لإخفاء هوية رسالة Outlook قبل تسليمها إلى ChatGPT أو Claude أو Gemini أو Copilot، احفظها كملف .msg، وأضف الملف إلى قضية في ClientSafe، وراجع ما يعثر عليه من أسماء وعناوين وأرقام، ثم انسخ النسخة الآمنة إلى المحادثة. يرى الذكاء الاصطناعي رموزًا نائبة مثل Person_1. وحين تعود إجابته، يعيد ClientSafe الأسماء الحقيقية على جهازك.
ما الذي تحمله رسالة Outlook واحدة
ملف .msg هو صيغة Outlook الخاصة بعنصر واحد. مواصفات Microsoft تقول إنه يحتوي على الرسالة بكل خصائصها، بما فيها مرفقاتها. وعند إخفاء الهوية، هذه هي الأجزاء التي تحدد هوية الأشخاص:
- أسطر الترويسة. تحمل From وTo وCc أسماء وعناوين بريد إلكتروني، وكثيرًا ما يحمل الموضوع اسمًا أيضًا.
- نص الرسالة. الأسماء في التحية وفي النص، وأرقام الهاتف، وأرقام الحسابات، والعناوين.
- التوقيع. الاسم الكامل، والمسمى الوظيفي، والشركة، والخط المباشر، وعنوان المكتب.
- الردود المقتبسة. كل ما يلي «On Monday, Maria Lopez wrote:» يكرر رسائل سابقة، لكل منها ترويستها وتوقيعها.
- المرفقات. تنتقل داخل الملف، وقد تحمل أسماء ملفاتها اسمًا.
لصق نص الرسالة وحده يترك أسطر الترويسة. وحذف الأسماء يدويًا يفوّت المقتبسات. قائمة ما يجب حذفه قبل إرسال المستندات إلى الذكاء الاصطناعي تغطي الحالة العامة. أما هذه المقالة فعن ملف .msg نفسه.
استخرج ملف .msg من Outlook
تعتمد الخطوات التي تحتاج إليها على إصدار Outlook الذي تستخدمه.
- Outlook الكلاسيكي لنظام Windows. انقر نقرًا مزدوجًا على الرسالة لفتحها، ثم اختر File ثم Save As، وحدّد نوع الملف من قائمة «Save as type». يصف دليل Microsoft هذه الخطوات. النوع الذي تختاره هو Outlook Message Format (.msg).
- Outlook الكلاسيكي، عدة رسائل. في قائمة الرسائل، حدّد الرسائل واسحبها إلى مجلد في File Explorer. تصف إجابات منتدى دعم Microsoft ذلك بأنه يحفظ ملف .msg واحدًا لكل رسالة.
- Outlook الجديد لنظام Windows وOutlook على الويب. اختر More actions ثم Save as. تقول صفحة Microsoft إن Outlook على الويب يحفظ الرسالة بصيغة .eml. وفي Outlook الجديد، تقول إجابات في منتدى Microsoft الأمر نفسه: يحفظ .eml لا .msg.
إذا كنت على Outlook الجديد ولا تحصل إلا على .eml، فلا حاجة إلى العودة إلى الإصدار القديم. يقرأ ClientSafe ملفات .eml كما يقرأ .msg، والخطوات أدناه هي نفسها. دليل تلخيص سلسلة رسائل بريد إلكتروني يغطي طريق .eml. وتتغير تصريحات Microsoft عمّا يستطيع كل إصدار حفظه من إصدار إلى آخر، فإن بدت لك قائمة مختلفة على شاشتك فاعتمد على ما تراه في القائمة.
عادتان تجعلان الملفات أكثر أمانًا في التعامل:
- أعد تسمية الملفات قبل إضافتها. يقترح Outlook عادةً موضوع الرسالة اسمًا للملف، وفي المواضيع أسماء: «Lopez - loan documents». استخدم «Message_01» وهكذا.
- احتفظ بمجلد واحد لكل عميل، خارج أي مجلد تتم مزامنته مع قرص مشترك.
