Per rendere anonima un’email di Outlook prima di fornirla a ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot, salvala come file .msg, aggiungi il file a un caso di ClientSafe, controlla i nomi, gli indirizzi e i numeri rilevati e copia la copia sicura nella chat. L’IA vedrà segnaposto come Person_1. Quando ricevi la risposta, ClientSafe reinserisce i nomi reali sul tuo PC.

Un’email stampata, con una pagina di allegato tagliata e una busta, su una scrivania chiara.

Cosa contiene un singolo messaggio di Outlook

Un file .msg è il formato di Outlook per un singolo elemento. La specifica Microsoft dice che contiene il messaggio con tutte le sue proprietà, compresi gli allegati. Per rendere anonimo un messaggio, queste sono le parti che identificano le persone:

  • Le righe dell’intestazione. Da, A e Cc contengono nomi e indirizzi email; spesso anche l’oggetto contiene un nome.
  • Il corpo del messaggio. Nomi nel saluto e nel testo, numeri di telefono, numeri di conto, indirizzi.
  • La firma. Nome completo, titolo professionale, azienda, numero diretto, indirizzo dell’ufficio.
  • Le risposte citate. Tutto ciò che si trova sotto «Lunedì Maria Lopez ha scritto:» ripete i messaggi precedenti, ciascuno con la propria intestazione e firma.
  • Gli allegati. Sono inclusi nel file e i loro nomi possono contenere nomi di persone.

Copiare solo il corpo del messaggio lascia fuori le righe dell’intestazione. Eliminare i nomi a mano non basta per le risposte citate. La lista di controllo su cosa rimuovere prima di inviare documenti all’IA copre il caso generale. Questo articolo riguarda il file .msg in sé.

Esportare il file .msg da Outlook

I passaggi necessari dipendono dalla versione di Outlook che usi.

  • Outlook classico per Windows. Fai doppio clic sul messaggio per aprirlo, seleziona File, quindi Salva con nome e scegli un tipo di file dall’elenco «Tipo file». La guida di Microsoft descrive questi passaggi. Scegli il tipo Outlook Message Format (.msg).
  • Outlook classico, più messaggi. Nell’elenco dei messaggi, seleziona i messaggi e trascinali in una cartella di Esplora file. Le risposte nel forum di supporto Microsoft spiegano che così viene salvato un file .msg per ogni messaggio.
  • Nuovo Outlook per Windows e Outlook sul Web. Seleziona Altre azioni, quindi Salva con nome. La pagina di Microsoft dice che Outlook sul Web salva il messaggio come file .eml. Per il nuovo Outlook, le risposte nel forum Microsoft dicono lo stesso: salva file .eml, non .msg.

Se usi il nuovo Outlook e ottieni solo file .eml, non devi tornare alla versione precedente. ClientSafe legge sia i file .eml sia i .msg e i passaggi seguenti sono gli stessi. La guida per riassumere una conversazione email spiega la procedura con i file .eml. Le indicazioni di Microsoft sui formati salvabili nelle diverse versioni cambiano da una versione all’altra: se un menu appare diverso sullo schermo, fai riferimento al menu.

Due abitudini rendono più sicura la gestione dei file:

  • Rinomina i file prima di aggiungerli. Outlook suggerisce di solito come nome del file l’oggetto del messaggio, che può contenere nomi: «Lopez - documenti del prestito». Usa «Messaggio_01» e così via.
  • Usa una cartella per ogni cliente, al di fuori delle cartelle sincronizzate con un’unità condivisa.

Salva per primo il messaggio più recente della conversazione, perché di solito cita i messaggi precedenti. Salva separatamente i messaggi precedenti se le citazioni sono incomplete.

Aggiungere le email a un caso

  1. Crea in ClientSafe un caso per il cliente e aggiungi i file .msg.
  2. Controlla cosa è stato rilevato: nomi, aziende, indirizzi, numeri di telefono, indirizzi email, numeri di conto e di documento, date di nascita. Deseleziona le corrispondenze che non sono dati personali. Contrassegna gli elementi non rilevati, come un soprannome usato in una risposta o un nome nell’oggetto.
  3. Copia la copia sicura oppure salvala come file .md di Markdown.

All’interno di un caso, la stessa persona riceve lo stesso segnaposto in ogni messaggio: nella riga Da, nel saluto, nella risposta citata e nella firma. L’IA può seguire chi ha scritto cosa. I dettagli sono in come lavorare su un'intera pratica. I documenti vengono elaborati sul tuo PC.

Allegati

Se l’IA deve leggere il contenuto di un allegato, salvalo da Outlook e aggiungilo allo stesso caso come documento separato: riceverà gli stessi segnaposto delle email.

Il nome del file può rivelare un nome anche quando il messaggio è pulito: «Lopez_passaporto.pdf». Se trovi un nome di questo tipo nella copia sicura, contrassegnalo durante il controllo.

Chiedere all’IA

Incolla la copia sicura in ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot con un prompt che spieghi cosa ti serve. Per esempio:

Below is an email from Person_1, one of our clients, to Person_2.
Names like Person_1 are placeholders: keep them exactly as written.
Draft a polite reply that answers each question and lists
what we still need from Person_1.

Mantieni i segnaposto nella risposta. Se l’IA riscrive «Person_1» sostituendolo con un nome inventato, la procedura di ripristino non potrà riconoscerlo.

Ripristinare i nomi nella risposta

Incolla la risposta dell’IA in ClientSafe, nello stesso caso, e i nomi reali verranno ripristinati. Leggi la bozza ripristinata prima di inviarla: ora è un documento del cliente. La nostra guida su come ripristinare i nomi reali spiega cosa controllare.

Domande frequenti

Posso fornire all’IA direttamente il file .msg?

Puoi farlo, ma il file contiene i nomi reali, le intestazioni e gli allegati. Lo scopo della copia sicura è fare in modo che l’IA veda soltanto segnaposto.

Perché non copiare il testo da Outlook?

Copiare il corpo del messaggio esclude le righe Da, A e Cc, che contengono molti nomi e indirizzi. Il file salvato le include, quindi è possibile sostituire anche questi dati.

Fa differenza che l’email sia in HTML o in testo semplice?

Per questa procedura, no. Aggiungi il file e controlla il risultato. Se un messaggio appare vuoto o incompleto nella copia sicura, aprilo in Outlook e verifica l’originale.

E se un nome compare solo in un’immagine nell’email?

Viene letto anche il testo nelle immagini e nelle scansioni, ma controlla che compaia nell’elenco di revisione. Una firma salvata come immagine è un punto in cui spesso si nasconde un nome.

ClientSafe sostituisce nomi, indirizzi email e numeri di telefono nelle email di Outlook salvate con segnaposto sul tuo PC e reinserisce i nomi reali nella risposta dell’IA. Il rilevamento non è perfetto: controlla l’elenco prima di copiare.