Untuk menganonimkan email Outlook sebelum memberikannya kepada ChatGPT, Claude, Gemini, atau Copilot, simpan email sebagai file .msg, tambahkan file itu ke kasus ClientSafe, tinjau nama, alamat, dan nomor yang ditemukan, lalu salin salinan aman ke chat. AI akan melihat placeholder seperti Person_1. Setelah jawabannya diterima, ClientSafe mengembalikan nama asli di PC Anda.

Email tercetak dengan halaman lampiran yang dijepit dan amplop di atas meja berwarna terang.

Informasi yang termuat dalam satu email Outlook

File .msg adalah format Outlook sendiri untuk satu item. Spesifikasi Microsoft menyatakan bahwa file tersebut memuat pesan beserta semua propertinya, termasuk lampirannya. Untuk anonimisasi, berikut bagian-bagian yang dapat mengidentifikasi orang:

  • Baris header. From, To, dan Cc memuat nama dan alamat email, dan subjek sering kali juga memuat nama.
  • Isi pesan. Nama dalam salam dan teks, nomor telepon, nomor akun, alamat.
  • Tanda tangan. Nama lengkap, jabatan, perusahaan, nomor telepon langsung, alamat kantor.
  • Balasan yang dikutip. Semua yang berada di bawah "Pada hari Senin, Maria Lopez menulis:" mengulang pesan sebelumnya, masing-masing dengan header dan tanda tangan sendiri.
  • Lampiran. Lampiran ikut tersimpan dalam file, dan nama filenya bisa memuat nama seseorang.

Menempelkan isi pesan saja berarti baris header tertinggal. Menghapus nama secara manual membuat kutipan terlewat. Daftar periksa hal yang perlu dihapus sebelum mengirim dokumen ke AI membahas situasi umum. Artikel ini membahas file .msg itu sendiri.

Mengambil file .msg dari Outlook

Langkah yang perlu Anda lakukan bergantung pada versi Outlook yang digunakan.

  • Classic Outlook untuk Windows. Klik dua kali pesan untuk membukanya, pilih File, lalu Save As, dan pilih jenis file dari daftar "Save as type". Panduan Microsoft menjelaskan langkah-langkah ini. Pilih jenis Outlook Message Format (.msg).
  • Classic Outlook, beberapa pesan. Di daftar pesan, pilih pesan-pesan tersebut lalu seret ke folder di File Explorer. Jawaban di forum dukungan Microsoft menjelaskan bahwa cara ini menyimpan satu file .msg untuk setiap pesan.
  • New Outlook untuk Windows dan Outlook di web. Pilih More actions, lalu Save as. Halaman Microsoft menyebutkan bahwa Outlook di web menyimpan pesan sebagai file .eml. Untuk New Outlook, jawaban di forum Microsoft menyatakan hal yang sama: format yang disimpan adalah .eml, bukan .msg.

Jika Anda menggunakan New Outlook dan hanya mendapatkan file .eml, Anda tidak perlu beralih kembali. ClientSafe dapat membaca file .eml maupun .msg, dan langkah-langkah di bawah ini tetap sama. Panduan merangkum rangkaian email menjelaskan cara menggunakan .eml. Keterangan Microsoft tentang format yang dapat disimpan oleh setiap versi berubah dari satu rilis ke rilis berikutnya, jadi jika menu di layar Anda terlihat berbeda, ikuti menu yang tersedia.

Dua kebiasaan berikut membuat file lebih aman untuk ditangani:

  • Ubah nama file sebelum menambahkannya. Outlook biasanya menyarankan subjek pesan sebagai nama file, padahal subjek dapat memuat nama: "Lopez - dokumen pinjaman". Gunakan "Pesan_01" dan seterusnya.
  • Simpan setiap klien dalam folder tersendiri, di luar folder yang disinkronkan ke drive bersama.

Simpan pesan terbaru dalam suatu rangkaian terlebih dahulu, karena biasanya pesan itu mengutip pesan-pesan sebelumnya. Simpan pesan sebelumnya secara terpisah jika kutipannya tidak lengkap.

Menambahkan email ke dalam kasus

  1. Buat kasus untuk klien di ClientSafe dan tambahkan file .msg.
  2. Tinjau hasil yang ditemukan: nama, perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat email, nomor akun dan ID, serta tanggal lahir. Hapus centang pada hasil yang bukan data pribadi. Tandai apa pun yang terlewat, seperti nama panggilan yang digunakan dalam salah satu balasan atau nama dalam baris subjek.
  3. Salin salinan aman, atau simpan sebagai file .md Markdown.

Dalam satu kasus, orang yang sama mendapat placeholder yang sama di setiap pesan: pada baris From, dalam salam, pada balasan yang dikutip, dan dalam tanda tangan. AI dapat mengikuti siapa yang menulis apa. Detailnya ada di bekerja dengan satu rangkaian perkara. Dokumen diproses di PC Anda.

Lampiran

Jika AI memerlukan isi lampiran, simpan lampiran dari Outlook lalu tambahkan ke kasus yang sama sebagai dokumen tersendiri. Lampiran tersebut akan menggunakan placeholder yang sama dengan email.

Nama file dapat membocorkan identitas meskipun isi pesannya sudah bersih: "Lopez_passport.pdf". Jika nama seperti itu muncul dalam salinan aman, tandai saat meninjaunya.

Mengajukan pertanyaan kepada AI

Tempelkan salinan aman ke ChatGPT, Claude, Gemini, atau Copilot bersama prompt yang menjelaskan kebutuhan Anda. Contohnya:

Below is an email from Person_1, one of our clients, to Person_2.
Names like Person_1 are placeholders: keep them exactly as written.
Draft a polite reply that answers each question and lists
what we still need from Person_1.

Minta AI untuk mempertahankan placeholder dalam jawabannya. Jika AI mengubah "Person_1" menjadi nama rekaan, langkah pemulihan tidak dapat mencocokkannya.

Memulihkan nama dalam jawaban

Tempelkan jawaban AI ke ClientSafe dalam kasus yang sama, dan nama asli akan kembali. Baca draf yang telah dipulihkan sebelum mengirimkannya ke mana pun: sekarang draf itu merupakan dokumen klien. Panduan kami tentang memulihkan nama asli menjelaskan hal-hal yang perlu diperiksa.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah saya memberikan file .msg itu sendiri kepada AI?

Bisa, tetapi file itu memuat nama asli, header, dan lampiran. Tujuan salinan aman adalah agar AI hanya melihat placeholder.

Mengapa tidak menyalin teks dari Outlook saja?

Menyalin isi pesan tidak menyertakan baris From, To, dan Cc, padahal baris-baris tersebut memuat banyak nama dan alamat. File yang disimpan menyertakannya, sehingga bagian-bagian itu juga dapat diganti.

Apakah jenis email, HTML atau teks biasa, berpengaruh?

Untuk alur kerja ini, tidak. Tambahkan file dan tinjau hasilnya. Jika sebuah pesan tampak kosong atau terpotong dalam salinan aman, buka di Outlook dan periksa aslinya.

Bagaimana jika nama hanya muncul dalam gambar di email?

Teks dalam gambar dan hasil pindai juga dibaca, tetapi periksa daftar tinjauan untuk menemukannya. Tanda tangan yang disimpan sebagai gambar adalah tempat umum untuk menyembunyikan nama.

ClientSafe mengganti nama, alamat email, dan nomor telepon dalam email Outlook yang tersimpan dengan placeholder di PC Anda, lalu memasukkan kembali nama asli ke dalam jawaban AI. Deteksi tidak sempurna, jadi tinjau daftarnya sebelum menyalin.