Om du vill få en sammanfattning av en lång e-posttråd från en klient med ChatGPT, Claude eller Gemini utan att skicka klientens uppgifter, sparar du e-postmeddelandena som filer och skapar en säker kopia där namn, e-postadresser och telefonnummer ersätts med platshållare. Be sedan om en sammanfattning av den kopian. Sätt därefter tillbaka de riktiga namnen i sammanfattningen på din dator.

En solfjäder av utskrivna brev med marinblå flikar över korta rader, bredvid ett vitt kuvert, en marinblå penna och en bärbar dator på ett ljust skrivbord.

Var personuppgifter gömmer sig i en e-posttråd

Det räcker inte att ta bort klientens namn i det första meddelandet. Personuppgifter återkommer på ställen i en tråd som är lätta att missa:

  • Varje meddelandes sidhuvud: namn och adresser i fälten Från, Till och Kopia.
  • Citerade svar. Varje svar innehåller vanligtvis de tidigare meddelandena nedanför, med rader som ”Måndag skrev Maria Lopez:”.
  • Signaturer: yrkestitlar, direkta telefonnummer och kontorsadresser.
  • Vidarebefordrade meddelanden med den ursprungliga avsändarens uppgifter.
  • Bilagornas namn, till exempel ”Lopez_passport.pdf”.

Vår lista över vad du ska ta bort innan ett dokument skickas till AI omfattar uppgifter som tillsammans kan identifiera någon, till exempel en yrkestitel och en liten ort.

Spara e-postmeddelandena som filer

Spara först det senaste meddelandet i tråden: det innehåller vanligtvis de tidigare meddelandena som citat. Spara äldre meddelanden separat om citaten är avklippta.

  • Nya Outlook för Windows och Outlook på webben. Öppna meddelandet och välj Fler åtgärder och sedan Spara som. Meddelandet sparas som en .eml-fil.
  • Klassiska Outlook. Öppna meddelandet, välj Arkiv och sedan Spara som, och välj HTML som filtyp. En HTML-fil behåller raderna Från, Till, Kopia och Ämne samt meddelandetexten.
  • Gmail. Öppna meddelandet och klicka på Mer och sedan på Ladda ned meddelande. Gmail sparar meddelandet som en .eml-fil.

Lägg filerna i en enda mapp för den här klienten, utanför alla mappar som synkroniseras med en delad enhet.

Skapa en säker kopia av tråden

  1. Skapa ett ärende för klienten i ClientSafe och lägg till de sparade e-postmeddelandena. ClientSafe läser .eml- och .html-filer samt dokument som klienten skickat, om du också har sparat dem.
  2. Granska vad verktyget har hittat: namn, företag, adresser, telefonnummer, e-postadresser, konto- och ID-nummer samt födelsedatum. Avmarkera träffar som inte är personuppgifter och markera sådant som missats, till exempel ett smeknamn som används i ett svar.
  3. Kopiera den säkra kopian.

Inom ett ärende får samma person samma platshållare i varje e-postmeddelande, i sidhuvudet, citatet och signaturen. AI:n kan följa vem som skrev vad. Se att arbeta med ett helt ärende.

Be om en sammanfattning

Klistra in den säkra kopian i ChatGPT, Claude eller Gemini tillsammans med en prompt som talar om vad du behöver. Till exempel:

This is an email thread between Person_1 (our client)
and Company_1. Names like Person_1 are placeholders: keep them as written.
Summarize what was agreed, what is still open, and who owes the next step.
List every date and amount mentioned, with the email it comes from.

Om du ber om källan till varje datum och belopp kan du kontrollera dem mot e-postmeddelandena. Citerade svar upprepar text, och en modell kan tillskriva en mening till fel meddelande.

Sätt tillbaka de riktiga namnen

Klistra in AI:ns sammanfattning i ClientSafe i samma ärende så kommer de riktiga namnen tillbaka. Den återställda sammanfattningen är ett klientdokument: spara den bland klientens filer, inte i chatthistoriken. Vår guide om att återställa riktiga namn tar upp detaljerna.

Vanliga frågor

Varför spara e-postmeddelandena som filer i stället för att kopiera texten?

Kopierad text utelämnar ofta sidhuvudena, medan en sparad fil behåller dem. Många namn och adresser finns i sidhuvudena, och de talar om för AI:n vem som skrev varje meddelande.

Hur gör jag med bilagorna?

Spara de bilagor du behöver separat och lägg till dem i samma ärende. De får samma platshållare som e-postmeddelandena.

Är en sammanfattning av en säker kopia lika bra som en sammanfattning av originalet?

När det gäller vem som gick med på vad och när fungerar det oftast: platshållarna håller isär personerna. Om betydelsen beror på vem någon är, till exempel en känd offentlig person, lägger du till den informationen i prompten utan att nämna namnet.

ClientSafe ersätter namn, e-postadresser och telefonnummer i sparade e-postmeddelanden med platshållare på din dator och lägger tillbaka de riktiga namnen i AI:ns sammanfattning. Identifieringen är inte perfekt, så granska listan innan du kopierar.