De naam van de cliënt verwijderen is de voor de hand liggende stap. Dat is zelden genoeg. Documenten identificeren mensen via rekeningnummers, handtekeningen, bestandsnamen, opmerkingen en gegevens die alleen in combinatie iets zeggen. Gebruik deze lijst voordat je een document van een cliënt in een AI-tool plakt of uploadt.

Een vel papier met kleine blauwe strookjes en marineblauwe vlaggetjes bij enkele regels.

Direct identificerende gegevens

Deze gegevens verwijzen op zichzelf naar één persoon of organisatie. Verwijder of vervang ze allemaal, in elke vorm waarin ze voorkomen.

  • Namen van personen. Denk aan de cliënt, de tegenpartij, getuigen, familieleden, collega's en iedereen die wordt genoemd in een handtekeningblok of een cc-regel. Controleer verkorte vormen, initialen en spelfouten.
  • Namen van bedrijven en instellingen. Een werkgever, verhuurder, school of kliniek kan iemand net zo goed identificeren als een naam.
  • Adressen. Straatadressen, postcodes en beschrijvingen van eigendommen.
  • Telefoonnummers en e-mailadressen. Controleer briefhoofden, voetteksten en handtekeningen.
  • Rekening- en kaartnummers. Bankrekeningen, IBAN's, kaartnummers en polisnummers.
  • ID-nummers. Belastingnummers, nationale identificatienummers, paspoort- en rijbewijsnummers, socialezekerheidsnummers.
  • Geboortedatums. Vaak gaat het om twee velden op een formulier, zoals ‘Geboren op’ en ‘Leeftijd’.
  • Referentienummers. Zaak-, claim-, factuur- en contractnummers die iemand kan opzoeken.

Gegevens die in combinatie identificeren

Direct identificerende gegevens zijn het eenvoudige deel, want je kunt ernaar zoeken. Het moeilijkere deel is bepalen wat de taak nodig heeft. Voor een verzoek om de grammatica van een brief te verbeteren zijn helemaal geen gegevens over de cliënt nodig. Voor een verzoek om een schikkingsberekening te controleren zijn de bedragen en datums nodig, maar niet de namen. Bepaal wat de AI nodig heeft voordat je besluit wat je verwijdert; dan wordt de lijst korter en veiliger.

Sommige gegevens zijn op zichzelf onschuldig, maar identificeren iemand wanneer je ze combineert. Een ‘plastisch chirurg in een stadje met 4.000 inwoners die in maart is aangeklaagd’ kan één persoon zijn. Vraag je bij het lezen van het document af of een collega of buur de identiteit zou kunnen achterhalen.

  • Zeldzame functietitels, bijzondere werkgevers en kleine plaatsen.
  • Exacte datums van gebeurtenissen, bekentenissen, zittingen of transacties.
  • Ongebruikelijke bedragen die in openbare registers voorkomen.
  • Beschrijvingen van een gezondheidstoestand, gezinssituatie of geschil waarover in het nieuws is bericht.

Je hoeft deze gegevens niet altijd te verwijderen. Voor veel taken volstaat het om ze algemener te maken: ‘een geschil in het voorjaar’ in plaats van ‘een geschil op 14 maart’. Behoud wat de taak nodig heeft en laat de rest weg.

Wat er in het bestand verborgen zit

De zichtbare pagina is maar een deel van een document. Kijk ook op de plekken die je makkelijk vergeet.

Word-documenten

  • Opmerkingen en bijgehouden wijzigingen, waarin de namen van beoordelaars staan.
  • Kop- en voetteksten en tekstvakken.
  • Documenteigenschappen, zoals auteur en bedrijf.

Spreadsheets

  • Verborgen werkbladen, verborgen rijen en kolommen.
  • Celopmerkingen en benoemde bereiken.
  • Formules die naar andere bestandsnamen verwijzen.

Presentaties

  • Notities voor de spreker.
  • Tekst in afbeeldingen en grafieken.

E-mails

  • De regels Van, Aan en Cc, en de handtekening van de afzender.
  • Eerder geciteerde berichten verderop in de e-mailketen.
  • Namen van bijlagen.

Pdf's en scans

  • Gescande pagina's met namen in een stempel, een handgeschreven notitie of een handtekening.
  • Bladwijzers, formuliervelden en documenteigenschappen.

Elk bestand

  • De bestandsnaam. ‘Lopez_lease_final.docx’ verraadt de naam al voordat iemand het bestand opent.
  • Afbeeldingen en foto's. Een foto van een identiteitskaart of handtekening bevat persoonsgegevens, ook als de tekst eromheen is opgeschoond.

Een veilige kopie die is gemaakt op basis van de tekst in het document, in plaats van het origineel te bewerken, voorkomt veel van deze verborgen informatie. Opmerkingen, metadata en ingesloten objecten maken immers geen deel uit van de tekst die je plakt. Afbeeldingen vormen een uitzondering: laat ze weg tenzij je zeker weet dat er niets identificerends op staat.

Een voorbeeld

Neem deze korte e-mail van een cliënt aan haar accountant:

‘Hoi Tom, bijgevoegd staat mijn afschrift van rekening 4471-2290 bij Harbor Credit Union. Op 3 maart ben ik verhuisd naar 12 Elm Street, dus wil je mijn adres aanpassen? Mijn man Daniel staat ook op de lening. Bedankt, Maria Lopez, 555-0142.’

Bij een grondige controle vervang je de voornaam van de accountant, het rekeningnummer, de banknaam, het straatadres, de naam van de echtgenoot, de naam van de cliënt en het telefoonnummer. Over de verhuisdatum moet je zelf oordelen: als de taak over de lening gaat, kun je die veralgemenen tot ‘in maart’ of weglaten. De bestandsnaam van de bijlage, de afzenderregel van de e-mail en de handtekening moeten op dezelfde manier worden behandeld.

Na de bewerking kan de tekst er ongeveer zo uitzien: ‘Hoi Person_1, hierbij mijn afschrift voor rekening Account_1 bij Company_1. In maart ben ik verhuisd naar Address_1, dus pas mijn adres aan. Mijn man Person_3 staat ook op de lening. Bedankt, Person_2, Phone_1.’ Er staan minder details in, maar de tekst is net zo bruikbaar voor een vraag over de lening.

Twijfel je, laat het dan weg. Je kunt een detail altijd nog aan het volgende bericht toevoegen als de AI het nodig heeft. Een bericht dat al is verzonden, kun je niet terugnemen.

Een laatste controle

  1. Zoek op de achternaam van de cliënt en op alle varianten daarvan. Zoek ook alleen op de voornaam.
  2. Zoek naar cijfers. Controleer lange getallen en alles wat op een datum lijkt.
  3. Lees de eerste en laatste pagina. Briefhoofden, handtekeningblokken en voetteksten bevatten vaak veel identificerende gegevens.
  4. Controleer de bestandsnaam en elke titel of kop die je in de chat hebt getypt.
  5. Vraag jezelf af of een onbekende de cliënt kan identificeren aan de hand van wat er is overgebleven.

Automatische tools helpen bij grote hoeveelheden tekst, maar kunnen dingen missen. Wat je ook gebruikt, controleer het resultaat zelf voordat je iets verstuurt.

ClientSafe, een Windows-app van GagarinSoft, vindt namen, bedrijven, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, rekening- en ID-nummers en geboortedatums in de documenten van een zaak en toont de gevonden resultaten zodat je ze kunt controleren. Afbeeldingen worden niet opgenomen in de veilige kopie. Lees meer over ClientSafe.

Algemene informatie, geen juridisch advies. Controleer welke regels voor jou gelden.

Bronnen