Para anonimizar um e-mail do Outlook antes de fornecê-lo ao ChatGPT, Claude, Gemini ou Copilot, salve-o como arquivo .msg, adicione o arquivo a um caso do ClientSafe, revise os nomes, endereços e números encontrados e copie a cópia segura para o chat. A IA vê marcadores como Person_1. Quando a resposta voltar, o ClientSafe restaura os nomes reais no seu PC.

Um e-mail impresso com uma página de anexo recortada e um envelope sobre uma secretária clara.

O que um e-mail do Outlook contém

Um arquivo .msg é o formato próprio do Outlook para um único item. A especificação da Microsoft diz que ele contém a mensagem com todas as suas propriedades, inclusive os anexos. Para anonimizar, estas são as partes que identificam as pessoas:

  • As linhas do cabeçalho. De, Para e Cc contêm nomes e endereços de e-mail, e o assunto também costuma conter um nome.
  • O corpo. Nomes na saudação e no texto, números de telefone, números de conta, endereços.
  • A assinatura. Nome completo, cargo, empresa, número direto, endereço do escritório.
  • As respostas citadas. Tudo abaixo de "Na segunda-feira, Maria Lopez escreveu:" repete mensagens anteriores, cada uma com seu próprio cabeçalho e assinatura.
  • Os anexos. Eles ficam dentro do arquivo, e seus nomes de arquivo podem conter um nome.

Copiar apenas o corpo deixa de fora as linhas do cabeçalho. Apagar nomes manualmente não elimina as citações. A lista de verificação do que remover antes de enviar documentos à IA aborda o caso geral. Este artigo trata do próprio arquivo .msg.

Extraia o arquivo .msg do Outlook

As etapas necessárias dependem da versão do Outlook que você usa.

  • Outlook clássico para Windows. Clique duas vezes na mensagem para abri-la, selecione Arquivo e depois Salvar como, e escolha um tipo de arquivo na lista "Salvar como tipo". O guia da Microsoft descreve essas etapas. O tipo a escolher é Outlook Message Format (.msg).
  • Outlook clássico, várias mensagens. Na lista de mensagens, selecione as mensagens e arraste-as para uma pasta no Explorador de Arquivos. As respostas no fórum de suporte da Microsoft descrevem esse procedimento como salvar um arquivo .msg por mensagem.
  • Novo Outlook para Windows e Outlook na Web. Selecione Mais ações e depois Salvar como. A página da Microsoft informa que o Outlook na Web salva a mensagem como arquivo .eml. Para o novo Outlook, as respostas no fórum da Microsoft dizem o mesmo: ele salva como .eml, não .msg.

Se você usa o novo Outlook e só consegue obter arquivos .eml, não precisa voltar para a versão anterior. O ClientSafe lê arquivos .eml e .msg, e as etapas abaixo são as mesmas. O guia para resumir uma conversa de e-mails aborda o processo com .eml. As informações da Microsoft sobre o que cada versão pode salvar mudam de uma versão para outra; portanto, se algum menu parecer diferente na sua tela, siga o que aparece no menu.

Dois hábitos tornam os arquivos mais seguros de manusear:

  • Renomeie os arquivos antes de adicioná-los. Em geral, o Outlook sugere o assunto da mensagem como nome do arquivo, e os assuntos podem conter nomes: "Lopez - documentos de empréstimo". Use "Mensagem_01" e assim por diante.
  • Mantenha uma pasta por cliente, fora de qualquer pasta sincronizada com uma unidade compartilhada.

Salve primeiro a mensagem mais recente da conversa, pois ela costuma citar as anteriores. Salve as mensagens anteriores separadamente se as citações estiverem incompletas.

Adicione os e-mails a um caso

  1. Crie um caso para o cliente no ClientSafe e adicione os arquivos .msg.
  2. Revise o que foi encontrado: nomes, empresas, endereços, números de telefone, endereços de e-mail, números de conta e de identificação, datas de nascimento. Desmarque as correspondências que não sejam dados pessoais. Marque tudo o que não foi encontrado, como um apelido usado em uma resposta ou um nome na linha do assunto.
  3. Copie a cópia segura ou salve-a como arquivo .md do Markdown.

Dentro de um caso, a mesma pessoa recebe o mesmo marcador em todas as mensagens: na linha De, na saudação, na resposta citada e na assinatura. A IA consegue acompanhar quem escreveu o quê. Os detalhes estão em trabalhar com um caso completo. Os documentos são processados no seu PC.

Anexos

Se a IA precisar do conteúdo de um anexo, salve o anexo do Outlook e adicione-o ao mesmo caso como um documento separado, no qual receberá os mesmos marcadores que os e-mails.

Um nome de arquivo pode revelar um nome mesmo quando a mensagem está limpa: "Lopez_passaporte.pdf". Se aparecer um nome assim na cópia segura, marque-o durante a revisão.

Faça a pergunta à IA

Cole a cópia segura no ChatGPT, Claude, Gemini ou Copilot junto com uma instrução que diga o que você precisa. Por exemplo:

Below is an email from Person_1, one of our clients, to Person_2.
Names like Person_1 are placeholders: keep them exactly as written.
Draft a polite reply that answers each question and lists
what we still need from Person_1.

Mantenha os marcadores na resposta. Se a IA reescrever "Person_1" como um nome inventado, a etapa de restauração não conseguirá identificá-lo.

Restaure os nomes na resposta

Cole a resposta da IA no ClientSafe, no mesmo caso, e os nomes reais serão restaurados. Leia a versão restaurada antes de enviá-la a qualquer lugar: agora ela é um documento do cliente. Nosso guia sobre restaurar nomes reais explica o que verificar.

Perguntas frequentes

Posso fornecer o próprio arquivo .msg à IA?

Pode, mas ele contém os nomes reais, os cabeçalhos e os anexos. O objetivo da cópia segura é que a IA veja apenas os marcadores.

Por que não copiar o texto do Outlook?

Copiar o corpo deixa de fora as linhas De, Para e Cc, que contêm muitos nomes e endereços. O arquivo salvo inclui essas linhas, que também podem ser substituídas.

Faz diferença se o e-mail está em HTML ou em texto simples?

Não, neste fluxo de trabalho. Adicione o arquivo e revise o resultado. Se uma mensagem parecer vazia ou incompleta na cópia segura, abra-a no Outlook e confira o original.

E se um nome aparecer apenas em uma imagem no e-mail?

O texto em imagens e digitalizações também é lido, mas confira se ele aparece na lista de revisão. Uma assinatura salva como imagem é um lugar comum onde um nome pode ficar oculto.

ClientSafe substitui nomes, endereços de e-mail e números de telefone em e-mails do Outlook salvos por marcadores no seu PC e restaura os nomes reais na resposta da IA. A detecção não é perfeita, então revise a lista antes de copiar.