Για να ανωνυμοποιήσετε ένα email του Outlook πριν το δώσετε στο ChatGPT, το Claude, το Gemini ή το Copilot, αποθηκεύστε το ως αρχείο .msg, προσθέστε το σε μια υπόθεση ClientSafe, ελέγξτε τα ονόματα, τις διευθύνσεις και τους αριθμούς που εντοπίζονται και αντιγράψτε το ασφαλές αντίγραφο στη συνομιλία. Η ΤΝ βλέπει placeholders όπως το Person_1. Όταν επιστρέψει η απάντησή της, το ClientSafe επαναφέρει τα πραγματικά ονόματα στον υπολογιστή σας.

Ένα εκτυπωμένο email με μια σελίδα συνημμένου που εξέχει και έναν φάκελο πάνω σε ανοιχτόχρωμο γραφείο.

Τι περιλαμβάνει ένα email του Outlook

Ένα αρχείο .msg είναι η μορφή του Outlook για ένα μεμονωμένο στοιχείο. Η προδιαγραφή της Microsoft αναφέρει ότι περιέχει το μήνυμα με όλες τις ιδιότητές του, συμπεριλαμβανομένων των συνημμένων. Για την ανωνυμοποίηση, αυτά είναι τα σημεία που ταυτοποιούν άτομα:

  • Οι γραμμές κεφαλίδας. Τα πεδία From, To και Cc περιέχουν ονόματα και διευθύνσεις email, ενώ συχνά υπάρχει όνομα και στο θέμα.
  • Το σώμα του μηνύματος. Ονόματα στον χαιρετισμό και στο κείμενο, αριθμοί τηλεφώνου, αριθμοί λογαριασμών, διευθύνσεις.
  • Η υπογραφή. Πλήρες όνομα, επαγγελματικός τίτλος, εταιρεία, απευθείας γραμμή, διεύθυνση γραφείου.
  • Οι παρατιθέμενες απαντήσεις. Όλα όσα βρίσκονται κάτω από το «Τη Δευτέρα, η Maria Lopez έγραψε:» επαναλαμβάνουν προηγούμενα μηνύματα, το καθένα με τη δική του κεφαλίδα και υπογραφή.
  • Τα συνημμένα. Περιλαμβάνονται μέσα στο αρχείο και τα ονόματα των αρχείων τους μπορεί να αποκαλύπτουν κάποιο όνομα.

Αν επικολλήσετε μόνο το σώμα του μηνύματος, οι γραμμές κεφαλίδας μένουν εκτός. Αν διαγράψετε ονόματα με το χέρι, θα σας ξεφύγουν τα παρατιθέμενα μηνύματα. Η λίστα ελέγχου με τα στοιχεία που πρέπει να αφαιρεθούν πριν από την αποστολή εγγράφων στην ΤΝ καλύπτει τη γενική περίπτωση. Αυτό το άρθρο αφορά το ίδιο το αρχείο .msg.

Εξαγωγή του αρχείου .msg από το Outlook

Τα βήματα που χρειάζεστε εξαρτώνται από την έκδοση του Outlook που χρησιμοποιείτε.

  • Classic Outlook για Windows. Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα για να το ανοίξετε, επιλέξτε File και μετά Save As και επιλέξτε έναν τύπο αρχείου από τη λίστα «Save as type». Ο οδηγός της Microsoft περιγράφει αυτά τα βήματα. Ο τύπος που πρέπει να επιλέξετε είναι Outlook Message Format (.msg).
  • Classic Outlook, πολλά μηνύματα. Στη λίστα μηνυμάτων, επιλέξτε τα μηνύματα και σύρετέ τα σε έναν φάκελο στην Εξερεύνηση αρχείων. Οι απαντήσεις στο φόρουμ υποστήριξης της Microsoft περιγράφουν αυτή τη διαδικασία ως αποθήκευση ενός αρχείου .msg ανά μήνυμα.
  • New Outlook για Windows και Outlook στο web. Επιλέξτε More actions και μετά Save as. Η σελίδα της Microsoft αναφέρει ότι το Outlook στο web αποθηκεύει το μήνυμα ως αρχείο .eml. Για το νέο Outlook, οι απαντήσεις στο φόρουμ της Microsoft αναφέρουν το ίδιο: αποθηκεύει ως .eml και όχι ως .msg.

Αν χρησιμοποιείτε το νέο Outlook και λαμβάνετε μόνο αρχεία .eml, δεν χρειάζεται να επιστρέψετε στην παλαιότερη έκδοση. Το ClientSafe διαβάζει αρχεία .eml όπως και .msg, και τα παρακάτω βήματα είναι ίδια. Ο οδηγός σύνοψης αλυσίδας email περιγράφει τη διαδικασία με αρχεία .eml. Οι αναφορές της Microsoft για το τι μπορεί να αποθηκεύσει κάθε έκδοση αλλάζουν από κυκλοφορία σε κυκλοφορία· επομένως, αν κάποιο μενού φαίνεται διαφορετικό στην οθόνη σας, βασιστείτε στο μενού που βλέπετε.

Δύο συνήθειες κάνουν ασφαλέστερο τον χειρισμό των αρχείων:

  • Μετονομάστε τα αρχεία πριν τα προσθέσετε. Το Outlook συνήθως προτείνει ως όνομα αρχείου το θέμα του μηνύματος, και τα θέματα περιέχουν ονόματα: «Lopez - έγγραφα δανείου». Χρησιμοποιήστε ονόματα όπως «Message_01» κ.ο.κ.
  • Κρατήστε έναν φάκελο ανά πελάτη, εκτός οποιουδήποτε φακέλου συγχρονίζεται με κοινόχρηστο δίσκο.

