Om du vill anonymisera ett Outlook-mejl innan du ger det till ChatGPT, Claude, Gemini eller Copilot sparar du det som en .msg-fil, lägger till filen i ett ClientSafe-ärende, granskar namnen, adresserna och numren som hittas och kopierar den säkra kopian till chatten. AI:n ser platshållare som Person_1. När svaret kommer tillbaka återställer ClientSafe de riktiga namnen på din dator.

Ett utskrivet mejl med en avklippt bilagesida och ett kuvert på ett ljust skrivbord.

Vad ett Outlook-mejl innehåller

En .msg-fil är Outlooks eget format för ett enskilt objekt. Microsofts specifikation säger att den innehåller meddelandet med alla dess egenskaper, inklusive bilagorna. När du anonymiserar är det här delarna som identifierar personer:

  • Rubrikraderna. Från, Till och Kopia innehåller namn och e-postadresser, och även ämnesraden innehåller ofta ett namn.
  • Meddelandetexten. Namn i hälsningsfrasen och texten, telefonnummer, kontonummer och adresser.
  • Signaturen. Fullständigt namn, befattning, företag, direktnummer, kontorsadress.
  • Citerade svar. Allt under ”Måndag skrev Maria Lopez:” upprepar tidigare meddelanden, vart och ett med egen rubrik och signatur.
  • Bilagorna. De följer med i filen och deras filnamn kan innehålla ett namn.

Om du bara kopierar meddelandetexten blir rubrikraderna kvar. Om du tar bort namn för hand missar du citaten. Checklistan över vad du ska ta bort innan du skickar dokument till AI täcker det allmänna fallet. Den här artikeln handlar om själva .msg-filen.

Hämta .msg-filen från Outlook

Vilka steg du behöver följa beror på vilken Outlook-version du använder.

  • Klassiska Outlook för Windows. Dubbelklicka på meddelandet för att öppna det, välj Arkiv och sedan Spara som, och välj en filtyp i listan ”Filformat”. Microsofts guide beskriver stegen. Välj Outlook Message Format (.msg) som filtyp.
  • Klassiska Outlook, flera meddelanden. Markera meddelandena i meddelandelistan och dra dem till en mapp i Utforskaren. I Microsofts supportforum beskrivs detta som att en .msg-fil sparas per meddelande.
  • Nya Outlook för Windows och Outlook på webben. Välj Fler åtgärder och sedan Spara som. Enligt Microsofts sida sparar Outlook på webben meddelandet som en .eml-fil. För nya Outlook säger svar i Microsofts forum samma sak: det sparar i .eml-format, inte .msg.

Om du använder nya Outlook och bara får en .eml-fil behöver du inte byta tillbaka. ClientSafe läser både .eml- och .msg-filer, och stegen nedan är desamma. Guiden om att sammanfatta en e-posttråd tar upp .eml-alternativet. Microsofts uppgifter om vad varje version kan spara ändras från version till version. Om en meny ser annorlunda ut på din skärm ska du därför följa menyn.

Två vanor gör filerna säkrare att hantera:

  • Byt namn på filerna innan du lägger till dem. Outlook föreslår vanligtvis meddelandets ämne som filnamn, och ämnesrader innehåller namn: ”Lopez - lånedokument”. Använd ”Meddelande_01” och så vidare.
  • Ha en separat mapp för varje klient, utanför alla mappar som synkroniseras med en delad enhet.

Spara det senaste meddelandet i en tråd först, eftersom det vanligtvis citerar de tidigare meddelandena. Spara äldre meddelanden separat om citaten är avklippta.

Lägg till mejlen i ett ärende

  1. Skapa ett ärende för klienten i ClientSafe och lägg till .msg-filerna.
  2. Granska vad som hittades: namn, företag, adresser, telefonnummer, e-postadresser, konto- och ID-nummer samt födelsedatum. Avmarkera träffar som inte är personuppgifter. Markera sådant som missades, till exempel ett smeknamn som används i ett svar eller ett namn i ämnesraden.
  3. Kopiera den säkra kopian eller spara den som en Markdown .md-fil.

I ett och samma ärende får samma person samma platshållare i varje meddelande: på Från-raden, i hälsningsfrasen, i det citerade svaret och i signaturen. AI:n kan följa vem som skrev vad. Mer information finns i att arbeta med ett helt ärende. Dokumenten bearbetas på din dator.

Bilagor

Om AI:n behöver innehållet i en bilaga sparar du bilagan från Outlook och lägger till den i samma ärende som ett eget dokument. Då får den samma platshållare som e-postmeddelandena.

Ett filnamn kan röja ett namn även när meddelandet är rent: ”Lopez_passport.pdf”. Om ett sådant namn dyker upp i den säkra kopian ska du markera det vid granskningen.

Fråga AI:n

Klistra in den säkra kopian i ChatGPT, Claude, Gemini eller Copilot och ange vad du behöver med en prompt. Till exempel:

Below is an email from Person_1, one of our clients, to Person_2.
Names like Person_1 are placeholders: keep them exactly as written.
Draft a polite reply that answers each question and lists
what we still need from Person_1.

Be AI:n att behålla platshållarna i svaret. Om AI:n skriver om ”Person_1” till ett påhittat namn kan återställningssteget inte hitta det.

Återställ namnen i svaret

Klistra in AI:ns svar i ClientSafe i samma ärende, så återställs de riktiga namnen. Läs igenom det återställda utkastet innan det skickas någonstans: nu är det ett klientdokument. Vår guide om att återställa riktiga namn förklarar vad du ska kontrollera.

Vanliga frågor

Kan jag ge AI:n själva .msg-filen?

Det går, men filen innehåller de riktiga namnen, rubrikerna och bilagorna. Poängen med den säkra kopian är att AI:n bara ska se platshållare.

Varför inte kopiera texten från Outlook?

Om du kopierar meddelandetexten utelämnas raderna Från, Till och Kopia, som innehåller många av namnen och adresserna. Den sparade filen har med dem, så de kan också ersättas.

Spelar det någon roll om mejlet är i HTML- eller vanlig text?

Inte för det här arbetsflödet. Lägg till filen och granska resultatet. Om ett meddelande ser tomt eller avklippt ut i den säkra kopian öppnar du det i Outlook och kontrollerar originalet.

Vad händer om ett namn bara förekommer i en bild i mejlet?

Text i bilder och skanningar läses också, men kontrollera att den finns med i granskningslistan. En signatur som sparats som bild är ett vanligt ställe där ett namn kan döljas.

ClientSafe ersätter namn, e-postadresser och telefonnummer i sparade Outlook-mejl med platshållare på din dator och återställer de riktiga namnen i AI:ns svar. Detekteringen är inte perfekt, så granska listan innan du kopierar.