Als je een document van een cliënt wilt vertalen met ChatGPT of DeepL zonder diens persoonsgegevens te versturen, vertaal dan een veilige kopie. Vervang namen, adressen en ID-nummers door tijdelijke aanduidingen zoals Person_1, vertaal de tekst, controleer of alle tijdelijke aanduidingen ongewijzigd zijn overgenomen en zet daarna de echte namen terug in de vertaling.

Twee witte pagina’s met dezelfde grijze regels en marineblauwe stroken op dezelfde plekken, naast een marineblauw notitieboek en een pen op een licht bureau.

Wat vertaaldiensten met je tekst doen

Een vertaaldienst leest het hele document, dus alles wat erin staat komt bij de dienst terecht. Wat er daarna gebeurt, hangt af van het abonnement. Per oktober 2026, het privacybeleid van DeepL staat:

  • De gratis DeepL Translator verwerkt teksten gedurende een beperkte tijd om de modellen van DeepL te trainen en te verbeteren. De voorwaarden staan het gebruik van teksten met persoonsgegevens van welke aard dan ook niet toe.
  • Met DeepL Pro worden teksten alleen bewaard zolang de vertaling duurt, waarna ze worden verwijderd. Ze worden niet gebruikt om de dienst te verbeteren.

Voor ChatGPT, Claude en Gemini hangt het van het abonnement en de instellingen af wat wordt bewaard en voor training wordt gebruikt. Onze gids over AI-gegevensinstellingen behandelt ze alle drie.

Een veilige kopie houdt de identiteit van de cliënt buiten al deze diensten, ongeacht het abonnement.

Maak een veilige kopie

  1. Maak voor de cliënt een dossier aan in ClientSafe en voeg het document toe. ClientSafe leest pdf's, waaronder scans, Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden, e-mails en meer.
  2. Controleer wat er is gevonden: namen, bedrijven, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, account- en identificatienummers, geboortedata. Haal het vinkje weg bij overeenkomsten die geen persoonsgegevens zijn en markeer alles wat is gemist.
  3. Kopieer de veilige kopie of sla die op als een Markdown-bestand als het document lang is.

Een tijdelijke aanduiding vervangt de naam, maar met andere gegevens kan iemand nog steeds worden geïdentificeerd: een functietitel, een klein dorp, een bijzondere gebeurtenis. Onze lijst met wat je moet verwijderen voordat een document naar AI gaat gaat daarop in.

Vertaal de tekst

Plak in ChatGPT, Claude of Gemini de veilige kopie met een instructie zoals deze:

Translate this text into German.
Keep every placeholder such as Person_1 or Company_2 exactly as written:
do not translate, inflect or rename it.

Een chatmodel kan passages in een lang document inkorten of overslaan. Vertaal een lang document sectie voor sectie en vergelijk de lengte van elke vertaalde sectie met die van het origineel.

Plak in DeepL de veilige kopie in de vertaler. DeepL kan geen instructies zoals deze verwerken, dus de controle van de tijdelijke aanduidingen hieronder is extra belangrijk.

Controleer de tijdelijke aanduidingen

Zoek in de vertaling naar elke tijdelijke aanduiding uit de veilige kopie voordat je iets terugzet. Veelvoorkomende problemen:

  • Een tijdelijke aanduiding is vertaald of opgesplitst: "Person_1" is bijvoorbeeld "Persona_1" of "Person 1" geworden.
  • Er is een grammaticale uitgang toegevoegd, zoals de Duitse genitiefvorm "Person_1s".
  • Een tijdelijke aanduiding ontbreekt omdat de zin eromheen anders is geformuleerd.

Herstel dit in de vertaling, zodat elke tijdelijke aanduiding er precies hetzelfde in staat als in de veilige kopie. Een gewijzigde tijdelijke aanduiding wordt niet teruggezet.

Zet de echte namen terug

Plak de vertaling in ClientSafe in hetzelfde dossier en de echte namen komen terug. De herstelde vertaling is weer een document van de cliënt: bewaar die bij de bestanden van de cliënt. Onze gids over echte namen terugzetten beschrijft de details.

Herstel de grammatica rond de namen

De vertaling is geschreven rond tijdelijke aanduidingen en kon dus niet worden aangepast aan de echte namen. Lees in talen met grammaticaal geslacht of naamvallen, zoals Duits, Frans, Spaans of Arabisch, elke zin met een herstelde naam:

  • Voornaamwoorden en uitgangen die overeenkomen met het geslacht van de persoon.
  • Namen die in de doeltaal een naamvalsuitgang of lidwoord nodig hebben.
  • Bedrijfsnamen die in hun oorspronkelijke vorm moeten blijven.

Laat het resultaat voor een contract, een gerechtelijk document of iets dat wordt ondertekend controleren door een professionele vertaler.

Veelgestelde vragen

Kan ik het originele bestand in plaats daarvan vertalen met DeepL Pro?

Volgens het beleid van DeepL mogen persoonsgegevens alleen in DeepL Pro worden verwerkt als de wetgeving inzake gegevensbescherming daarvoor een grondslag biedt. Met een veilige kopie hoef je die vraag niet te beantwoorden voor namen, adressen en ID-nummers.

Blijft de opmaak van het document behouden?

Een veilige kopie bestaat uit tekst. Koppen, lijsten en tabellen blijven behouden in Markdown, maar lettertypen, paginaopmaak en afbeeldingen niet. Als je de oorspronkelijke opmaak nodig hebt, moet je die opnieuw opbouwen op basis van de herstelde vertaling.

Kan ik meerdere documenten uit één dossier samen vertalen?

Ja. Binnen één dossier krijgt dezelfde persoon in elk document dezelfde tijdelijke aanduiding, zodat de vertalingen consistent blijven.

ClientSafe vervangt persoonsgegevens in documenten van cliënten op je pc door tijdelijke aanduidingen en zet de echte namen terug in de vertaling zodra je die plakt. De detectie is niet perfect, dus controleer de lijst voordat je kopieert.