若要在将 Outlook 邮件交给 ChatGPT、Claude、Gemini 或 Copilot 之前对其进行匿名化，请将邮件保存为 .msg 文件，将文件添加到 ClientSafe 中的一个案例，检查工具找到的姓名、地址和号码，然后将安全副本复制到聊天中。AI 看到的是 Person_1 等占位符。收到 AI 的回答后，ClientSafe 会在你的电脑上还原真实姓名。

浅色桌面上放着一封打印出来的邮件，旁边有一页裁剪过的附件、一只信封。

一封 Outlook 邮件中包含哪些内容

.msg 文件是 Outlook 用于单个项目的专有格式。 Microsoft 的规范 说明，该文件包含邮件及其所有属性，包括附件。进行匿名化时，以下部分会包含可识别个人的信息：

  • 邮件头字段。From、To 和 Cc 中包含姓名和电子邮箱，主题行中也经常有姓名。
  • 正文。称呼和正文中的姓名、电话号码、账户号码、地址。
  • 签名。全名、职称、公司、直线电话号码、办公地址。
  • 引用的回复。“在星期一，Maria Lopez 写道：”下面的所有内容都会重复较早的邮件，每封邮件都带有自己的邮件头字段和签名。
  • 附件。附件包含在文件中，其文件名也可能带有姓名。

只粘贴正文会遗漏邮件头字段。手动删除姓名也会漏掉引用的邮件。 发送文档给 AI 之前要删除哪些内容的清单 涵盖一般情况。本文讨论的是 .msg 文件本身。

从 Outlook 导出 .msg 文件

你需要执行哪些步骤，取决于你使用的 Outlook 版本。

  • 适用于 Windows 的经典版 Outlook。双击邮件将其打开，选择“文件”，然后选择“另存为”，并在“保存类型”列表中选择文件类型。 Microsoft 的指南 介绍了这些步骤。要选择的文件类型是 Outlook Message Format (.msg)。
  • 经典版 Outlook，多个邮件。在邮件列表中选中邮件，然后将其拖到文件资源管理器中的文件夹里。Microsoft 支持论坛的答复称，这会将每封邮件分别保存为一个 .msg 文件。
  • 适用于 Windows 的新版 Outlook 和网页版 Outlook。选择“更多操作”，然后选择“另存为”。Microsoft 的页面称，网页版 Outlook 会将邮件保存为 .eml 文件。根据 Microsoft 论坛上的答复，新版 Outlook 也是如此：它保存的是 .eml，而不是 .msg。

如果你使用新版 Outlook，且只能获取 .eml 文件，无需切换回旧版。ClientSafe 既能读取 .msg 文件，也能读取 .eml 文件，下面的步骤相同。 总结邮件往来的指南 介绍了 .eml 的处理方法。Microsoft 关于各版本可保存何种文件的说明会随着版本更新而变化，因此，如果你看到的菜单有所不同，请以实际显示的菜单为准。

养成两个习惯会让文件更安全：

  • 添加文件前先重命名。Outlook 通常会建议使用邮件主题作为文件名，而主题中可能含有姓名：“Lopez - loan documents”。请改用“Message_01”等名称。
  • 每个客户单独使用一个文件夹，并且不要将其放在会同步到共享驱动器的文件夹中。

先保存邮件往来中最新的邮件，因为其中通常引用了较早的邮件。如果引用内容不完整，再单独保存较早的邮件。

将邮件添加到案例

  1. 在 ClientSafe 中为客户创建一个案例，并添加 .msg 文件。
  2. 检查工具找到的内容：姓名、公司、地址、电话号码、电子邮箱、账户和身份证件号码、出生日期。取消勾选不属于个人数据的匹配项。标记任何遗漏的内容，例如某封回复中使用的昵称或主题行中的姓名。
  3. 复制安全副本，或将其保存为 Markdown .md 文件。

在同一个案例中，同一个人在每封邮件里都会对应相同的占位符：无论是在 From 行、称呼、引用的回复还是签名中都是如此。AI 可以据此追踪谁写了什么。详细信息见 处理完整案件。文档在你的电脑上处理。

附件

如果 AI 需要附件中的内容，请从 Outlook 保存该附件，并将其作为单独的文档添加到同一个案例中。附件会使用与邮件相同的占位符。

即使邮件内容已经处理干净，文件名仍可能泄露姓名：“Lopez_passport.pdf”。如果在安全副本的检查结果中看到此类名称，请将其标记出来。

向 AI 提问

将安全副本粘贴到 ChatGPT、Claude、Gemini 或 Copilot 中，并附上说明你需要什么的提示。例如：

Below is an email from Person_1, one of our clients, to Person_2.
Names like Person_1 are placeholders: keep them exactly as written.
Draft a polite reply that answers each question and lists
what we still need from Person_1.

要求在答案中保留占位符。如果 AI 将“Person_1”改写成一个编造的姓名，还原步骤就无法将其匹配。

还原答案中的姓名

将 AI 的回答粘贴到 ClientSafe 中同一个案例里，真实姓名就会还原。在草稿被发送到任何地方之前，请先阅读还原后的内容：它现在已经是客户文件。我们的 还原真实姓名指南 介绍了需要检查的内容。

常见问题

我可以直接把 .msg 文件交给 AI 吗？

可以，但文件中包含真实姓名、邮件头字段和附件。制作安全副本的目的，就是让 AI 始终只能看到占位符。

为什么不直接从 Outlook 复制文本？

复制正文会遗漏 From、To 和 Cc 行，而这些行中包含许多姓名和地址。保存成文件后，这些内容也会包含在内，因此也能一并替换。

邮件是 HTML 格式还是纯文本格式，重要吗？

对于这种工作流程，不重要。添加文件并检查处理结果即可。如果邮件在安全副本中显示为空或内容不完整，请在 Outlook 中打开邮件并检查原件。

如果姓名只出现在邮件中的图片里怎么办？

图片和扫描件中的文字也会被读取，但请在检查列表中确认是否识别到了这类内容。以图片形式保存的签名是姓名常常藏身的地方。

ClientSafe 会在你的电脑上，将已保存的 Outlook 邮件中的姓名、电子邮箱和电话号码替换为占位符，并将真实姓名还原到 AI 的回答中。检测并不完美，因此复制之前请检查列表。