Verkliga ärenden består inte av ett enda dokument. De består av ett avtal, ett dussin e-postmeddelanden, två fakturor och någons anteckningar. Om du vill att ett AI-verktyg ska läsa dem tillsammans måste samma person ha samma platshållare i alla dokument.
Vad som går fel när man arbetar med en fil i taget
Anonymisera varje fil separat, så får du följande: i avtalet är Maria Lopez Person_1 och hyresvärden hennes Person_2. I e-postmeddelandena börjar verktyget räkna om, så hyresvärden blir Person_1 och Maria blir Person_2. Klistra in båda i samma chatt, så ser AI:n två olika personer som kallas Person_1 och blandar ihop berättelsen.
Återställningen går också fel. När AI:n hänvisar till Person_1, vilken person menar den då? Nyckeln för avtalet och nyckeln för e-postmeddelandena stämmer inte överens.
Ett ärende, en nyckel
Lösningen är enkel att beskriva. För en klient eller ett ärende ska du ha en enda tabell med platshållare. Varje dokument i ärendet använder den. Då gäller följande:
- Person_1 är Maria Lopez i varje fil, även i filer som du lägger till nästa månad.
- AI:n kan följa henne genom avtalet, e-postmeddelandet och fakturan.
- Ett enda återställningssteg täcker alla svar om ärendet.
Dina artikeln om platshållare och svarta fält förklarar varför konsekventa etiketter är viktiga för AI:ns resonemang.
För hand
Du kan göra detta med ett kalkylblad: en rad per person eller företag, en kolumn för platshållaren, en för det riktiga värdet och en för stavningsvarianter. Gå igenom varje dokument med samma kalkylblad öppet. Det fungerar bra för tre eller fyra korta filer, men håller inte när mängden växer: nya stavningsvarianter dyker upp, ett namn i en sidfot missas i fil sju och ingen minns om Company_4 var banken eller försäkringsbolaget.
Om du gör det för hand ska du lägga till varje ny person i kalkylbladet så fort hen dyker upp och sedan söka igenom varje färdig fil en gång till efter alla namn i kalkylbladet.
Så hanterar ClientSafe ett ärende
- En klient, ett ärende. Dokument hör till ärenden. Lägg till filer eller en hel mapp, inklusive undermappar. En fil som du lägger till två gånger dupliceras inte.
- Samma namn, samma platshållare. Det gäller alla dokument i ärendet, även olika stavningsvarianter av samma namn.
- Granska en gång. Avmarkera en träff så tas den bort från alla dokument i ärendet. Markera något som verktyget missade, så ersätts det i alla dokument, inklusive dokument som du lägger till senare.
- Slå ihop och dela upp. Om två stavningsvarianter behandlades som två personer kan du slå ihop dem. Om två personer behandlades som en kan du dela upp dem. Platshållarnummer återanvänds inte.
- Återställ. Klistra in AI:ns svar, så återställs de riktiga namnen från tabellen för det ärendet.
- Radera ärendet när ärendet avslutas. Då tas tabellen och de säkra kopiorna bort. Originalfilerna på din disk påverkas inte.
Ett litet exempel
En hyrestvist har tre dokument: hyresavtalet, en e-posttråd och en hyresreskontra.
| Verkligt värde | Platshållare | Förekommer i |
|---|---|---|
| Maria Lopez | Person_1 | Hyresavtal, e-postmeddelanden, hyresreskontra |
| Northwind Ltd | Company_1 | Hyresavtal, e-postmeddelanden |
| 14 Harbor Street | Address_1 | Hyresavtal, hyresreskontra |
| j.alvarez@example.com | Email_1 | E-postmeddelanden |
Fråga ”Betalade Person_1 hyran på de datum som hyresavtalet kräver, enligt huvudboken?” så kan AI:n koppla avtalsvillkoren till posterna i huvudboken, eftersom Person_1 och Address_1 betyder samma sak i båda.
Ställa frågor om flera dokument
När dokumenten använder samma platshållare kan du ställa frågor som inte går att besvara utifrån en enda fil:
- ”Skapa en tidslinje utifrån de här dokumenten.”
- ”Motsäger mejlet avtalet när det gäller betalningsdatumet?”
- ”Lista alla skyldigheter för Company_1 i dokumenten.”
- ”Vilka fakturor gäller arbetet som beskrivs i avtalet?”
Märk varje dokument i din prompt, till exempel ”Dokument A: hyresavtal. Dokument B: mejltråd.” Då kan AI:n tala om vilket dokument ett påstående kommer från. Om ärendet är stort bör du skicka de dokument som är relevanta för frågan, inte hela mappen. AI-verktyg har begränsningar för hur mycket de kan läsa åt gången.
När ärendet växer
Hundra dokument får inte plats i en enda chatt, och de bör inte heller skickas dit allesammans. Ha hela ärendet kvar i verktyget som förvarar nyckeln och välj ut relevanta avsnitt för varje fråga. Platshållarna förblir desamma oavsett vilken delmängd du skickar, och det är poängen med att ha en enda nyckel. En god vana är att ha ett kort register över dokumenten med deras namn, så att du kan tala om för AI:n vilket dokument ett avsnitt kommer från utan att skicka själva filnamnet.
Fallgropar
- Två ärenden i ett och samma fall. Samma person kan förekomma i båda, men med olika roller. Håll ärendena åtskilda.
- Samma namn, olika personer. Två klienter som heter Maria Lopez behöver två olika platshållare. Ett verktyg bör inte slå ihop dem utan att säga till, och du bör kontrollera det.
- Lägga till dokument mitt i arbetet. En ny fil innehåller nya namn. Skapa en ny säker kopia för den och ställ eventuella följdfrågor i en ny chatt om de tidigare svaren byggde på information som saknades.
- Olika stavningar på olika språk. Ett namn som skrivs med två olika skriftsystem kan avse samma person. Kontrollera de objekt som har slagits ihop.
- Dolt innehåll. Kommentarer, anteckningar och kalkylblad kan innehålla namn. Se checklistan.
Vanliga frågor
Kan jag använda ett ärende för flera klienter?
Helst inte. Ett ärende per klient eller sakområde gör platshållarna och återställningen entydiga.
Vad händer med numreringen om jag lägger till en fil senare?
Personer som redan finns i ärendet behåller sina platshållare. Nya personer får nästa lediga nummer.
Kan jag se i vilka filer ett namn förekommer?
Ja. Granskningspanelen listar varje upptäckt värde, dess platshållare och i hur många filer det förekommer.
ClientSafe behåller en uppsättning platshållare per ärende på din PC, visar varje upptäckt värde och hur många filer det förekommer i samt återställer de riktiga namnen i AI:ns svar. Identifieringen är inte perfekt, så granska listan innan du kopierar.