Om du vill översätta en klients dokument med ChatGPT eller DeepL utan att skicka med klientens personuppgifter, översätter du en säker kopia. Ersätt namn, adresser och ID-nummer med platshållare som Person_1, översätt texten, kontrollera att alla platshållare kom med oförändrade och lägg sedan tillbaka de riktiga namnen i översättningen.
Vad översättningstjänsterna gör med din text
En översättningstjänst läser hela dokumentet, så allt innehåll skickas till tjänsten. Vad som händer sedan beror på abonnemanget. I oktober 2026, DeepL:s integritetspolicy säger följande:
- Den kostnadsfria DeepL Translator behandlar texter under en begränsad tid för att träna och förbättra DeepL:s modeller, och enligt villkoren får du inte skicka in texter som innehåller personuppgifter av något slag.
- Med DeepL Pro sparas texter bara så länge som översättningen tar och raderas sedan. De används inte för att förbättra tjänsten.
För ChatGPT, Claude och Gemini beror det på abonnemanget och inställningarna vad som sparas och används för träning. Vår guide till AI-datainställningar går igenom dem alla.
En säker kopia håller klientens identitet borta från alla dessa tjänster, oavsett abonnemang.
Skapa en säker kopia
- Skapa ett ärende för klienten i ClientSafe och lägg till dokumentet. ClientSafe läser PDF-filer, även inskannade, Word-, Excel- och PowerPoint-filer, e-postmeddelanden med mera.
- Granska det som hittades: namn, företag, adresser, telefonnummer, e-postadresser, konto- och ID-nummer samt födelsedatum. Avmarkera träffar som inte är personuppgifter och markera sådant som missades.
- Kopiera den säkra kopian eller spara den som en Markdown-fil om dokumentet är långt.
En platshållare ersätter namnet, men andra uppgifter kan fortfarande identifiera en person: en yrkestitel, en liten ort eller en ovanlig händelse. Vår lista över vad du ska ta bort innan ett dokument skickas till AI tar upp dem.
Översätt den
Klistra in den säkra kopian i ChatGPT, Claude eller Gemini med en instruktion som denna:
Translate this text into German.
Keep every placeholder such as Person_1 or Company_2 exactly as written:
do not translate, inflect or rename it.En chattmodell kan förkorta eller utelämna stycken i ett långt dokument. Översätt långa dokument avsnitt för avsnitt och jämför längden på varje översatt avsnitt med originalet.
Klistra in den säkra kopian i DeepL:s översättare. DeepL tar inte emot instruktioner som den här, så kontrollen av platshållarna nedan är ännu viktigare.
Kontrollera platshållarna
Innan du återställer något söker du i översättningen efter varje platshållare i den säkra kopian. Vanliga problem:
- En platshållare har översatts eller delats upp: ”Person_1” blev ”Persona_1” eller ”Person 1”.
- En grammatisk ändelse har lagts till, som det tyska genitiv-s:et i ”Person_1s”.
- En platshållare saknas eftersom meningen runt den har omformulerats.
Rätta till dem i översättningen så att varje platshållare ser exakt likadan ut som i den säkra kopian. En platshållare som har ändrats kan inte återställas.
Sätt tillbaka de riktiga namnen
Klistra in översättningen i ClientSafe i samma ärende, så läggs de riktiga namnen tillbaka. Den återställda översättningen är åter ett klientdokument: spara den tillsammans med klientens filer. Vår guide till att återställa riktiga namn tar upp detaljerna.
Rätta grammatiken runt namnen
Översättningen skrevs med platshållare och kunde därför inte anpassas till de riktiga namnen. Läs varje mening med ett återställt namn i språk med grammatiskt genus eller kasus, som tyska, franska, spanska eller arabiska:
- Pronomen och ändelser som ska överensstämma med personens kön.
- Namn som behöver en kasusändelse eller en artikel på målspråket.
- Företagsnamn som ska behålla sin ursprungliga form.
Låt en professionell översättare granska resultatet om det gäller ett avtal, en domstolshandling eller något som ska undertecknas.
Vanliga frågor
Kan jag i stället översätta originalfilen i DeepL Pro?
DeepL:s policy tillåter personuppgifter i DeepL Pro endast när dataskyddslagstiftningen ger dig rättslig grund för det. En säker kopia undviker den frågan när det gäller namn, adresser och ID-nummer.
Bevaras dokumentets layout?
En säker kopia består av text. Rubriker, listor och tabeller bevaras i Markdown, men inte teckensnitt, sidlayout eller bilder. Om du behöver den ursprungliga layouten får du återskapa den utifrån den återställda översättningen.
Kan jag översätta flera dokument som hör till samma ärende tillsammans?
Ja. Inom ett ärende har samma person samma platshållare i alla dokument, så översättningarna blir konsekventa.
ClientSafe ersätter personuppgifter i klientdokument med platshållare på din dator och lägger tillbaka de riktiga namnen i översättningen när du klistrar in den. Identifieringen är inte perfekt, så granska listan innan du kopierar.