Để dịch tài liệu của khách hàng bằng ChatGPT hoặc DeepL mà không gửi dữ liệu cá nhân của họ, hãy dịch một bản sao an toàn. Thay tên, địa chỉ và số ID bằng các chỗ giữ chỗ như Person_1, dịch văn bản, kiểm tra để bảo đảm mọi chỗ giữ chỗ được giữ nguyên, rồi khôi phục tên thật vào bản dịch.
Các dịch vụ dịch thuật xử lý văn bản của bạn như thế nào
Dịch vụ dịch thuật đọc toàn bộ tài liệu, vì vậy mọi nội dung trong đó đều được gửi đến dịch vụ. Việc xảy ra tiếp theo tùy thuộc vào gói dịch vụ. Tính đến tháng 10 năm 2026, chính sách quyền riêng tư của DeepL cho biết:
- DeepL Translator miễn phí xử lý văn bản trong một khoảng thời gian giới hạn để huấn luyện và cải thiện các mô hình của DeepL; điều khoản của dịch vụ không cho phép dùng văn bản có chứa bất kỳ loại dữ liệu cá nhân nào.
- Với DeepL Pro, văn bản chỉ được lưu trong thời gian cần thiết để dịch, sau đó bị xóa và không được dùng để cải thiện dịch vụ.
Đối với ChatGPT, Claude và Gemini, nội dung nào được lưu giữ và dùng để huấn luyện tùy thuộc vào gói dịch vụ và cài đặt. Hướng dẫn của chúng tôi về cài đặt dữ liệu AI đề cập đến từng dịch vụ.
Bản sao an toàn giúp giữ kín danh tính khách hàng trên tất cả các dịch vụ này, bất kể gói dịch vụ nào.
Tạo bản sao an toàn
- Tạo hồ sơ cho khách hàng trong ClientSafe và thêm tài liệu. ClientSafe đọc được PDF, kể cả bản quét, tệp Word, Excel và PowerPoint, email cùng nhiều định dạng khác.
- Xem lại những gì công cụ tìm thấy: tên người, tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, số tài khoản và số giấy tờ tùy thân, ngày sinh. Bỏ chọn những kết quả không phải dữ liệu cá nhân và đánh dấu nội dung công cụ bỏ sót.
- Sao chép bản sao an toàn hoặc lưu thành tệp Markdown nếu tài liệu dài.
Chỗ giữ chỗ thay thế tên, nhưng các chi tiết khác vẫn có thể nhận diện một người: chức danh công việc, thị trấn nhỏ, sự kiện bất thường. Danh sách của chúng tôi về những gì cần xóa trước khi gửi tài liệu cho AI đề cập đến các chi tiết này.
Dịch văn bản
Trong ChatGPT, Claude hoặc Gemini, hãy dán bản sao an toàn kèm theo chỉ dẫn như sau:
Translate this text into German.
Keep every placeholder such as Person_1 or Company_2 exactly as written:
do not translate, inflect or rename it.Mô hình trò chuyện có thể rút gọn hoặc bỏ qua các đoạn trong tài liệu dài. Hãy dịch tài liệu dài theo từng phần và so sánh độ dài của mỗi phần đã dịch với bản gốc.
Trong DeepL, hãy dán bản sao an toàn vào trình dịch. DeepL không nhận chỉ dẫn như thế này, vì vậy bước kiểm tra chỗ giữ chỗ bên dưới càng quan trọng hơn.
Kiểm tra các chỗ giữ chỗ
Trước khi khôi phục nội dung nào, hãy tìm trong bản dịch từng chỗ giữ chỗ có trong bản sao an toàn. Các lỗi thường gặp:
- Chỗ giữ chỗ đã bị dịch hoặc tách ra: "Person_1" thành "Persona_1" hoặc "Person 1".
- Một hậu tố ngữ pháp đã được thêm vào, như đuôi sở hữu cách trong tiếng Đức "Person_1s".
- Một chỗ giữ chỗ bị thiếu vì câu xung quanh nó đã được diễn đạt lại.
Hãy sửa các lỗi này trong bản dịch để mỗi chỗ giữ chỗ xuất hiện chính xác như trong bản sao an toàn. Chỗ giữ chỗ đã bị thay đổi sẽ không được khôi phục.
Đưa tên thật trở lại
Dán bản dịch vào ClientSafe trong cùng hồ sơ khách hàng, tên thật sẽ được khôi phục. Bản dịch đã khôi phục lại là tài liệu của khách hàng: hãy lưu cùng các hồ sơ của họ. Hướng dẫn của chúng tôi về khôi phục tên thật đề cập đến các chi tiết.
Chỉnh sửa ngữ pháp quanh tên riêng
Bản dịch được viết dựa trên các chỗ giữ chỗ nên không thể điều chỉnh theo tên thật. Trong các ngôn ngữ có giống ngữ pháp hoặc biến cách, chẳng hạn tiếng Đức, Pháp, Tây Ban Nha hoặc Ả Rập, hãy đọc từng câu sau khi khôi phục tên:
- Đại từ và hậu tố phù hợp với giới tính của người đó.
- Tên cần có hậu tố biến cách hoặc mạo từ trong ngôn ngữ đích.
- Tên công ty cần được giữ nguyên dạng gốc.
Đối với hợp đồng, tài liệu tòa án hoặc bất kỳ văn bản nào sẽ được ký, hãy nhờ dịch giả chuyên nghiệp rà soát kết quả.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể dịch trực tiếp tệp gốc bằng DeepL Pro không?
Chính sách của DeepL chỉ cho phép sử dụng dữ liệu cá nhân trong DeepL Pro khi luật bảo vệ dữ liệu cho phép bạn làm như vậy. Bản sao an toàn giúp tránh vấn đề này đối với tên, địa chỉ và số ID.
Bố cục của tài liệu có được giữ nguyên không?
Bản sao an toàn là văn bản. Tiêu đề, danh sách và bảng được giữ lại trong Markdown, nhưng phông chữ, bố cục trang và hình ảnh thì không. Nếu cần giữ bố cục gốc, hãy dựng lại từ bản dịch đã khôi phục.
Tôi có thể dịch nhiều tài liệu thuộc cùng một hồ sơ cùng lúc không?
Có. Trong một hồ sơ, cùng một người sẽ có cùng một chỗ giữ chỗ trong mọi tài liệu, nhờ đó các bản dịch nhất quán với nhau.
ClientSafe thay dữ liệu cá nhân trong tài liệu của khách hàng bằng chỗ giữ chỗ trên PC của bạn, rồi khôi phục tên thật vào bản dịch khi bạn dán văn bản vào. Việc nhận diện không hoàn hảo, vì vậy hãy xem lại danh sách trước khi sao chép.