Att ersätta namn innan du frågar ett AI-verktyg är bara halva jobbet. Den andra halvan är att få tillbaka de riktiga namnen i svaret så att du får något du kan använda. Här går vi igenom hela arbetsflödet tur och retur, steg för steg, och visar var det kan gå fel.
Arbetsflödet tur och retur i fem steg
- Skapa den säkra kopian. Ersätt varje namn, företag, adress, nummer och födelsedatum med en platshållare som Person_1 eller Company_1. Samma person får samma platshållare överallt.
- Behåll nyckeln. Tabellen som visar att Person_1 är Maria Lopez stannar på din dator. Den förs aldrig in i chatten.
- Fråga AI:n. Klistra in den säkra kopian och din fråga.
- Hämta tillbaka svaret. Klistra in AI:ns svar i verktyget som har nyckeln och ersätt platshållarna med de riktiga namnen.
- Läs resultatet. Jämför det med originalet innan det hamnar i ett brev, en promemoria eller ett e-postmeddelande till klienten.
Det första steget beskrivs i hur du använder AI-verktyg med klientdokument. Den här artikeln handlar om steg 2–5.
Skriv prompten så att svaret är lätt att återställa
AI:n bör behålla platshållarna exakt som de är. Säg det i prompten:
Person_1 is the tenant, Company_1 is the landlord and Address_1 is the rented flat.
Use these labels exactly as written in your answer. Do not invent new ones.
Utan den instruktionen händer det ibland att AI:n förkortar en etikett, lägger till en artikel eller skapar en ny. Den kan också skriva ”Person 1” med mellanslag, ”person_1” med gemener eller ”**Person_1**” i fetstil. Ett återställningssteg som kräver exakt samma etikett missar de här varianterna, så läs igenom resultatet och leta efter platshållare som fortfarande finns kvar.
Vad ett återställningssteg bör göra
Manuell sökning och ersättning fungerar när du har två eller tre platshållare. Med fler går det långsamt, och ett enda misstag gör att en platshållare blir kvar i texten. Oavsett vad du använder bör återställningen:
- Använda nyckeln för rätt ärende, så att Person_1 i en klients fil aldrig ersätts med en annan klients namn.
- Känna igen varianter som AI:n skriver: annan användning av versaler och gemener, fet eller kursiv formatering eller mellanslag i stället för understreck.
- Varna om platshållare som inte finns i nyckeln i stället för att gissa. Om AI:n hittar på ”Person_4” och det bara finns tre personer i ärendet vill du få en varning.
- Lämna originalfilerna orörda och inte spara den återställda texten, om du inte själv väljer att spara den.
I ClientSafe klistrar du in svaret i ClientSafe och väljer Återställ namn. Du läser den återställda texten bredvid listan över platshållare som ersatts. En platshållare som inte finns i ärendet lämnas som den är och markeras.
Vad du bör kontrollera i det återställda svaret
- Platshållare som finns kvar. Sök efter mönstren ”Person_”, ”Company_” och ”_1”. Allt som finns kvar har inte återställts.
- Påhittade fakta. AI:n kan koppla en uppgift till fel person eller lägga till en uppgift som inte finns i dokumentet. Kontrollera varje påstående mot originalet.
- Grammatik efter återställningen. ”Person_1:s hyresavtal” blir ”Maria Lopez hyresavtal” utan problem. I språk med kasus kan det återställda namnet behöva rätt kasusändelse, så läs meningen igen.
- Personer som slagits ihop. Om två personer har fått samma platshållare kan AI:ns svar inte skilja dem åt. Kontrollera dina granskningsanteckningar och rätta källan innan du frågar igen.
- Nya uppgifter som identifierar någon. Om AI:n har lagt till en gissning om vem en person är ska du ta bort den.
Ett genomarbetat exempel
Du skickar en säker kopia av ett hyresavtal till AI:n och frågar vilka risker hyresgästen har. Svaret kommer tillbaka:
Person_1 risks termination if two payments are missed. Company_1 must give written
notice to Person_1 at Address_1 before ending the lease.
Efter återställningen, på din dator:
Maria Lopez risks termination if two payments are missed. Northwind Ltd must give written
notice to Maria Lopez at 14 Harbor Street before ending the lease.
Nu kan du klistra in svaret i ett e-postmeddelande till klienten, när du väl har kontrollerat själva juridiska bedömningen. De riktiga namnen har aldrig förekommit i chatten.
Följdfrågor
Det mesta arbetet består av en konversation. Du frågar, läser och frågar igen. Varje följdfråga bör använda samma säkra kopia och samma platshållare. Om du har ändrat källan, till exempel genom att markera ett namn som missades vid granskningen, skapar du en ny säker kopia och startar en ny chatt så att AI:n inte arbetar utifrån två olika versioner. Återställ varje svar med nyckeln för det ärendet.
Håll AI-konversationen åtskild från nyckeln. Chatten innehåller platshållare. Nyckeln innehåller namnen. Den som bara har tillgång till det ena får veta väldigt lite.
Var arbetsflödet tur och retur kan fallera
- Nyckeln och texten hamnar i samma chatt. Klistra aldrig in nyckeln för att hjälpa AI:n, hur användbart det än verkar.
- Platshållarna ändras mellan omgångarna. Om du ställer en följdfråga nästa vecka med en nyss skapad säker kopia kan Person_1 nu syfta på någon annan. Återanvänd samma nyckel för samma ärende. Se en uppsättning platshållare för ett helt ärende.
- En ny person dyker upp. Om du lägger till ett dokument med ett nytt namn får det en ny platshållare. Återställ med den uppdaterade nyckeln.
- Svaret förs direkt in i ett klientdokument. Behandla den återställda texten som ett utkast tills du har läst den.
Vanliga frågor
Kan jag återställa ett svar en månad senare?
Ja, så länge du fortfarande har nyckeln för ärendet. I ClientSafe förvaras nyckeln på din dator tills du raderar ärendet.
Vad händer om AI:n ändrade en platshållare?
Den markeras, och ingen gissning görs. Rätta den manuellt eller be AI:n upprepa svaret utan att ändra etiketterna.
Skickas något till AI:n när jag återställer?
Nej. Det är ett steg på din dator efter att du har kopierat svaret.
Varför inte be AI:n använda riktiga namn?
Därför att det innebär att skicka dem. Poängen med arbetsflödet tur och retur är att de riktiga namnen aldrig lämnar din dator.
ClientSafe sparar en tabell med ersättningar per ärende på din dator och sätter tillbaka de riktiga namnen i AI:ns svar när du klistrar in det. Platshållare som inte finns i ärendet markeras i stället för att bli föremål för en gissning. Läs resultatet innan du använder det.