Bir Outlook e-postasını ChatGPT, Claude, Gemini veya Copilot'a vermeden önce anonimleştirmek için .msg dosyası olarak kaydedin, ClientSafe vakasına ekleyin, bulduğu adları, adresleri ve numaraları inceleyin ve güvenli kopyayı sohbete kopyalayın. Yapay zekâ Person_1 gibi yer tutucular görür. Yanıt geldiğinde ClientSafe gerçek adları bilgisayarınızda geri yükler.

Açık renkli bir masada, ataşla tutturulmuş ek sayfası ve zarfın yanında basılı bir e-posta.

Tek bir Outlook e-postasında neler bulunur?

.msg dosyası, Outlook'un tek bir öğe için kullandığı biçimdir. Microsoft'un teknik özellik belgesi bu biçimin, ekler dahil tüm özellikleriyle birlikte iletiyi içerdiğini belirtir. Anonimleştirme açısından kişileri tanımlayan bölümler şunlardır:

  • Üst bilgi satırları. Kimden, Kime ve Bilgi alanlarında adlar ve e-posta adresleri bulunur; konu satırında da çoğu zaman bir ad yer alır.
  • İleti gövdesi. Selamlamadaki ve metindeki adlar, telefon numaraları, hesap numaraları, adresler.
  • İmza. Tam ad, iş unvanı, şirket, doğrudan hat, iş adresi.
  • Alıntılanan yanıtlar. "Pazartesi günü Maria Lopez şöyle yazdı:" satırının altındaki her şey önceki iletileri tekrarlar; her birinin kendi üst bilgisi ve imzası vardır.
  • Ekler. Dosyanın içinde yer alırlar ve dosya adları bir adı açığa çıkarabilir.

Yalnızca ileti gövdesini yapıştırmak, üst bilgi satırlarını geride bırakır. Adları elle silmek, alıntıları gözden kaçırır. Yapay zekâya belge göndermeden önce nelerin kaldırılması gerektiğini anlatan kontrol listesi genel durumu ele alır. Bu makale ise doğrudan .msg dosyası hakkındadır.

.msg dosyasını Outlook'tan alın

İzlemeniz gereken adımlar, kullandığınız Outlook'a bağlıdır.

  • Windows için klasik Outlook. İletiyi çift tıklayarak açın, Dosya'yı ve ardından Farklı Kaydet'i seçin; sonra "Kayıt türü" listesinden bir dosya türü seçin. Microsoft'un kılavuzu bu adımları açıklar. Seçmeniz gereken tür Outlook İleti Biçimi'dir (.msg).
  • Birden fazla ileti için klasik Outlook. İleti listesinde iletileri seçin ve Dosya Gezgini'ndeki bir klasöre sürükleyin. Microsoft'un destek forumundaki yanıtlara göre bu yöntem, ileti başına bir .msg dosyası olarak kaydeder.
  • Windows için yeni Outlook ve web üzerinde Outlook. Diğer eylemler'i ve ardından Farklı kaydet'i seçin. Microsoft'un sayfasında, web üzerinde Outlook'un iletiyi .eml dosyası olarak kaydettiği belirtilir. Microsoft forumundaki yanıtlara göre yeni Outlook da .msg değil, .eml kaydeder.

Yeni Outlook kullanıyorsanız ve yalnızca .eml dosyası alabiliyorsanız geri dönmenize gerek yok. ClientSafe, .msg dosyalarının yanı sıra .eml dosyalarını da okur; aşağıdaki adımlar aynıdır. E-posta yazışmasını özetleme kılavuzu .eml yöntemini açıklar. Her sürümün kaydedebildikleriyle ilgili Microsoft açıklamaları sürümden sürüme değişebilir; bu nedenle ekranınızdaki menü farklı görünüyorsa menüdeki seçenekleri esas alın.

İki alışkanlık, dosyaların daha güvenli işlenmesini sağlar:

  • Dosyaları eklemeden önce yeniden adlandırın. Outlook genellikle ileti konusunu dosya adı olarak önerir; konular ad içerebilir: "Lopez - kredi belgeleri". Bunun yerine "Mesaj_01" ve benzeri adlar kullanın.
  • Her müşteri için, paylaşılan bir sürücüyle eşitlenen klasörlerin dışında ayrı bir klasör tutun.