Αποθηκεύστε πρώτα το πιο πρόσφατο μήνυμα της αλυσίδας, καθώς συνήθως παραθέτει τα προηγούμενα. Αποθηκεύστε χωριστά και τα παλαιότερα μηνύματα, αν τα παραθέματα είναι κομμένα.

Προσθήκη των email σε μια υπόθεση

  1. Δημιουργήστε μια υπόθεση για τον πελάτη στο ClientSafe και προσθέστε τα αρχεία .msg.
  2. Ελέγξτε τι εντοπίστηκε: ονόματα, εταιρείες, διευθύνσεις, αριθμοί τηλεφώνου, διευθύνσεις email, αριθμοί λογαριασμών και ταυτότητας, ημερομηνίες γέννησης. Αποεπιλέξτε τις αντιστοιχίσεις που δεν είναι προσωπικά δεδομένα. Επισημάνετε ό,τι δεν εντοπίστηκε, όπως ένα παρατσούκλι που χρησιμοποιείται σε κάποια απάντηση ή ένα όνομα στη γραμμή θέματος.
  3. Αντιγράψτε το ασφαλές αντίγραφο ή αποθηκεύστε το ως αρχείο Markdown .md.

Σε μία υπόθεση, το ίδιο άτομο έχει το ίδιο placeholder σε κάθε μήνυμα: στη γραμμή From, στον χαιρετισμό, στην παρατιθέμενη απάντηση και στην υπογραφή. Η ΤΝ μπορεί να παρακολουθεί ποιος έγραψε τι. Οι λεπτομέρειες βρίσκονται στο την εργασία με έναν ολόκληρο φάκελο υπόθεσης. Τα έγγραφα υποβάλλονται σε επεξεργασία στον υπολογιστή σας.

Συνημμένα

Αν η ΤΝ χρειάζεται το περιεχόμενο ενός συνημμένου, αποθηκεύστε το συνημμένο από το Outlook και προσθέστε το στην ίδια υπόθεση ως ξεχωριστό έγγραφο, όπου θα λάβει τα ίδια placeholders με τα email.

Ένα όνομα αρχείου μπορεί να αποκαλύψει ένα όνομα ακόμη κι όταν το μήνυμα είναι καθαρό: «Lopez_passport.pdf». Αν εμφανιστεί τέτοιο όνομα στο ασφαλές αντίγραφο, επισημάνετέ το κατά τον έλεγχο.

Υποβολή ερωτήματος στην ΤΝ

Επικολλήστε το ασφαλές αντίγραφο στο ChatGPT, το Claude, το Gemini ή το Copilot μαζί με μια προτροπή που περιγράφει τι χρειάζεστε. Για παράδειγμα:

Below is an email from Person_1, one of our clients, to Person_2.
Names like Person_1 are placeholders: keep them exactly as written.
Draft a polite reply that answers each question and lists
what we still need from Person_1.

Ζητήστε να διατηρηθούν τα placeholders στην απάντηση. Αν η ΤΝ ξαναγράψει το «Person_1» ως επινοημένο όνομα, το βήμα επαναφοράς δεν θα μπορέσει να το αντιστοιχίσει.

Επαναφορά των ονομάτων στην απάντηση

Επικολλήστε την απάντηση της ΤΝ στο ClientSafe, στην ίδια υπόθεση, και τα πραγματικά ονόματα θα επανέλθουν. Διαβάστε το αποκατεστημένο προσχέδιο πριν σταλεί οπουδήποτε: τώρα είναι έγγραφο πελάτη. Ο οδηγός μας για την επαναφορά πραγματικών ονομάτων περιγράφει τι πρέπει να ελέγξετε.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να δώσω στην ΤΝ το ίδιο το αρχείο .msg;

Μπορείτε, αλλά είναι αρχείο που περιέχει τα πραγματικά ονόματα, τις κεφαλίδες και τα συνημμένα. Ο σκοπός του ασφαλούς αντιγράφου είναι να βλέπει η ΤΝ μόνο placeholders.

Γιατί να μην αντιγράψω το κείμενο από το Outlook;

Η αντιγραφή του σώματος αφήνει έξω τις γραμμές From, To και Cc, οι οποίες περιέχουν πολλά ονόματα και διευθύνσεις. Το αποθηκευμένο αρχείο τις περιλαμβάνει, οπότε μπορούν να αντικατασταθούν και αυτές.

Έχει σημασία αν το email είναι σε HTML ή απλό κείμενο;

Όχι, για αυτή τη ροή εργασίας. Προσθέστε το αρχείο και ελέγξτε το αποτέλεσμα. Αν ένα μήνυμα φαίνεται κενό ή κομμένο στο ασφαλές αντίγραφο, ανοίξτε το στο Outlook και ελέγξτε το πρωτότυπο.

Τι γίνεται αν ένα όνομα εμφανίζεται μόνο σε εικόνα μέσα στο email;

Το κείμενο σε εικόνες και σαρώσεις διαβάζεται επίσης, αλλά ελέγξτε αν εμφανίζεται στον κατάλογο ελέγχου. Μια υπογραφή αποθηκευμένη ως εικόνα είναι ένα συνηθισμένο σημείο όπου μπορεί να κρύβεται ένα όνομα.

ClientSafe αντικαθιστά ονόματα, διευθύνσεις email και αριθμούς τηλεφώνου σε αποθηκευμένα email του Outlook με placeholders στον υπολογιστή σας και επαναφέρει τα πραγματικά ονόματα στην απάντηση της ΤΝ. Ο εντοπισμός δεν είναι τέλειος, γι' αυτό ελέγξτε τον κατάλογο πριν αντιγράψετε.