真实案件不只有一份文档，可能包括一份合同、十几封邮件、两张发票和某人的笔记。如果你希望 AI 工具一起阅读这些材料，同一个人必须在所有材料中使用同一个占位符。
一次处理一个文件会出什么问题
分别对每个文件进行匿名化，结果会是这样：在合同中，Maria Lopez 是 Person_1，她的房东是 Person_2。在邮件中，工具又从头开始编号，于是房东变成 Person_1，Maria 变成 Person_2。把两份文件都粘贴到同一个聊天中后，AI 会看到两个不同的人都叫 Person_1，并把事情的来龙去脉弄反。
还原步骤也会出错。AI 提到 Person_1 时，它指的是哪一个？合同的密钥和邮件的密钥并不一致。
一个案件，一个密钥
解决方法说起来很简单。对同一个客户或案件，保留一张统一的占位符表。该案件中的每份文档都使用这张表。这样：
- 所有文件中的 Person_1 都代表 Maria Lopez，包括你下个月添加的文件。
- AI 可以在合同、邮件和发票之间追踪她。
- 还原一次，就能处理所有关于该案件的回答。
不过 关于占位符和黑条的文章 解释了为什么保持标签一致对 AI 推理很重要。
手动处理
你可以用电子表格完成这项工作：每个人或公司占一行，一列填写占位符，一列填写真实信息，另一列填写不同拼写形式。处理每份文档时都打开同一张表。处理三四份短文件时，这种方法还算可靠；再多就容易失控：出现新的拼写形式，第七份文件页脚里的姓名被漏掉，也没人记得 Company_4 代表的是银行还是保险公司。
如果你手动处理，每当出现新的人名就立即将其加入表格，并在每份文件处理完成后，再用表格中的每个姓名搜索一遍。
ClientSafe 如何处理一个案件
- 一位客户，一个案件。 文档按案件归档。你可以添加文件或整个文件夹，包括子文件夹。同一文件重复添加不会生成副本。
- 同一个姓名，使用同一个占位符。 该占位符适用于案件中的所有文档，包括同一个姓名的不同拼写形式。
- 只需检查一次。 取消勾选某个匹配项，它就会从案件中的所有文档里移除。标记工具漏掉的内容，它就会在所有文档中被替换，包括你之后添加的文档。
- 合并与拆分。 如果两种拼写被当作两个人，就将它们合并。如果两个人被当作同一个人，就将其拆分。占位符编号不会重复使用。
- 还原。 粘贴 AI 的回答后，该案件表格中的真实姓名就会还原。
- 案件结案后 在事项结束时删除案件。这样会删除表格和安全副本，不会影响磁盘上的原始文件。
一个小例子
一起租赁纠纷涉及三份文档：租约、一串电子邮件和一份租金台账。
| 真实信息 | 占位符 | 出现位置 |
|---|---|---|
| Maria Lopez | Person_1 | 租约、邮件、台账 |
| Northwind Ltd | Company_1 | 租约、邮件 |
| 14 Harbor Street | Address_1 | 租约、台账 |
| j.alvarez@example.com | Email_1 | 邮件 |
询问“根据台账，Person_1 是否在租约规定的日期支付了租金？”AI 就能将租约条款与台账中的记录联系起来，因为 Person_1 和 Address_1 在两份文件中代表的是同一个对象。
跨文档提问
文档使用统一的占位符后，你就可以提出单份文件无法回答的问题：
- “根据这些文档整理一份时间线。”
- “关于付款日期，邮件是否与合同相矛盾？”
- “列出 Company_1 在这些文档中的所有义务。”
- “哪些发票与协议中描述的工作有关？”
在提示词中为每份文档标注名称，例如“文档 A：租约。文档 B：邮件串。”这样 AI 就能告诉你某个说法来自哪份文档。如果案件材料很多，只发送与问题相关的文档，而不是整个文件夹。AI 工具一次可读取的内容量有限。
案件规模变大时
一百份文档无法全部放进同一个聊天里，也不应该这样做。将完整案件保存在持有密钥的工具中，并针对每个问题选择相关段落。无论发送哪个子集，占位符都保持一致；这正是使用同一密钥的意义。养成一个好习惯：按名称为文档编制简短索引，这样你就能告诉 AI 某个段落来自哪份文档，而不必发送文件名本身。
容易出错的地方
- 一个案件中有两件不同的事。 同一个人可能以不同身份出现在两件事中。请将两件事分开处理。
- 姓名相同，但不是同一个人。 两个名叫 Maria Lopez 的客户需要使用两个不同的占位符。工具不应在不告知你的情况下将他们合并，你也应该检查。
- 处理中途添加文档。 新文件会带来新姓名。为其重新制作安全副本；如果先前的回答依赖缺失的信息，请在新聊天中继续提问。
- 不同语言中的不同拼写形式。 以两种文字书写的姓名可能属于同一个人。请检查被合并的项目。
- 隐藏内容。 批注、笔记和工作表中也可能包含姓名。请参阅 清单.
常见问题
可以在同一个案件中处理多个客户吗？
最好不要。每个客户或事项单独建一个案件，能让占位符和还原过程保持明确。
之后添加文件时，编号会怎样变化？
案件中已有的人会保留原来的占位符。新人物会获得下一个可用编号。
我能看到某个姓名出现在哪些文件中吗？
可以。审查面板会列出每个检测到的值、对应的占位符，以及它出现的文件数量。
ClientSafe 在你的电脑上为每个案件保留一套占位符，显示每个检测到的值及其出现的文件数量，并在 AI 的回答中还原真实姓名。检测并不完美，因此请在复制之前检查列表。