احفظ أحدث رسالة في السلسلة أولًا، فهي تقتبس عادةً ما قبلها. واحفظ الرسائل الأقدم على حدة إذا كانت الاقتباسات مقتطعة.
أضف الرسائل إلى قضية
- أنشئ قضية للعميل في ClientSafe وأضف ملفات .msg.
- راجع ما عثر عليه: الأسماء والشركات والعناوين وأرقام الهاتف وعناوين البريد الإلكتروني وأرقام الحسابات والهويات وتواريخ الميلاد. ألغِ تحديد التطابقات التي ليست بيانات شخصية. وحدّد ما فاته، مثل لقب استُخدم في رد واحد أو اسم في سطر الموضوع.
- انسخ النسخة الآمنة، أو احفظها كملف Markdown بصيغة .md.
داخل القضية الواحدة، يحصل الشخص نفسه على الرمز النائب نفسه في كل رسالة: في سطر From، وفي التحية، وفي الرد المقتبس، وفي التوقيع. فيستطيع الذكاء الاصطناعي تتبّع من كتب ماذا. وتفاصيل ذلك في العمل مع قضية كاملة. تتم معالجة المستندات على جهازك.
المرفقات
إذا احتاج الذكاء الاصطناعي إلى ما في المرفق، فاحفظ المرفق من Outlook وأضفه إلى القضية نفسها مستندًا مستقلًا، فيحصل على الرموز النائبة نفسها التي تحصل عليها الرسائل.
قد يكشف اسم الملف اسمًا حتى لو كانت الرسالة نظيفة: «Lopez_passport.pdf». إذا ظهر اسم كهذا في النسخة الآمنة، فحدّده في المراجعة.
اسأل الذكاء الاصطناعي
الصق النسخة الآمنة في ChatGPT أو Claude أو Gemini أو Copilot مع طلب يوضح ما تحتاج إليه. مثلًا:
Below is an email from Person_1, one of our clients, to Person_2.
Names like Person_1 are placeholders: keep them exactly as written.
Draft a polite reply that answers each question and lists
what we still need from Person_1.اطلب إبقاء الرموز النائبة في الإجابة. فإذا أعاد الذكاء الاصطناعي كتابة «Person_1» باسم مختلق، تعذّرت مطابقته في خطوة الاستعادة.
استعد الأسماء في الإجابة
الصق إجابة الذكاء الاصطناعي في ClientSafe داخل القضية نفسها، فتعود الأسماء الحقيقية. اقرأ المسودة المستعادة قبل أن تذهب إلى أي مكان: صارت مستند عميل. ويغطي دليلنا عن استعادة الأسماء الحقيقية ما ينبغي التحقق منه.
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني إعطاء الذكاء الاصطناعي ملف .msg نفسه؟
يمكنك ذلك، لكنه ملف يحتوي على الأسماء الحقيقية والترويسات والمرفقات. والغاية من النسخة الآمنة أن يرى الذكاء الاصطناعي رموزًا نائبة فقط.
لماذا لا أنسخ النص من Outlook؟
نسخ نص الرسالة يترك أسطر From وTo وCc، وهي تحمل كثيرًا من الأسماء والعناوين. أما الملف المحفوظ ففيها، فيمكن استبدالها أيضًا.
هل يهم أن تكون الرسالة بصيغة HTML أو نصًا عاديًا؟
في هذا الأسلوب، لا. أضف الملف وراجع النتيجة. وإذا بدت رسالة فارغة أو مقتطعة في النسخة الآمنة، فافتحها في Outlook وتحقق من الأصل.
ماذا لو ظهر اسم في صورة داخل الرسالة فقط؟
يُقرأ النص في الصور والمسوح الضوئية أيضًا، لكن تحقق من قائمة المراجعة بشأنه. التوقيع المحفوظ صورةً مكان شائع لاختباء اسم.
ClientSafe يستبدل الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهاتف في رسائل Outlook المحفوظة برموز نائبة على جهازك، ويعيد الأسماء الحقيقية إلى إجابة الذكاء الاصطناعي. الاكتشاف ليس مثاليًا، لذا راجع القائمة قبل النسخ.