Als je een lange e-mailreeks van een cliënt wilt laten samenvatten door ChatGPT, Claude of Gemini zonder cliëntgegevens te versturen, sla je de e-mails op als bestanden en maak je een veilige kopie waarin namen, e-mailadressen en telefoonnummers door placeholders zijn vervangen. Vraag vervolgens om een samenvatting van die kopie. Zet daarna de echte namen op je pc terug in de samenvatting.

Een waaier van geprinte brieven met marineblauwe stroken over korte regels, naast een witte envelop, een marineblauwe pen en een laptop op een licht bureau.

Waar persoonsgegevens in een e-mailreeks verborgen zitten

Alleen de naam van de cliënt uit het eerste bericht verwijderen is niet genoeg. Persoonsgegevens komen op plekken in een reeks terug die je makkelijk over het hoofd ziet:

  • De koptekst van elk bericht: namen en adressen in Van, Aan en Cc.
  • Geciteerde antwoorden. Onder elk antwoord staan meestal de eerdere berichten, met regels als «Op maandag schreef Maria Lopez:».
  • Handtekeningen: functietitels, directe telefoonnummers en kantooradressen.
  • Doorgestuurde berichten, met de gegevens van de oorspronkelijke afzender.
  • Bestandsnamen van bijlagen, zoals «Lopez_passport.pdf».

Onze lijst met wat je moet verwijderen voordat een document naar AI gaat gaat in op gegevens die iemand in combinatie met elkaar identificeren, zoals een functietitel en een klein dorp.

Sla de e-mails op als bestanden

Sla eerst het meest recente bericht van de reeks op: daarin worden eerdere berichten meestal geciteerd. Sla eerdere berichten apart op als de geciteerde berichten zijn afgebroken.

  • Nieuwe Outlook voor Windows en Outlook op het web. Open het bericht, selecteer Meer acties en kies vervolgens Opslaan als. Het bericht wordt opgeslagen als een .eml-bestand.
  • Klassiek Outlook Open het bericht, selecteer Bestand en daarna Opslaan als, en kies HTML als bestandstype. Een HTML-bestand behoudt de regels Van, Aan, Cc en Onderwerp en ook de berichttekst.
  • Gmail. Open het bericht, klik op Meer en kies vervolgens Bericht downloaden. Gmail slaat het bericht op als een .eml-bestand.

Zet de bestanden in één map voor deze cliënt, buiten elke map die met een gedeelde schijf wordt gesynchroniseerd.

Maak een veilige kopie van de reeks

  1. Maak een dossier voor de cliënt in ClientSafe en voeg de opgeslagen e-mails toe. ClientSafe leest .eml- en .html-bestanden, en ook de documenten die de cliënt heeft gestuurd als je die eveneens hebt opgeslagen.
  2. Controleer wat de tool heeft gevonden: namen, bedrijven, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, rekening- en identificatienummers en geboortedata. Vink treffers uit die geen persoonsgegevens zijn en markeer alles wat de tool heeft gemist, zoals een bijnaam die in een antwoord wordt gebruikt.
  3. Kopieer de veilige kopie.

Binnen één dossier krijgt dezelfde persoon in elke e-mail dezelfde placeholder, in de koptekst, het citaat en de handtekening. De AI kan volgen wie wat heeft geschreven. Zie werken met een volledige zaak.

Vraag om de samenvatting

Plak de veilige kopie in ChatGPT, Claude of Gemini, met een prompt waarin je uitlegt wat je nodig hebt. Bijvoorbeeld:

This is an email thread between Person_1 (our client)
and Company_1. Names like Person_1 are placeholders: keep them as written.
Summarize what was agreed, what is still open, and who owes the next step.
List every date and amount mentioned, with the email it comes from.

Als je vraagt naar de bron van elke datum en elk bedrag, kun je die aan de hand van de e-mails controleren. Geciteerde antwoorden herhalen tekst en een model kan een zin aan het verkeerde bericht toeschrijven.

Zet de echte namen terug

Plak de samenvatting van de AI in ClientSafe, in hetzelfde dossier, en de echte namen worden teruggezet. De herstelde samenvatting is een cliëntdocument: bewaar die bij de bestanden van de cliënt, niet in de chatgeschiedenis. Onze gids over echte namen terugzetten beschrijft de details.

Veelgestelde vragen

Waarom de e-mails als bestanden opslaan in plaats van de tekst te kopiëren?

Bij gekopieerde tekst ontbreken vaak de kopteksten, terwijl die bij een opgeslagen bestand behouden blijven. Veel namen en adressen staan in de kopteksten, en die laten de AI zien wie elk bericht heeft geschreven.

Hoe zit het met de bijlagen?

Sla de bijlagen die je nodig hebt apart op en voeg ze aan hetzelfde dossier toe. Ze krijgen dezelfde placeholders als de e-mails.

Is een samenvatting van een veilige kopie even goed als een samenvatting van het origineel?

Om te weten wie met wat en wanneer heeft ingestemd, meestal wel: de tijdelijke aanduidingen houden de personen uit elkaar. Als de betekenis afhangt van wie iemand is, bijvoorbeeld een bekende publieke figuur, vermeld die context dan in je prompt zonder de naam te noemen.

ClientSafe vervangt namen, e-mailadressen en telefoonnummers in opgeslagen e-mails op je pc door tijdelijke aanduidingen, en zet de echte namen terug in de samenvatting van de AI. De detectie is niet perfect, dus controleer de lijst voordat je kopieert.