Echte zaken bestaan niet uit één document. Het zijn een contract, een dozijn e-mails, twee facturen en iemands aantekeningen. Als u wilt dat een AI-tool ze samen leest, moet dezelfde persoon in alle documenten dezelfde tijdelijke aanduiding krijgen.
Wat er misgaat als u één bestand tegelijk verwerkt
Anonimiseer elk bestand afzonderlijk en u krijgt dit: in het contract wordt Maria Lopez aangeduid als Person_1 en haar verhuurder als Person_2. In de e-mails begint de tool opnieuw te tellen, waardoor de verhuurder Person_1 is en Maria Person_2. Plak beide bestanden in dezelfde chat en de AI ziet twee verschillende personen die Person_1 heten en raakt het verhaal door elkaar.
Ook het terugzetten gaat mis. Als de AI naar Person_1 verwijst, welke bedoelt die dan? De sleutel voor het contract en die voor de e-mails komen niet overeen.
Eén zaak, één sleutel
De oplossing is eenvoudig te beschrijven. Gebruik voor één cliënt of zaak één tabel met tijdelijke aanduidingen. Elk document in de zaak gebruikt diezelfde tabel. Dan:
- is Person_1 in elk bestand Maria Lopez, ook in bestanden die u volgende maand toevoegt.
- kan de AI haar volgen in het contract, de e-mail en de factuur.
- volstaat één herstelstap voor elk antwoord over de zaak.
Maar artikel over tijdelijke aanduidingen en zwarte balken legt uit waarom consistente labels belangrijk zijn voor het redeneren van de AI.
Handmatig
U kunt dit met een spreadsheet doen: één rij per persoon of bedrijf, één kolom voor de tijdelijke aanduiding, één voor de echte waarde en één voor spellingvarianten. Werk elk document door met hetzelfde blad geopend. Voor drie of vier korte bestanden is dit betrouwbaar, maar daarna gaat het mis: er duiken nieuwe spellingvarianten op, in bestand zeven wordt een naam in een voettekst gemist en niemand weet nog of Company_4 de bank of de verzekeraar was.
Als u het handmatig doet, voeg dan elke nieuwe persoon meteen toe aan het blad zodra die voorkomt en doorzoek elk voltooid bestand nogmaals op alle namen in het blad.
Hoe ClientSafe een zaak verwerkt
- Eén cliënt, één dossier. Documenten staan in zaken. Voeg bestanden of een hele map toe, inclusief submappen. Een bestand dat u twee keer toevoegt, wordt niet dubbel opgenomen.
- Dezelfde naam, dezelfde tijdelijke aanduiding. Dit geldt voor elk document in de zaak, ook bij verschillende spellingen van dezelfde naam.
- Controleer één keer. Schakel een overeenkomst uit en die wordt uit elk document in de zaak verwijderd. Markeer iets wat de tool heeft gemist en het wordt in alle documenten vervangen, ook in documenten die u later toevoegt.
- Samenvoegen en splitsen. Als twee spellingen als twee personen zijn behandeld, voegt u ze samen. Als twee personen als één zijn behandeld, splitst u ze. Nummers van tijdelijke aanduidingen worden niet opnieuw gebruikt.
- Terugzetten. Plak het antwoord van de AI en de echte namen worden vanuit de tabel voor die zaak teruggezet.
- Verwijder de zaak wanneer de zaak is afgerond. Daarmee worden de tabel en de veilige kopieën verwijderd. De oorspronkelijke bestanden op uw schijf blijven onaangeroerd.
