使用 ChatGPT 或 DeepL 翻译机密文件

如果要使用 ChatGPT 或 DeepL 翻译客户文件，同时不发送客户的个人数据，请翻译安全副本。将姓名、地址和身份证件号码替换为 Person_1 之类的占位符，翻译文本，检查每个占位符是否原样保留，然后将真实姓名填回译文。

翻译服务如何处理你的文本

翻译服务会读取整份文档，因此文档中的所有内容都会传送到该服务。之后会发生什么取决于所选套餐。截至 2026 年 10 月， DeepL 的隐私政策 的文档指出：

• DeepL Translator 免费版会在有限时间内处理文本，用于训练和改进 DeepL 的模型；其条款不允许提交包含任何类型个人数据的文本。
• 使用 DeepL Pro 时，文本只会在翻译所需的时间内保留，之后便会删除，而且不会用于改进服务。

对于 ChatGPT、Claude 和 Gemini，数据的保留方式及是否用于训练，取决于套餐和设置。请参阅我们的指南 AI 数据设置指南 了解这三种服务的相关情况。

无论使用哪种套餐，安全副本都能避免向这些服务透露客户身份。

制作安全副本

1. 在 ClientSafe 中为客户创建一个案件并添加文档。ClientSafe 可以读取 PDF（包括扫描件）、Word、Excel 和 PowerPoint 文件、电子邮件等。
2. 检查检测结果：姓名、公司、地址、电话号码、电子邮件地址、账户和身份证件号码、出生日期。取消勾选不属于个人数据的匹配项，并标记遗漏的内容。
3. 复制安全副本，或者如果文档较长，就将它保存为 Markdown 文件。

占位符可以替换姓名，但其他细节仍可能识别出某个人：职位、小镇名称、罕见事件。我们的 在文档交给 AI 之前 列表涵盖了这些内容。

翻译副本

在 ChatGPT、Claude 或 Gemini 中粘贴安全副本，并附上类似下面的指令：

Translate this text into German.
Keep every placeholder such as Person_1 or Company_2 exactly as written:
do not translate, inflect or rename it.

聊天模型可能会缩短或跳过长文档中的部分内容。长文档应分段翻译，并将每段译文的长度与原文进行比较。

在 DeepL 中，将安全副本粘贴到翻译器中。DeepL 不支持这类指令，因此下面的占位符检查就更为重要。

检查占位符

还原任何内容之前，先在译文中搜索安全副本里的每个占位符。常见问题包括：

• 占位符被翻译或拆分：“Person_1”变成了“Persona_1”或“Person 1”。
• 添加了语法词尾，例如德语属格形式“Person_1s”。
• 由于周围的句子被改写，占位符被省略。

在译文中修正这些问题，确保每个占位符都与安全副本中的形式完全一致。发生变化的占位符将无法还原。

填回真实姓名

将译文粘贴到同一案件中的 ClientSafe，真实姓名就会填回去。还原后的译文又成为客户文件：请将它与客户文件一起保存。请参阅我们的指南 还原真实姓名指南 介绍了具体做法。

修正姓名周围的语法

译文是围绕占位符编写的，因此无法根据真实姓名进行调整。在德语、法语、西班牙语或阿拉伯语等具有语法性别或格变化的语言中，请逐句检查填入真实姓名后的文本：

• 代词和词尾是否与此人的性别一致。
• 目标语言中需要格词尾或冠词的姓名。
• 应保留原文形式的公司名称。

对于合同、法院文件或任何需要签署的文件，请让专业译者审核译文。

常见问题

我可以直接用 DeepL Pro 翻译原始文件吗？

DeepL 的政策规定，只有在数据保护法为此提供合法依据时，DeepL Pro 才可以处理个人数据。对于姓名、地址和身份证件号码，使用安全副本可以避免这一问题。

文档版式会保留下来吗？

安全副本是文本。在 Markdown 中，标题、列表和表格会保留，但字体、页面布局和图像不会保留。如果需要原始版式，请根据还原后的译文重新排版。

我可以一起翻译同一案件中的多份文档吗？

是的。在同一个案例中，同一个人在每份文档里都使用相同的占位符，因此翻译能够保持一致。

ClientSafe 在你的电脑上用占位符替换客户文档中的个人数据，并在你粘贴翻译内容时还原真实姓名。检测并非完美无误，因此复制前请检查列表。