删除客户姓名是显而易见的一步，但很少足够。文档还会通过账户号码、签名、文件名、批注以及组合起来才有意义的细节识别个人身份。在将客户文档粘贴或上传到 AI 工具之前，请使用这份清单。
直接身份标识
这些信息单独就能指向某个人或组织。无论以何种形式出现，都要逐一删除或替换。
- 个人姓名。 包括客户、对方当事人、证人、家庭成员、同事，以及签名栏或“抄送”栏中提到的任何人。检查简称、姓名首字母和拼写错误。
- 公司和机构名称。 雇主、房东、学校或诊所与个人姓名一样，都可能识别出某个人。
- 地址。 街道地址、邮政编码和房产描述。
- 电话号码和电子邮件地址。 检查信头、页脚和签名。
- 账户和卡号。 银行账户、IBAN、卡号和保单号码。
- 证件号码。 税号、国家身份证号码、护照号码和驾驶证号码、社会保险号码。
- 出生日期。 表格中经常会出现一组相关字段，例如“出生日期”和“年龄”。
- 参考编号。 他人可以查到的案件、索赔、发票和合同编号。
组合起来能够识别身份的信息
直接身份标识比较容易处理，因为你可以搜索它们。更难的是判断任务需要什么。修改一封信的语法，完全不需要客户的任何事实。检查和解金额的计算，则需要金额和日期，但不需要姓名。先确定 AI 需要什么，再决定要删除什么，清单就会更短，也更安全。
有些细节单独看无关紧要，组合起来却能识别身份。“一座有 4,000 人的小镇上的整形外科医生，3 月被起诉”可能指向某一个人。阅读文档时，想想同事或邻居能否据此推断出这个人是谁。
- 罕见的职位名称、特殊的雇主和小地方。
- 事件、录取、听证会或交易的确切日期。
- 出现在公开记录中的特殊金额。
- 新闻曾报道过的健康状况、家庭情况或纠纷描述。
这些信息不一定都要删除。对于许多任务，概括处理就足够了：将“3 月 14 日发生的纠纷”改成“春季发生的纠纷”。保留任务需要的内容，删去其他部分。
文件中隐藏的内容
可见页面只是文档的一部分。别忘了检查那些容易忽略的位置。
Word 文档
- 批注和修订记录，其中会带有审阅者姓名。
- 页眉、页脚和文本框。
- 作者和公司等文档属性。
电子表格
- 隐藏的工作表、行和列。
- 单元格批注和命名区域。
- 提及其他文件名的公式。
演示文稿
- 演讲者备注。
- 图片和图表中的文字。
邮件
- 发件人、收件人和抄送栏，以及发件人的签名。
- 邮件往来中靠下方引用的早期消息。
- 附件名称。
PDF 和扫描件
- 扫描页面上的印章、手写备注或签名中的姓名。
- 书签、表单字段和文档属性。
所有文件
- 文件名。“Lopez_lease_final.docx”在任何人打开文件之前就泄露了姓名。
- 图像和照片。即使周围的文本已经清理，身份证照片或签名图像仍包含个人数据。
从文档文本生成安全副本，而不是直接编辑原件，可以避开许多隐藏信息，因为批注、元数据和嵌入对象不属于你粘贴的文本。图像是个例外：除非确定其中不含任何身份识别信息，否则不要放入。
示例
看一封客户发给会计师的简短邮件：
“嗨，Tom，随信附上我的 Harbor Credit Union 账户对账单，账号是 4471-2290。我在 3 月 3 日搬到了 12 Elm Street，请更新我的地址。我丈夫 Daniel 也在贷款中。谢谢，Maria Lopez，555-0142。”
全面处理时，需要替换会计师的名字、账号、银行名称、街道地址、丈夫的姓名、客户的姓名和电话号码。搬家日期是否要替换则需要酌情判断：如果任务与贷款有关，可以概括为“3 月”，也可以删掉。附件文件名、邮件发件人栏和签名也需要同样处理。
处理后，文本可能会变成这样：“嗨，Person_1，随信附上我的 Account_1 账户对账单，开户机构是 Company_1。我在 3 月搬到了 Address_1，请更新我的地址。我丈夫 Person_3 也在贷款中。谢谢，Person_2，Phone_1。”细节虽然更少，但对于咨询贷款的问题来说仍然同样有用。
拿不准时，就删掉。若 AI 需要某项细节，你可以在下一条消息中随时补充。但已经发送的消息无法收回。
最后检查
- 搜索客户的姓氏 以及它的所有变体。还要单独搜索名字。
- 搜索数字。 扫描长数字以及看起来像日期的内容。
- 阅读首页和末页。 身份标识通常集中在信头、签名栏和页脚。
- 检查文件名 以及你输入到聊天中的任何标题或主题。
- 想想陌生人能否识别客户 的身份，依据的是剩下的哪些内容。
自动化工具有助于处理大量内容，但也会漏掉信息。无论使用什么工具，发送之前都要亲自检查结果。
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