Een klein voorbeeld
Een huurgeschil bestaat uit drie documenten: de huurovereenkomst, een e-mailwisseling en een huurregister.
| Echte naam | Placeholder | Komt voor in |
|---|---|---|
| Maria Lopez | Person_1 | Huurovereenkomst, e-mails, huurregister |
| Northwind Ltd | Company_1 | Huurovereenkomst, e-mails |
| 14 Harbor Street | Adres_1 | Huurovereenkomst, huurregister |
| j.alvarez@example.com | E-mail_1 | E-mails |
Vraag: "Heeft Person_1 volgens het grootboek de huur betaald op de data die in de huurovereenkomst zijn vereist?" De AI kan de bepalingen van de huurovereenkomst dan koppelen aan de grootboekregels, omdat Person_1 en Address_1 in beide hetzelfde betekenen.
Vragen stellen over meerdere documenten
Zodra de documenten dezelfde plaatsaanduidingen gebruiken, kun je vragen stellen die niet met één bestand te beantwoorden zijn:
- "Maak een tijdlijn op basis van deze documenten."
- "Spreekt de e-mail de overeenkomst tegen wat betreft de betalingsdatum?"
- "Noem alle verplichtingen van Company_1 in de documenten."
- "Welke facturen hebben betrekking op het werk dat in de overeenkomst wordt beschreven?"
Geef elk document een label in je prompt, bijvoorbeeld: "Document A: huurovereenkomst. Document B: e-mailwisseling." De AI kan je dan vertellen uit welk document een uitspraak afkomstig is. Is de zaak omvangrijk, stuur dan de documenten die van belang zijn voor de vraag, niet de hele map. AI-tools kunnen maar een beperkte hoeveelheid tekst tegelijk lezen.
Wanneer de zaak omvangrijk wordt
Honderd documenten passen niet in één chat, en je moet ze er ook niet allemaal in zetten. Bewaar de complete zaak in de tool waarin de sleutel staat en selecteer voor elke vraag de relevante passages. De plaatsaanduidingen blijven hetzelfde, welke selectie je ook verstuurt; dat is precies waarom je één sleutel gebruikt. Een goede gewoonte is om een korte index met de documentnamen bij te houden, zodat je de AI kunt vertellen uit welk document een passage afkomstig is zonder de bestandsnaam zelf te versturen.
Valkuilen
- Twee zaken in één dossier. Dezelfde persoon kan in beide voorkomen, maar met een andere rol. Houd de zaken gescheiden.
- Dezelfde naam, verschillende mensen. Twee cliënten met de naam Maria Lopez hebben twee plaatsaanduidingen nodig. Een tool mag ze niet stilzwijgend samenvoegen, en je moet dit controleren.
- Halverwege documenten toevoegen. Een nieuw bestand bevat nieuwe namen. Maak daarvoor een nieuwe veilige kopie en stel vervolgvragen in een nieuwe chat als de eerdere antwoorden afhingen van ontbrekende informatie.
- Verschillende schrijfwijzen in verschillende talen. Een naam die in twee schriften is geschreven, kan naar één persoon verwijzen. Controleer samengevoegde vermeldingen.
- Verborgen inhoud. Opmerkingen, notities en werkbladen kunnen namen bevatten. Zie de checklist.
Veelgestelde vragen
Kan ik één zaak voor meerdere cliënten gebruiken?
Dat kun je beter niet doen. Eén zaak per cliënt of dossier zorgt ervoor dat de plaatsaanduidingen en het terugzetten van namen ondubbelzinnig blijven.
Wat gebeurt er met de nummers als ik later een bestand toevoeg?
Personen die al in de zaak voorkomen, behouden hun plaatsaanduiding. Nieuwe personen krijgen het eerstvolgende vrije nummer.
Kan ik zien in welke bestanden een naam voorkomt?
Ja. Het controlevenster geeft elke gevonden waarde weer, met de bijbehorende plaatsaanduiding en het aantal bestanden waarin die waarde voorkomt.
ClientSafe houdt op je pc per zaak één set plaatsaanduidingen bij, toont elke gevonden waarde met het aantal bestanden waarin die voorkomt en zet de echte namen terug in het antwoord van de AI. De detectie is niet perfect, dus controleer de lijst voordat je kopieert.