Aby zanonimizować wiadomość e-mail z Outlooka przed przekazaniem jej do ChatGPT, Claude, Gemini lub Copilot, zapisz ją jako plik .msg, dodaj plik do sprawy ClientSafe, sprawdź znalezione nazwy, adresy i numery, a następnie skopiuj bezpieczną kopię na czat. AI zobaczy znaczniki zastępcze, takie jak Person_1. Gdy odpowiedź wróci, ClientSafe przywróci prawdziwe nazwy na Twoim komputerze.

Wydrukowana wiadomość e-mail z dołączoną stroną załącznika i kopertą na jasnym biurku.

Jakie informacje zawiera jedna wiadomość e-mail z Outlooka

Plik .msg to własny format Outlooka przeznaczony dla pojedynczego elementu. Zgodnie ze specyfikacją firmy Microsoft zawiera on wiadomość wraz ze wszystkimi jej właściwościami, w tym załącznikami. W kontekście anonimizacji są to elementy, które pozwalają zidentyfikować osoby:

  • Wiersze nagłówka. Pola Od, Do i DW zawierają nazwy i adresy e-mail, a w temacie często również znajduje się nazwisko.
  • Treść wiadomości. Nazwy w powitaniu i treści, numery telefonów, numery kont, adresy.
  • Podpis. Imię i nazwisko, stanowisko, firma, numer bezpośredni, adres biura.
  • Cytowane odpowiedzi. Wszystko poniżej tekstu „W poniedziałek Maria Lopez napisała:” powtarza wcześniejsze wiadomości, z których każda ma własny nagłówek i podpis.
  • Załączniki. Są dołączone do pliku, a ich nazwy mogą zawierać nazwisko.

Skopiowanie samej treści pomija wiersze nagłówka. Ręczne usuwanie nazwisk nie obejmuje cytowanych wiadomości. W liście kontrolnej informacji do usunięcia przed wysłaniem dokumentów do AI omówiono ogólny przypadek. Ten artykuł dotyczy samego pliku .msg.

Wyeksportuj plik .msg z Outlooka

Potrzebne kroki zależą od używanej wersji Outlooka.

  • Klasyczny Outlook dla Windows. Kliknij dwukrotnie wiadomość, aby ją otworzyć, wybierz Plik, a następnie Zapisz jako i wybierz typ pliku z listy „Zapisz jako typ”. Przewodnik firmy Microsoft opisuje te kroki. Wybierz typ Outlook Message Format (.msg).
  • Klasyczny Outlook — kilka wiadomości. Na liście wiadomości zaznacz wiadomości, a następnie przeciągnij je do folderu w Eksploratorze plików. Odpowiedzi na forum pomocy technicznej firmy Microsoft opisują tę metodę jako zapisywanie jednego pliku .msg dla każdej wiadomości.
  • Nowy Outlook dla Windows i Outlook w sieci web. Wybierz Więcej akcji, a następnie Zapisz jako. Na stronie firmy Microsoft podano, że Outlook w sieci web zapisuje wiadomość jako plik .eml. Z odpowiedzi na forum firmy Microsoft wynika, że nowy Outlook działa tak samo: zapisuje plik .eml, a nie .msg.

Jeśli używasz nowego Outlooka i dostępny jest tylko format .eml, nie musisz wracać do poprzedniej wersji. ClientSafe odczytuje pliki .eml, podobnie jak pliki .msg, a opisane niżej kroki są takie same. W przewodniku po podsumowywaniu wątku e-mailowego opisano sposób postępowania z plikami .eml. Informacje firmy Microsoft o tym, co można zapisać w każdej wersji, zmieniają się wraz z kolejnymi wydaniami, więc jeśli menu wygląda inaczej na Twoim ekranie, kieruj się tym, co widzisz w menu.

Dwa nawyki ułatwiają bezpieczne obchodzenie się z plikami:

  • Zmień nazwy plików przed ich dodaniem. Outlook zwykle proponuje temat wiadomości jako nazwę pliku, a tematy mogą zawierać nazwiska, np. „Lopez — dokumenty kredytowe”. Użyj nazw „Wiadomosc_01” i kolejnych.
  • Przechowuj pliki każdego klienta w osobnym folderze, poza folderami synchronizowanymi z dyskiem współdzielonym.

