Para anonimizar un correo de Outlook antes de dárselo a ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot, guárdalo como archivo .msg, añade el archivo a un caso de ClientSafe, revisa los nombres, direcciones y números que encuentra y copia la copia segura en el chat. La IA ve marcadores como Person_1. Cuando llega su respuesta, ClientSafe devuelve los nombres reales en tu PC.

Un correo impreso con una página de adjunto recortada y un sobre sobre un escritorio claro.

Qué contiene un solo correo de Outlook

Un archivo .msg es el formato propio de Outlook para un solo elemento. La especificación de Microsoft dice que contiene el mensaje con todas sus propiedades, incluidos los adjuntos. Para anonimizar, estas son las partes que identifican a personas:

  • Las líneas de encabezado. De, Para y Cc contienen nombres y direcciones de correo, y el asunto suele contener también un nombre.
  • El cuerpo. Nombres en el saludo y en el texto, teléfonos, números de cuenta, direcciones.
  • La firma. Nombre completo, cargo, empresa, teléfono directo, dirección de la oficina.
  • Las respuestas citadas. Todo lo que hay debajo de «El lunes, María López escribió:» repite mensajes anteriores, cada uno con su propio encabezado y su firma.
  • Los adjuntos. Viajan dentro del archivo y sus nombres de archivo pueden contener un nombre.

Pegar solo el cuerpo deja atrás las líneas de encabezado. Borrar los nombres a mano no alcanza las citas. La lista de lo que hay que quitar antes de enviar documentos a la IA cubre el caso general. Este artículo trata del propio archivo .msg.

Saca el archivo .msg de Outlook

Qué pasos necesitas depende de la versión de Outlook que uses.

  • Outlook clásico para Windows. Haz doble clic en el mensaje para abrirlo, selecciona File, luego Save As, y elige un tipo de archivo en la lista «Save as type». La guía de Microsoft describe estos pasos. El tipo que debes elegir es Outlook Message Format (.msg).
  • Outlook clásico, varios mensajes. En la lista de mensajes, selecciónalos y arrástralos a una carpeta en File Explorer. Las respuestas del foro de soporte de Microsoft lo describen como guardar un archivo .msg por mensaje.
  • Nuevo Outlook para Windows y Outlook en la web. Selecciona More actions y después Save as. La página de Microsoft dice que Outlook en la web guarda el mensaje como archivo .eml. Para el nuevo Outlook, las respuestas del foro de Microsoft dicen lo mismo: guarda .eml, no .msg.

Si usas el nuevo Outlook y solo obtienes .eml, no hace falta que vuelvas atrás. ClientSafe lee archivos .eml además de .msg, y los pasos siguientes son los mismos. La guía para resumir un hilo de correo cubre la vía .eml. Lo que Microsoft afirma que puede guardar cada versión cambia de una versión a otra, así que si un menú se ve distinto en tu pantalla, fíate del menú.

Dos hábitos hacen que los archivos sean más seguros de manejar:

  • Cambia el nombre de los archivos antes de añadirlos. Outlook suele proponer el asunto del mensaje como nombre de archivo, y los asuntos llevan nombres: «Lopez - documentos del préstamo». Usa «Message_01» y así sucesivamente.
  • Guarda una carpeta por cliente, fuera de cualquier carpeta que se sincronice con una unidad compartida.

Guarda primero el último mensaje de un hilo, porque suele citar los anteriores. Guarda los anteriores por separado si las citas aparecen cortadas.

Añade los correos a un caso

  1. Crea un caso para el cliente en ClientSafe y añade los archivos .msg.
  2. Revisa lo que encontró: nombres, empresas, direcciones, teléfonos, correos electrónicos, números de cuenta y de identificación, fechas de nacimiento. Desmarca las coincidencias que no sean datos personales. Marca lo que se le haya pasado por alto, como un apodo usado en una respuesta o un nombre en la línea de asunto.
  3. Copia la copia segura o guárdala como archivo Markdown .md.

Dentro de un caso, la misma persona recibe el mismo marcador en todos los mensajes: en la línea De, en el saludo, en la respuesta citada y en la firma. La IA puede seguir quién escribió qué. Los detalles están en trabajar con un caso completo. Los documentos se procesan en tu PC.

Adjuntos

Si la IA necesita lo que hay dentro de un adjunto, guarda el adjunto desde Outlook y añádelo al mismo caso como documento propio, donde recibe los mismos marcadores que los correos.

Un nombre de archivo puede delatar a una persona aunque el mensaje esté limpio: «Lopez_passport.pdf». Si un nombre así aparece en la copia segura, márcalo en la revisión.

Pregunta a la IA

Pega la copia segura en ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot con una instrucción que diga lo que necesitas. Por ejemplo:

Below is an email from Person_1, one of our clients, to Person_2.
Names like Person_1 are placeholders: keep them exactly as written.
Draft a polite reply that answers each question and lists
what we still need from Person_1.

Mantén los marcadores en la respuesta. Si la IA reescribe «Person_1» como un nombre inventado, el paso de restauración no puede relacionarlo.

Restaura los nombres en la respuesta

Pega la respuesta de la IA en ClientSafe, en el mismo caso, y los nombres reales vuelven a su lugar. Lee el borrador restaurado antes de que vaya a ninguna parte: ahora es un documento del cliente. Nuestra guía para restaurar los nombres reales explica qué comprobar.

Preguntas frecuentes

¿Puedo dar a la IA el propio archivo .msg?

Puedes, pero es un archivo con los nombres reales, los encabezados y los adjuntos dentro. El sentido de la copia segura es que la IA solo ve marcadores.

¿Por qué no copiar el texto desde Outlook?

Copiar el cuerpo deja fuera las líneas De, Para y Cc, y ahí están muchos de los nombres y direcciones. El archivo guardado las incluye, así que también se pueden sustituir.

¿Importa que el correo esté en HTML o en texto sin formato?

Para este flujo, no. Añade el archivo y revisa el resultado. Si un mensaje aparece vacío o cortado en la copia segura, ábrelo en Outlook y comprueba el original.

¿Y si un nombre aparece solo en una imagen del correo?

El texto de las imágenes y los escaneos también se lee, pero búscalo en la lista de revisión. Una firma guardada como imagen es un sitio habitual donde se esconde un nombre.

ClientSafe sustituye en tu PC los nombres, direcciones de correo y teléfonos de los correos de Outlook guardados por marcadores, y devuelve los nombres reales a la respuesta de la IA. La detección no es perfecta, así que revisa la lista antes de copiar.