Pour traduire le document d’un client avec ChatGPT ou DeepL sans transmettre ses données personnelles, traduisez une version sécurisée. Remplacez les noms, adresses et numéros d’identité par des substituts comme Person_1, traduisez le texte, vérifiez que chaque substitut a été conservé à l’identique, puis rétablissez les vrais noms dans la traduction.

Deux pages blanches avec des lignes grises identiques et des languettes bleu marine placées aux mêmes endroits, à côté d’un carnet et d’un stylo bleu marine, sur un bureau clair.

Ce que les services de traduction font de votre texte

Un service de traduction lit l’intégralité du document ; tout son contenu lui est donc transmis. La suite dépend de l’offre utilisée. En octobre 2026, la politique de confidentialité de DeepL indique :

  • DeepL Translator gratuit traite les textes pendant une durée limitée afin d’entraîner et d’améliorer les modèles de DeepL, et ses conditions n’autorisent pas les textes contenant des données personnelles, quelles qu’elles soient.
  • Avec DeepL Pro, les textes sont conservés uniquement le temps nécessaire à la traduction, puis supprimés, et ne sont pas utilisés pour améliorer le service.

Pour ChatGPT, Claude et Gemini, la conservation des données et leur utilisation pour l’entraînement dépendent de l’offre et des paramètres. Notre guide paramètres de données de l’IA les présente tous.

Une version sécurisée préserve l’identité du client dans tous ces services, quelle que soit l’offre.

Créez une version sécurisée

  1. Créez un dossier pour le client dans ClientSafe et ajoutez le document. ClientSafe lit les PDF, y compris les fichiers numérisés, les fichiers Word, Excel et PowerPoint, les courriels et bien d’autres formats.
  2. Vérifiez ce qui a été repéré : noms, entreprises, adresses, numéros de téléphone, adresses courriel, numéros de compte et d’identité, dates de naissance. Décochez les correspondances qui ne sont pas des données personnelles et signalez tout élément oublié.
  3. Copiez la version sécurisée ou enregistrez-la dans un fichier Markdown si le document est long.

Un substitut remplace le nom, mais d’autres détails peuvent toujours permettre d’identifier une personne : un intitulé de poste, une petite ville, un événement inhabituel. Notre liste de à supprimer avant d’envoyer un document à l’IA les couvre.

Traduisez-la

Dans ChatGPT, Claude ou Gemini, collez la version sécurisée avec une consigne de ce type :

Translate this text into German.
Keep every placeholder such as Person_1 or Company_2 exactly as written:
do not translate, inflect or rename it.

Un modèle de conversation peut abréger ou omettre des passages d’un long document. Traduisez un long document section par section et comparez la longueur de chaque section traduite à celle de l’original.

Dans DeepL, collez la version sécurisée dans le traducteur. DeepL n’accepte pas ce type de consigne ; la vérification des substituts ci-dessous est donc d’autant plus importante.

Vérifiez les substituts

Avant de rétablir quoi que ce soit, recherchez dans la traduction chacun des substituts présents dans la version sécurisée. Problèmes courants :

  • Un substitut a été traduit ou séparé : « Person_1 » est devenu « Persona_1 » ou « Person 1 ».
  • Une terminaison grammaticale a été ajoutée, comme le génitif allemand « Person_1s ».
  • Un substitut est absent parce que la phrase qui l’entoure a été reformulée.

Corrigez ces problèmes dans la traduction afin que chaque substitut apparaisse exactement comme dans la version sécurisée. Un substitut modifié ne pourra pas être rétabli.

Rétablissez les vrais noms

Collez la traduction dans ClientSafe, dans le même dossier, et les vrais noms seront rétablis. La traduction rétablie redevient un document client : conservez-la avec les fichiers du client. Notre guide sur la restauration des vrais noms explique les détails.

Corrigez la grammaire autour des noms

La traduction a été rédigée autour de substituts ; elle n’a donc pas pu s’adapter aux vrais noms. Dans les langues qui ont un genre grammatical ou des déclinaisons, comme l’allemand, le français, l’espagnol ou l’arabe, relisez chaque phrase avec un nom rétabli :

  • Les pronoms et les terminaisons qui s’accordent avec le genre de la personne.
  • Les noms qui nécessitent une terminaison casuelle ou un article dans la langue cible.
  • Les noms d’entreprise qui doivent rester dans leur forme originale.

Pour un contrat, un document destiné à un tribunal ou tout document à signer, faites relire le résultat par un traducteur professionnel.

Questions fréquentes

Puis-je plutôt traduire le fichier original avec DeepL Pro ?

La politique de DeepL n’autorise les données personnelles dans DeepL Pro que si la législation sur la protection des données vous donne une base juridique pour les traiter. Une version sécurisée évite cette question pour les noms, adresses et numéros d’identité.

La mise en page du document est-elle conservée ?

Une version sécurisée est du texte. Les titres, listes et tableaux sont conservés dans Markdown, mais pas les polices, la mise en page ni les images. Si vous avez besoin de la mise en page originale, reconstituez-la à partir de la traduction rétablie.

Puis-je traduire plusieurs documents d’un même dossier ensemble ?

Oui. Dans un même dossier, une personne conserve le même substitut dans tous les documents, ce qui garantit la cohérence des traductions.

ClientSafe remplace les données personnelles des documents clients par des substituts sur votre PC et rétablit les vrais noms dans la traduction lorsque vous la collez. La détection n’est pas parfaite : vérifiez donc la liste avant de la copier.