Bir yazışmanın en yeni iletisini önce kaydedin; bu ileti genellikle önceki iletileri alıntılar. Alıntılar kesikse önceki iletileri ayrıca kaydedin.

E-postaları bir vakaya ekleyin

  1. ClientSafe içinde müşteri için bir vaka oluşturun ve .msg dosyalarını ekleyin.
  2. Bulunanları inceleyin: adlar, şirketler, adresler, telefon numaraları, e-posta adresleri, hesap ve kimlik numaraları, doğum tarihleri. Kişisel veri olmayan eşleşmelerin işaretini kaldırın. Bir yanıtta kullanılan takma ad veya konu satırındaki bir ad gibi gözden kaçanları belirtin.
  3. Güvenli kopyayı kopyalayın veya Markdown .md dosyası olarak kaydedin.

Tek bir vakada aynı kişi her iletide aynı yer tutucuyu alır: Kimden satırında, selamlamada, alıntılanan yanıtta ve imzada. Yapay zekâ kimin ne yazdığını izleyebilir. Ayrıntılar şu makalede yer alır: bir dosyanın tamamıyla çalışma. Belgeler bilgisayarınızda işlenir.

Ekler

Yapay zekânın ekteki içeriğe ihtiyacı varsa eki Outlook'tan kaydedin ve e-postalarla aynı yer tutucuları alacağı ayrı bir belge olarak aynı vakaya ekleyin.

İleti temiz olsa bile dosya adı bir adı açığa çıkarabilir: "Lopez_passport.pdf". Güvenli kopyada böyle bir ad görünürse inceleme sırasında belirtin.

Yapay zekâya sorun

Güvenli kopyayı ihtiyacınızı belirten bir istemle ChatGPT, Claude, Gemini veya Copilot'a yapıştırın. Örneğin:

Below is an email from Person_1, one of our clients, to Person_2.
Names like Person_1 are placeholders: keep them exactly as written.
Draft a polite reply that answers each question and lists
what we still need from Person_1.

Yanıtta yer tutucuları koruyun. Yapay zekâ "Person_1" ifadesini uydurma bir adla değiştirirse geri yükleme adımı bunu eşleştiremez.

Yanıttaki adları geri yükleyin

Yapay zekânın yanıtını ClientSafe'de aynı vakaya yapıştırın; gerçek adlar geri gelir. Taslağı herhangi bir yere göndermeden önce geri yüklenmiş hâlini okuyun: artık bu bir müşteri belgesi. Gerçek adları geri yükleme rehberimiz gerçek adları geri yükleme nelere bakmanız gerektiğini anlatıyor.

Sık sorulan sorular

Yapay zekâya .msg dosyasının kendisini verebilir miyim?

Gönderebilirsiniz, ancak bu dosyada gerçek adlar, üst bilgiler ve ekler bulunur. Güvenli kopyanın amacı, yapay zekânın yalnızca yer tutucuları görmesidir.

Metni Outlook'tan kopyalamak neden yetmiyor?

İleti gövdesini kopyalamak, çok sayıda ad ve adres içeren Kimden, Kime ve Bilgi satırlarını dışarıda bırakır. Kaydedilmiş dosyada bu bilgiler de bulunur; dolayısıyla onların yerine de yer tutucular konabilir.

E-postanın HTML ya da düz metin olması fark eder mi?

Bu iş akışında hayır. Dosyayı ekleyip sonucu gözden geçirin. Güvenli kopyada bir ileti boş ya da eksik görünüyorsa Outlook'ta açıp aslını kontrol edin.

Bir ad yalnızca e-postadaki bir görselde yer alıyorsa ne olur?

Resimlerdeki ve taramalardaki metin de okunur, ancak inceleme listesinde yer alıp almadığını kontrol edin. Resim olarak kaydedilmiş imza, adın gizlenebileceği yaygın yerlerden biridir.

ClientSafe Kaydedilmiş Outlook e-postalarındaki adları, e-posta adreslerini ve telefon numaralarını bilgisayarınızda yer tutucularla değiştirir, ardından gerçek adları yapay zekânın yanıtına geri koyar. Algılama kusursuz değildir; kopyalamadan önce listeyi gözden geçirin.