ChatGPTまたはDeepLを使ってクライアントの文書を翻訳する際、個人データを送信しないようにするには、安全なコピーを翻訳します。名前、住所、ID番号をPerson_1のようなプレースホルダーに置き換えてからテキストを翻訳し、すべてのプレースホルダーが変更されずに残っていることを確認して、翻訳文に実名を戻します。

明るい色の机に、灰色の行と濃紺のタブの位置が一致する白い用紙が2枚置かれ、濃紺のノートとペンが添えられている。

翻訳サービスがテキストをどう扱うか

翻訳サービスは文書全体を読み取るため、文書内のすべての内容がサービスに送信されます。その後の扱いはプランによって異なります。2026年10月現在、 DeepLのプライバシーポリシー には、次のように記載されています。

  • 無料版のDeepL Translatorは、DeepLのモデルをトレーニングし改善するために、テキストを限られた期間処理します。また、利用規約では、いかなる種類の個人データを含むテキストも認められていません。
  • DeepL Proでは、テキストは翻訳に必要な間だけ保持され、その後削除されます。また、サービスの改善には使用されません。

ChatGPT、Claude、Geminiで保持されるデータやトレーニングに使われるデータは、プランと設定によって異なります。詳しくは、当社のガイドをご覧ください。 AIデータ設定 それぞれについて説明しています。

プランにかかわらず、安全なコピーを使えば、これらのサービスすべてにクライアントの身元を伝えずに済みます。

安全なコピーを作る

  1. ClientSafeでクライアントの案件を作成し、文書を追加します。ClientSafeは、スキャンを含むPDF、Word、Excel、PowerPointファイル、メールなどを読み込みます。
  2. 検出結果を確認します。名前、会社名、住所、電話番号、メールアドレス、口座番号やID番号、生年月日を確認します。個人データではない一致項目のチェックを外し、見落とされた項目があれば印を付けます。
  3. 安全なコピーをコピーするか、文書が長い場合はMarkdownファイルとして保存します。

プレースホルダーで名前を置き換えても、役職、小さな町、珍しい出来事など、ほかの情報から個人を特定できる場合があります。当社の一覧では 文書をAIに送る前に削除する情報 それらを網羅しています。

翻訳する

ChatGPT、Claude、Geminiに安全なコピーを貼り付け、次のような指示を入力します。

Translate this text into German.
Keep every placeholder such as Person_1 or Company_2 exactly as written:
do not translate, inflect or rename it.

チャットモデルは、長い文書の一部を短くしたり省略したりすることがあります。長い文書はセクションごとに翻訳し、翻訳した各セクションの長さを原文と比較してください。

DeepLでは、安全なコピーを翻訳ツールに貼り付けます。DeepLにはこのような指示を与えられないため、以下のプレースホルダー確認がより重要になります。

プレースホルダーを確認する

実名を戻す前に、安全なコピーにあるプレースホルダーを翻訳文でひとつずつ検索します。よくある問題は次のとおりです。

  • プレースホルダーが翻訳されたり分割されたりしている：「Person_1」が「Persona_1」や「Person 1」になっている。
  • ドイツ語の属格「Person_1s」のように、文法上の語尾が追加されている。
  • 周囲の文が言い換えられたため、プレースホルダーが抜けている。

それぞれのプレースホルダーが安全なコピーと完全に同じ表記になるよう、翻訳文を修正します。変更されたプレースホルダーは復元されません。

実名を戻す

同じ案件のClientSafeに翻訳文を貼り付けると、実名が戻ります。復元した翻訳文もクライアント向けの文書です。クライアントのファイルと一緒に保管してください。詳しくは、当社のガイドをご覧ください。 実名を復元する方法 詳細を解説しています。

名前の周辺の文法を整える

翻訳はプレースホルダーを使って作成されているため、実名に合わせて調整できていません。ドイツ語、フランス語、スペイン語、アラビア語など、文法上の性や格変化がある言語では、実名を戻した後、すべての文を読み直してください。

  • 人物の性別と一致する代名詞や語尾。
  • 訳文の言語で格語尾や冠詞が必要な名前。
  • 原文の形を維持すべき会社名。

契約書、裁判所に提出する文書、または署名が必要な文書の場合は、翻訳結果を専門の翻訳者に確認してもらってください。

よくある質問

代わりにDeepL Proで原文ファイルを翻訳できますか？

DeepLのポリシーでは、データ保護法に基づく根拠がある場合に限り、DeepL Proで個人データを使用できます。安全なコピーを使えば、名前、住所、ID番号についてその点を気にせずに済みます。

文書のレイアウトは維持されますか？

安全なコピーはテキストです。Markdownでは見出し、リスト、表は維持されますが、フォント、ページレイアウト、画像は維持されません。元のレイアウトが必要な場合は、復元した翻訳を使って再構成してください。

同じ案件の複数の文書をまとめて翻訳できますか？

はい。同じ案件内では、同じ人にすべての文書で同じプレースホルダーが割り当てられるため、翻訳の一貫性が保たれます。

ClientSafe PC上でクライアントの文書に含まれる個人データをプレースホルダーに置き換え、翻訳文を貼り付けると実名を戻します。検出は完璧ではないため、コピーする前に一覧を確認してください。