Namen vervangen voordat je een AI-tool iets vraagt, is maar de helft van het werk. De andere helft is de echte namen terugzetten in het antwoord, zodat je iets hebt waar je mee verder kunt. Hieronder vind je de hele rondgang, stap voor stap, en de punten waarop het misgaat.
De rondgang in vijf stappen
- Maak de veilige kopie. Vervang elke naam, elk bedrijf, adres, nummer en elke geboortedatum door een placeholder zoals Person_1 of Company_1. Dezelfde persoon krijgt overal dezelfde placeholder.
- Bewaar de sleutel. De tabel die aangeeft dat Person_1 staat voor Maria Lopez blijft op je computer. Die komt nooit in de chat terecht.
- Stel de vraag aan de AI. Plak de veilige kopie en je vraag.
- Haal het antwoord terug. Plak het antwoord van de AI in de tool die de sleutel bevat en vervang de placeholders door de echte namen.
- Lees het resultaat. Controleer het aan de hand van het origineel voordat het in een brief, memo of e-mail aan een cliënt terechtkomt.
De eerste stap wordt behandeld in hoe je AI-tools gebruikt met cliëntdocumenten. Dit artikel gaat over stap 2 tot en met 5.
Formuleer de prompt zo dat het antwoord eenvoudig terug te zetten is
De AI moet je placeholders precies zo laten staan. Zet dit in de prompt:
Person_1 is the tenant, Company_1 is the landlord and Address_1 is the rented flat.
Use these labels exactly as written in your answer. Do not invent new ones.
Zonder die instructie kort de AI soms een label in, voegt die er een lidwoord aan toe of begint die een nieuw label. De AI kan ook «Person 1» met een spatie schrijven, «person_1» met kleine letters of «**Person_1**» vetgedrukt. Een stap voor het terugzetten die het exacte label verwacht, herkent zulke varianten niet. Lees daarom het resultaat en zoek naar placeholders die er nog in staan.
Wat een stap voor het terugzetten moet doen
Handmatig zoeken en vervangen werkt als je twee of drie placeholders hebt. Met meer placeholders is het traag en zorgt één fout ervoor dat er een placeholder in de tekst achterblijft. Wat je ook gebruikt, het terugzetten moet:
- De sleutel voor het juiste dossier gebruiken, zodat Person_1 in het bestand van de ene cliënt nooit wordt vervangen door de naam van een andere cliënt.
- Varianten accepteren die de AI schrijft: andere hoofdletters, vetgedrukte of cursieve opmaak, of een spatie in plaats van een onderstrepingsteken.
- Waarschuwen voor placeholders die niet in de sleutel staan, in plaats van te gokken. Als de AI «Person_4» verzint en er in je dossier maar drie mensen staan, wil je dat weten.
- De oorspronkelijke bestanden ongemoeid laten en de teruggezette tekst niet opslaan, tenzij je die zelf bewaart.
In ClientSafe plak je het antwoord in ClientSafe en kies je Names herstellen. Je leest de herstelde tekst naast de lijst met placeholders die zijn vervangen. Een placeholder die niet in het dossier staat, blijft staan en wordt gemarkeerd.
Wat je moet controleren in het teruggezette antwoord
- Overgebleven placeholders. Zoek naar patronen als «Person_», «Company_» en «_1». Alles wat overblijft, is niet teruggezet.
- Verzonnen feiten. De AI kan een detail aan de verkeerde persoon koppelen of een feit toevoegen dat niet in het document staat. Controleer elke bewering aan de hand van het origineel.
- Grammatica na het terugzetten. «De huurovereenkomst van Person_1» wordt zonder problemen «De huurovereenkomst van Maria Lopez». In talen met naamvallen kan de teruggezette naam de juiste uitgang nodig hebben; lees de zin dus opnieuw.
- Samengevoegde personen. Als twee mensen dezelfde placeholder hebben gekregen, kan de AI ze in het antwoord niet uit elkaar houden. Bekijk je aantekeningen van de controle en corrigeer het bronbestand; stel de vraag daarna opnieuw.
- Nieuwe informatie die iemand identificeert. Als de AI een gok toevoegt over wie iemand is, verwijder die dan.
Een uitgewerkt voorbeeld
Je stuurt de AI een veilige kopie van een huurovereenkomst en vraagt welke risico's de huurder loopt. Het antwoord komt terug:
Person_1 risks termination if two payments are missed. Company_1 must give written
notice to Person_1 at Address_1 before ending the lease.
Na het terugzetten, op je computer:
Maria Lopez risks termination if two payments are missed. Northwind Ltd must give written
notice to Maria Lopez at 14 Harbor Street before ending the lease.
Nu kun je het antwoord in een e-mail aan de cliënt plakken, nadat je de juridische kwestie zelf hebt gecontroleerd. In de chat hebben nooit echte namen gestaan.
Vervolgvragen
Het meeste werk bestaat uit een gesprek. Je vraagt iets, leest het antwoord en vraagt opnieuw. Gebruik voor elke vervolgvraag dezelfde veilige kopie en dezelfde placeholders. Als je de bron hebt gewijzigd, bijvoorbeeld door een naam te markeren die bij de controle was gemist, maak dan een nieuwe veilige kopie en begin een nieuwe chat, zodat de AI niet met twee verschillende versies werkt. Zet elk antwoord terug aan de hand van de sleutel voor dat dossier.
Houd het AI-gesprek en de sleutel apart. De chat bevat placeholders. De sleutel bevat de namen. Wie toegang heeft tot slechts één ervan, leert weinig.
Waar de rondgang misgaat
- De sleutel en de tekst komen in dezelfde chat terecht. Plak de sleutel nooit in de chat om de AI te helpen, hoe nuttig dat ook lijkt.
- De placeholders veranderen tussen rondes. Als je volgende week een vervolgvraag stelt met een pas gemaakte veilige kopie, kan Person_1 inmiddels iemand anders zijn. Gebruik voor hetzelfde dossier steeds dezelfde sleutel. Zie één set placeholders voor een volledig dossier.
- Er verschijnt een nieuwe persoon. Als je een document toevoegt waarin een nieuwe naam voorkomt, krijgt die een nieuwe placeholder. Zet de namen terug met de bijgewerkte sleutel.
- Het antwoord gaat rechtstreeks in een cliëntdocument. Behandel de teruggezette tekst als een concept totdat je die hebt gelezen.
Veelgestelde vragen
Kan ik een antwoord een maand later terugzetten?
Ja, zolang je de sleutel voor dat dossier nog hebt. In ClientSafe wordt de sleutel op je pc bewaard totdat je het dossier verwijdert.
Wat als de AI een placeholder heeft gewijzigd?
Die wordt gemarkeerd, niet geraden. Corrigeer die handmatig of vraag de AI het antwoord opnieuw te geven met de labels ongewijzigd.
Wordt er iets naar de AI gestuurd wanneer ik namen terugzet?
Nee. Het is een stap op je computer nadat je het antwoord hebt gekopieerd.
Waarom vraag ik de AI niet gewoon echte namen te gebruiken?
Omdat je die namen dan moet versturen. Het doel van de rondgang is dat de echte namen je pc nooit verlaten.
ClientSafe bewaart op je pc per dossier één tabel met vervangingen en zet de echte namen terug in het antwoord van de AI wanneer je dat erin plakt. Placeholders die niet in het dossier staan, worden gemarkeerd in plaats van dat er wordt gegokt. Lees het resultaat voordat je het gebruikt.