Chcete-li anonymizovat e-mail z Outlooku před předáním do ChatGPT, Claude, Gemini nebo Copilotu, uložte jej jako soubor .msg, přidejte ho do případu ClientSafe, zkontrolujte nalezená jména, adresy a čísla a zkopírujte bezpečnou kopii do chatu. AI uvidí zástupné symboly, například Person_1. Až odpověď dorazí, ClientSafe obnoví skutečná jména na vašem počítači.

Vytištěný e-mail s přiloženou stránkou přílohy a obálkou na světlém stole.

Co všechno obsahuje jeden e-mail z Outlooku

Soubor .msg je vlastní formát Outlooku pro jednu položku. Specifikace Microsoftu uvádí, že obsahuje zprávu se všemi jejími vlastnostmi včetně příloh. Při anonymizaci identifikují osoby tyto části:

  • Řádky záhlaví. Pole Od, Komu a Kopie obsahují jména a e-mailové adresy; jméno často obsahuje také předmět.
  • Tělo zprávy. Jména v pozdravu a textu, telefonní čísla, čísla účtů, adresy.
  • Podpis. Celé jméno, pracovní pozice, společnost, přímá telefonní linka, adresa kanceláře.
  • Citované odpovědi. Vše pod textem „V pondělí napsala Maria Lopez:“ opakuje předchozí zprávy, z nichž každá má vlastní záhlaví a podpis.
  • Přílohy. Jsou součástí souboru a jejich názvy mohou obsahovat jméno.

Když zkopírujete jen tělo zprávy, řádky záhlaví vynecháte. Při ručním mazání jmen snadno přehlédnete citované zprávy. Obecný přehled toho, co odstranit před odesláním dokumentů do AI najdete v kontrolním seznamu. Tento článek se týká samotného souboru .msg.

Získejte soubor .msg z Outlooku

Potřebné kroky závisí na tom, kterou verzi Outlooku používáte.

  • Klasický Outlook pro Windows. Dvojitým kliknutím otevřete zprávu, vyberte Soubor a potom Uložit jako a zvolte typ souboru v seznamu „Uložit jako typ“. Postup popisuje příručka Microsoftu . Vyberte typ Outlook Message Format (.msg).
  • Klasický Outlook, více zpráv. V seznamu zpráv vyberte zprávy a přetáhněte je do složky v Průzkumníku souborů. Odpovědi na fóru podpory Microsoftu uvádějí, že se tak uloží jeden soubor .msg pro každou zprávu.
  • Nový Outlook pro Windows a Outlook na webu. Vyberte Další akce a potom Uložit jako. Stránka Microsoftu uvádí, že Outlook na webu ukládá zprávu jako soubor .eml. Podle odpovědí na fóru Microsoftu ukládá soubory .eml, nikoli .msg, také nový Outlook.

Pokud používáte nový Outlook a získáváte jen soubory .eml, nemusíte přecházet zpět. ClientSafe čte soubory .eml stejně jako .msg a níže uvedený postup je stejný. Postup pro soubory .eml najdete v průvodci shrnutím e-mailového vlákna . Informace Microsoftu o tom, co lze v jednotlivých verzích uložit, se s každým vydáním mění, takže pokud nabídka na obrazovce vypadá jinak, řiďte se tím, co vidíte v nabídce.

Bezpečnější práci se soubory zajistí dva návyky:

  • Před přidáním soubory přejmenujte. Outlook obvykle navrhne jako název souboru předmět zprávy, který může obsahovat jména: „Lopez – úvěrové dokumenty“. Použijte například „Zprava_01“ a podobně.
  • Pro každého klienta používejte vlastní složku mimo složky synchronizované se sdílenou jednotkou.

Nejprve uložte nejnovější zprávu ve vlákně, protože obvykle obsahuje citace starších zpráv. Starší zprávy ukládejte zvlášť, pokud jsou citace zkrácené.

Přidejte e-maily do případu

  1. Vytvořte pro klienta případ v ClientSafe a přidejte do něj soubory .msg.
  2. Zkontrolujte, co nástroj nalezl: jména, názvy společností, adresy, telefonní čísla, e-mailové adresy, čísla účtů a průkazů totožnosti i data narození. Zrušte zaškrtnutí u shod, které nejsou osobními údaji. Označte vše, co přehlédl, například přezdívku použitou v jedné odpovědi nebo jméno v předmětu zprávy.
  3. Zkopírujte bezpečnou kopii nebo ji uložte jako soubor Markdown .md.

V jednom případu dostane stejná osoba ve všech zprávách stejný zástupný symbol: v řádku Od, v pozdravu, v citované odpovědi i v podpisu. AI tak může sledovat, kdo co napsal. Podrobnosti najdete v práci s celým případem. Dokumenty se zpracovávají na vašem počítači.

Přílohy

Pokud AI potřebuje znát obsah přílohy, uložte přílohu z Outlooku a přidejte ji do stejného případu jako samostatný dokument. Získá v něm stejné zástupné symboly jako e-maily.

Název souboru může prozradit jméno, i když je zpráva bezpečná: „Lopez_passport.pdf“. Pokud se takový název objeví v bezpečné kopii, označte ho při kontrole.

Zeptejte se AI

Vložte bezpečnou kopii do ChatGPT, Claude, Gemini nebo Copilotu a zadejte, co potřebujete. Například:

Below is an email from Person_1, one of our clients, to Person_2.
Names like Person_1 are placeholders: keep them exactly as written.
Draft a polite reply that answers each question and lists
what we still need from Person_1.

V odpovědi zachovejte zástupné symboly. Pokud AI přepíše „Person_1“ na vymyšlené jméno, krok obnovení ho nedokáže najít.

Obnovte jména v odpovědi

Vložte odpověď AI do ClientSafe ve stejném případu a skutečná jména se obnoví. Obnovený návrh si před odesláním kamkoli přečtěte: teď už jde o dokument klienta. Co zkontrolovat, popisuje náš průvodce obnovením skutečných jmen .

Časté dotazy

Můžu dát AI přímo soubor .msg?

Můžete, ale soubor obsahuje skutečná jména, záhlaví i přílohy. Smyslem bezpečné kopie je, aby AI viděla výhradně zástupné symboly.

Proč nezkopírovat text z Outlooku?

Kopírováním těla zprávy vynecháte řádky Od, Komu a Kopie, které obsahují mnoho jmen a adres. Uložený soubor je obsahuje, takže je lze také nahradit.

Záleží na tom, jestli je e-mail ve formátu HTML, nebo prostém textu?

U tohoto postupu ne. Přidejte soubor a zkontrolujte výsledek. Pokud zpráva v bezpečné kopii vypadá prázdná nebo zkrácená, otevřete ji v Outlooku a zkontrolujte originál.

Co když se jméno objevuje jen v obrázku v e-mailu?

Čte se také text v obrázcích a skenech, ale ověřte to v seznamu ke kontrole. Podpis uložený jako obrázek je častým místem, kde se jméno může skrývat.

ClientSafe nahrazuje jména, e-mailové adresy a telefonní čísla v uložených e-mailech z Outlooku zástupnými symboly na vašem počítači a obnovuje skutečná jména v odpovědi AI. Detekce není dokonalá, proto před kopírováním seznam zkontrolujte.