Najpierw zapisz najnowszą wiadomość w wątku, ponieważ zwykle zawiera cytowane wcześniejsze wiadomości. Zapisz wcześniejsze wiadomości osobno, jeśli cytaty zostały ucięte.

Dodaj wiadomości e-mail do sprawy

  1. Utwórz w ClientSafe sprawę dla klienta i dodaj pliki .msg.
  2. Sprawdź, co zostało znalezione: imiona i nazwiska, nazwy firm, adresy, numery telefonów, adresy e-mail, numery kont i dokumentów tożsamości, daty urodzenia. Odznacz dopasowania, które nie są danymi osobowymi. Oznacz elementy pominięte, na przykład przezwisko użyte w jednej odpowiedzi lub nazwisko w temacie.
  3. Skopiuj bezpieczną kopię albo zapisz ją jako plik Markdown .md.

W obrębie jednej sprawy ta sama osoba otrzymuje ten sam znacznik zastępczy w każdej wiadomości: w polu Od, w powitaniu, w cytowanej odpowiedzi i w podpisie. AI może śledzić, kto co napisał. Szczegóły opisano w pracy z całą sprawą. Dokumenty są przetwarzane na Twoim komputerze.

Załączniki

Jeśli AI potrzebuje zawartości załącznika, zapisz go z Outlooka i dodaj do tej samej sprawy jako osobny dokument, w którym zostaną użyte te same znaczniki zastępcze co w wiadomościach e-mail.

Nazwa pliku może ujawnić nazwisko, nawet jeśli sama wiadomość została oczyszczona, np. „Lopez_pasport.pdf”. Jeśli taka nazwa pojawi się w bezpiecznej kopii, oznacz ją podczas przeglądu.

Zadaj pytanie AI

Wklej bezpieczną kopię do ChatGPT, Claude, Gemini lub Copilot wraz z poleceniem, które określa, czego potrzebujesz. Na przykład:

Below is an email from Person_1, one of our clients, to Person_2.
Names like Person_1 are placeholders: keep them exactly as written.
Draft a polite reply that answers each question and lists
what we still need from Person_1.

Zachowaj znaczniki zastępcze w odpowiedzi. Jeśli AI zmieni „Person_1” na wymyślone nazwisko, etap przywracania nie będzie w stanie dopasować go do oryginału.

Przywróć nazwy w odpowiedzi

Wklej odpowiedź AI do ClientSafe w tej samej sprawie, a prawdziwe nazwy zostaną przywrócone. Przeczytaj przywrócony szkic, zanim gdziekolwiek go przekażesz: to już dokument klienta. W naszym przewodniku dotyczącym przywracania prawdziwych nazw opisano, co należy sprawdzić.

Często zadawane pytania

Czy mogę przekazać AI sam plik .msg?

Możesz, ale taki plik zawiera prawdziwe nazwiska, nagłówki i załączniki. Celem utworzenia bezpiecznej kopii jest sprawienie, by AI widziała wyłącznie znaczniki zastępcze.

Dlaczego nie skopiować tekstu z Outlooka?

Skopiowanie treści pomija pola Od, Do i DW, które zawierają wiele nazwisk i adresów. Zapisany plik je zawiera, więc można je również zastąpić.

Czy ma znaczenie, czy wiadomość e-mail jest w formacie HTML, czy zwykłego tekstu?

W tym przypadku nie. Dodaj plik i sprawdź wynik. Jeśli bezpieczna kopia wygląda na pustą albo uciętą, otwórz wiadomość w Outlooku i sprawdź oryginał.

A jeśli nazwisko pojawia się tylko na obrazie w wiadomości e-mail?

Tekst na obrazach i skanach również jest odczytywany, ale sprawdź go na liście do weryfikacji. Podpis zapisany jako obraz to częste miejsce, w którym może ukrywać się nazwisko.

ClientSafe zastępuje nazwiska, adresy e-mail i numery telefonów w zapisanych wiadomościach Outlooka placeholderami na Twoim komputerze, a następnie przywraca prawdziwe nazwiska w odpowiedzi AI. Wykrywanie nie jest doskonałe, więc sprawdź listę przed skopiowaniem.