Pour anonymiser un e-mail Outlook avant de le donner à ChatGPT, Claude, Gemini ou Copilot, enregistrez-le au format .msg, ajoutez le fichier à un dossier ClientSafe, vérifiez les noms, adresses et numéros qu’il trouve, puis copiez la copie sûre dans la conversation. L’IA voit des marqueurs tels que Person_1. Quand sa réponse revient, ClientSafe remet les vrais noms sur votre PC.

Un e-mail imprimé avec une page de pièce jointe agrafée et une enveloppe sur un bureau clair.

Ce que contient un e-mail Outlook

Un fichier .msg est le format propre à Outlook pour un seul élément. La spécification de Microsoft précise qu’il contient le message avec toutes ses propriétés, pièces jointes comprises. Pour l’anonymisation, voici les éléments qui identifient des personnes :

  • Les lignes d’en-tête. De, À et Cc contiennent des noms et des adresses e-mail, et l’objet contient souvent aussi un nom.
  • Le corps. Les noms dans la formule d’appel et dans le texte, les numéros de téléphone, les numéros de compte, les adresses.
  • La signature. Nom complet, fonction, société, ligne directe, adresse du bureau.
  • Les réponses citées. Tout ce qui suit « Le lundi, Maria Lopez a écrit : » reprend des messages antérieurs, chacun avec son propre en-tête et sa propre signature.
  • Les pièces jointes. Elles voyagent dans le fichier, et leurs noms de fichier peuvent contenir un nom.

Coller seulement le corps laisse les lignes d’en-tête de côté. Supprimer les noms à la main fait oublier les citations. La liste de ce qu’il faut retirer avant d’envoyer un document à l’IA traite le cas général. Cet article porte sur le fichier .msg lui-même.

Sortir le fichier .msg d’Outlook

Les étapes dont vous avez besoin dépendent de la version d’Outlook que vous utilisez.

  • Outlook classique pour Windows. Double-cliquez sur le message pour l’ouvrir, sélectionnez File, puis Save As, et choisissez un type de fichier dans la liste « Save as type ». Le guide de Microsoft décrit ces étapes. Le type à choisir est Outlook Message Format (.msg).
  • Outlook classique, plusieurs messages. Dans la liste des messages, sélectionnez les messages et faites-les glisser dans un dossier de l’Explorateur de fichiers. Les réponses du forum d’assistance de Microsoft indiquent que cela enregistre un fichier .msg par message.
  • Nouvel Outlook pour Windows et Outlook sur le web. Sélectionnez More actions, puis Save as. La page de Microsoft indique qu’Outlook sur le web enregistre le message sous forme de fichier .eml. Pour le nouvel Outlook, les réponses du forum de Microsoft disent la même chose : il enregistre du .eml, pas du .msg.

Si vous utilisez le nouvel Outlook et n’obtenez que du .eml, inutile de revenir en arrière. ClientSafe lit les fichiers .eml comme les .msg, et les étapes ci-dessous sont les mêmes. Le guide pour résumer un fil d’e-mails traite la voie .eml. Ce que Microsoft indique sur ce que chaque version peut enregistrer change d’une version à l’autre ; si un menu a un autre aspect sur votre écran, fiez-vous au menu.

Deux habitudes rendent les fichiers plus sûrs à manipuler :

  • Renommez les fichiers avant de les ajouter. Outlook propose généralement l’objet du message comme nom de fichier, et les objets contiennent des noms : « Lopez - loan documents ». Utilisez « Message_01 » et ainsi de suite.
  • Gardez un dossier par client, en dehors de tout dossier synchronisé avec un lecteur partagé.

Enregistrez d’abord le dernier message d’un fil, puisqu’il cite généralement les précédents. Enregistrez les messages antérieurs séparément si les citations sont coupées.

Ajouter les e-mails à un dossier

  1. Créez un dossier pour le client dans ClientSafe et ajoutez-y les fichiers .msg.
  2. Vérifiez ce qu’il a trouvé : noms, sociétés, adresses, numéros de téléphone, adresses e-mail, numéros de compte et d’identification, dates de naissance. Décochez les correspondances qui ne sont pas des données personnelles. Marquez ce qui a été oublié, comme un surnom utilisé dans une réponse ou un nom dans l’objet.
  3. Copiez la copie sûre, ou enregistrez-la dans un fichier Markdown .md.

Dans un même dossier, la même personne reçoit le même marqueur dans chaque message : dans la ligne De, dans la formule d’appel, dans la réponse citée et dans la signature. L’IA peut suivre qui a écrit quoi. Les détails se trouvent dans travailler sur un dossier complet. Les documents sont traités sur votre PC.

Pièces jointes

Si l’IA a besoin du contenu d’une pièce jointe, enregistrez la pièce jointe depuis Outlook et ajoutez-la au même dossier comme document à part entière : elle y reçoit les mêmes marqueurs que les e-mails.

Un nom de fichier peut trahir un nom même quand le message est propre : « Lopez_passport.pdf ». Si un nom de ce genre apparaît dans la copie sûre, marquez-le lors de la vérification.

Interroger l’IA

Collez la copie sûre dans ChatGPT, Claude, Gemini ou Copilot avec un prompt qui dit ce dont vous avez besoin. Par exemple :

Below is an email from Person_1, one of our clients, to Person_2.
Names like Person_1 are placeholders: keep them exactly as written.
Draft a polite reply that answers each question and lists
what we still need from Person_1.

Gardez les marqueurs dans la réponse. Si l’IA réécrit « Person_1 » en un nom inventé, l’étape de restauration ne peut pas le retrouver.

Restaurer les noms dans la réponse

Collez la réponse de l’IA dans ClientSafe, dans le même dossier, et les vrais noms reviennent. Relisez le brouillon restauré avant qu’il parte où que ce soit : c’est désormais un document client. Notre guide pour restaurer les vrais noms indique ce qu’il faut vérifier.

Questions fréquentes

Puis-je donner à l’IA le fichier .msg lui-même ?

Vous le pouvez, mais c’est un fichier qui contient les vrais noms, les en-têtes et les pièces jointes. L’intérêt de la copie sûre est que l’IA ne voit jamais que des marqueurs.

Pourquoi ne pas copier le texte depuis Outlook ?

Copier le corps laisse de côté les lignes De, À et Cc, et elles contiennent beaucoup de noms et d’adresses. Le fichier enregistré les contient, donc elles peuvent être remplacées aussi.

Le format de l’e-mail, HTML ou texte brut, a-t-il de l’importance ?

Pour ce procédé, non. Ajoutez le fichier et vérifiez le résultat. Si un message semble vide ou coupé dans la copie sûre, ouvrez-le dans Outlook et vérifiez l’original.

Et si un nom n’apparaît que dans une image de l’e-mail ?

Le texte contenu dans les images et les numérisations est lu lui aussi, mais vérifiez la liste. Une signature enregistrée sous forme d’image est un endroit courant où un nom se cache.

ClientSafe remplace sur votre PC les noms, adresses e-mail et numéros de téléphone des e-mails Outlook enregistrés par des marqueurs, et remet les vrais noms dans la réponse de l’IA. La détection n’est pas parfaite : vérifiez la liste avant de copier.