 하세요. AI가 "Person_1"를 지어낸 이름으로 바꾸면 복원 단계에서 일치 항목을 찾을 수 없습니다.
답변에 이름 복원하기
AI 답변을 같은 사례의 ClientSafe에 붙여 넣으면 실제 이름이 복원됩니다. 복원된 초안을 어디든 보내기 전에 읽고 확인하세요. 이제 고객 문서입니다. 다음 안내서를 참조하세요. 실제 이름 복원하기 에서 확인할 사항을 설명합니다.
자주 묻는 질문
AI에 .msg 파일 자체를 제공해도 되나요?
그렇게 할 수는 있지만 해당 파일에는 실제 이름과 헤더, 첨부 파일이 포함되어 있습니다. 안전 사본을 사용하는 이유는 AI가 플레이스홀더만 보게 하기 위해서입니다.
Outlook에서 텍스트를 복사하면 안 되나요?
본문을 복사하면 보낸 사람, 받는 사람, 참조 줄이 빠지는데, 여기에 이름과 주소가 많이 들어 있습니다. 저장한 파일에는 이 내용이 포함되어 있으므로 함께 바꿀 수 있습니다.
이메일이 HTML인지 일반 텍스트인지 중요한가요?
이 작업 방식에서는 중요하지 않습니다. 파일을 추가하고 결과를 검토하세요. 안전 사본에서 메시지가 비어 있거나 중간에 잘린 것 같으면 Outlook에서 메시지를 열어 원본을 확인하세요.
이메일의 이미지에만 이름이 있으면 어떻게 하나요?
사진과 스캔본의 텍스트도 읽히지만 검토 목록에서 확인하세요. 그림으로 저장된 서명은 이름이 숨기 쉬운 흔한 위치입니다.
ClientSafe 저장된 Outlook 이메일의 이름, 이메일 주소, 전화번호를 PC에서 플레이스홀더로 바꾸고 AI 답변에 실제 이름을 복원합니다. 탐지가 완벽하지 않으므로 복사하기 전에 목록을 검토하세요.