如果要让 ChatGPT、Claude 或 Gemini 总结一长串客户邮件，同时不发送客户的详细信息，请将邮件保存为文件，制作一份将姓名、电子邮件地址和电话号码替换为占位符的安全副本，并要求 AI 根据该副本生成摘要。然后在你的电脑上将真实姓名填回摘要中。

浅色桌面上扇形展开的几封打印信件，短行文字上贴着深蓝色标签；旁边有一个白色信封、一支深蓝色笔和一台笔记本电脑。

电子邮件往来中个人数据藏在哪里

只从第一封邮件中删除客户姓名是不够的。邮件往来中会在一些容易忽略的地方重复出现个人数据：

  • 每封邮件的邮件头：发件人、收件人和抄送字段中的姓名和地址。
  • 引用的回复。每封回复通常都会在下方附上更早的邮件，并带有各自的“Maria Lopez 于周一写道：”等内容。
  • 签名：职位、直拨电话号码、办公地址。
  • 转发邮件中包含原发件人的详细信息。
  • 附件名称，例如“Lopez_passport.pdf”。

我们的 在文档交给 AI 之前 列表涵盖了组合起来可能识别某人的详细信息，例如职位和小镇名称。

将邮件保存为文件

先保存邮件往来的最新一封：它通常引用了更早的邮件。如果引用内容被截断，请单独保存较早的邮件。

  • 适用于 Windows 的新版 Outlook 和网页版 Outlook。 打开邮件，选择“更多操作”，然后选择 另存为。邮件将保存为 .eml 文件。
  • 经典版 Outlook。 打开邮件，选择“文件”，然后选择“另存为”，并将文件类型选为 HTML。 HTML 文件会保留发件人、收件人、抄送和主题行， 以及邮件正文。
  • Gmail。 打开邮件，点击“更多”，然后点击 下载邮件。Gmail 会将邮件保存为 .eml 文件。

将文件放在这个客户专用的一个文件夹中，并确保该文件夹不在会同步到共享云盘的文件夹内。

制作邮件往来的安全副本

  1. 在 ClientSafe 中为客户创建一个案件，并添加保存好的邮件。ClientSafe 可以读取 .eml 和 .html 文件，也可以读取客户发来的文档（如果你也保存了这些文档）。
  2. 审核检测结果：姓名、公司、地址、电话号码、电子邮件地址、账号和身份证件号码、出生日期。取消勾选并非个人数据的匹配项，并标记任何漏掉的内容，例如回复中使用的昵称。
  3. 复制安全副本。

在同一个案件中，同一个人在每封邮件的邮件头、引用内容和签名中都会使用同一个占位符。AI 可以理解每段内容是谁写的。请参阅 处理完整案件.

要求生成摘要

将安全副本粘贴到 ChatGPT、Claude 或 Gemini 中，并附上说明你需要什么的提示词。例如：

This is an email thread between Person_1 (our client)
and Company_1. Names like Person_1 are placeholders: keep them as written.
Summarize what was agreed, what is still open, and who owes the next step.
List every date and amount mentioned, with the email it comes from.

要求注明每个日期和金额的来源，以便你对照邮件进行核实。引用的回复会重复文本，模型可能会把句子归到错误的邮件中。

填回真实姓名

将 AI 的摘要粘贴到同一案件中的 ClientSafe，真实姓名就会填回去。还原后的摘要属于客户文件：请将它与客户文件一起保存，不要留在聊天记录中。请参阅我们的指南 还原真实姓名指南 介绍了具体做法。

常见问题

为什么要将邮件保存为文件，而不是复制文本？

复制的文本通常会遗漏邮件头，而保存为文件则会保留它们。邮件头中包含许多姓名和地址，并能告诉 AI 每封邮件是谁写的。

附件该怎么处理？

将需要的附件单独保存并添加到同一个案件中。它们会使用与邮件相同的占位符。

根据安全副本生成的摘要与根据原文生成的摘要一样好吗？

对于厘清谁在何时同意了什么，通常是够用的：占位符可以将不同的人区分开。如果意思取决于某人的身份，例如某位知名公众人物，则可以在提示词中补充相关背景，但不要写出姓名。

ClientSafe 在你的电脑上将已保存邮件中的姓名、电子邮件地址和电话号码替换为占位符，并将真实姓名填回 AI 生成的摘要中。检测并不完美，因此复制之前请先审核列表。